Abrechnen

Wie rechnet man einen Tisch ab?

• Um einen Tisch abzurechnen, klicken Sie zuerst auf den Button "Abrechnen". (Zum Hinzufügen der Buttons siehe Artikel ✏️ Abrechnen) Wählen Sie danach jenen Tisch aus, den Sie abrechnen möchten.

• Alternativ kann der Tisch zuerst geöffnet (man gelangt in die Boniermaske) und danach bei den Funktionsbuttons "Abrechnen" angeklickt werden. Beide Wege führen zum Abrechnen-Fenster.
• Es öffnet sich folgendes Fenster - das Abrechnen Fenster:

• In der Liste links sehen Sie alle Artikel inkl. Beilagen, die auf den Tisch boniert wurden. Sie haben nun die Möglichkeit alle Artikel abzurechnen oder nur einzelne der offenen Artikel auszuwählen. -
• Möchten Sie alle Artikel abrechnen, klicken Sie auf den Button "ALLE". Alle Artikel sind nun in der Liste ausgewählt.

• Wenn Sie nur einzelne Artikel abrechnen möchten, klicken Sie auf die linke Seite eines Artikels um die Anzahl um 1 zu erhöhen (links ist ein "+" zu sehen) oder auf die rechte Seite um sie zu verringern (rechts ist ein "-" zu sehen). Weiters können Sie auch die gewünschte Stückzahl eingeben indem Sie links auf die Anzahl direkt klicken:

• Dann müssen Sie ein Zahlungsmittelauswählen. Standardmäßig stehen Ihnen die Zahlungsmittel "Bar", "Karte" und "Gutschein" zur Verfügung, sowie das rote Feld "Umbuchen" für Storno, Einladung, Schwund, usw. Hier im Beispiel wurde die Bezahlart "Bar" gewählt:

• Danach wählen Sie die Belegartaus. Je nach Zahlungsart sind verschiedene Typen von Belegen auswählbar. Diese Belege sind vordefiniert. Hier im Beispiel wurde die Belegart "Bon Rechnung" gewählt:

• Mit Klick auf den Button "OK" bestätigen Sie Ihre Eingaben und der Rechnungsbon wird gedruckt.

Sie haben die Möglichkeit, eine Rechnung mit einem Kunden zu verknüpfen.

Kunde hinzufügen:

• Klicken Sie beim Abrechnen auf den Funktionsbutton "+ Kunde". (Zum Hinzufügen des Buttons siehe Artikel ✏️ Abrechnen)

• Es öffnet sich ein neues Fenster:

• Wählen Sie hier den gewünschten Kunden aus. Sie können auch mit dem Suchfeld nach einem Kunden suchen und mit der Filterauswahl die Suche einschränken.
• Klicken Sie nun auf OK und der Kunde erscheint in der Rechnungsvorschau.

Kunde entfernen:

• Klicken Sie wieder auf den Funktionsbutton "+ Kunde".
• Es öffnet sich erneut das Kundenfenster.
• Den Kunden wieder suchen und erneut auf den Kundennamen klicken um ihn abzuwählen.
• Damit ist der Kunde wieder entfernt.
• Mit "OK" das Fenster schließen.

• Bei Abrechnen gibt es drei verschiedene Funktionsbuttons für Rabatte: "Rabatt", "Rabatt %" und "Rabatt €" (Zum Hinzufügen oder Ändern der Buttons siehe Artikel ✏️ Abrechnen)

• Beim Button "Rabatt" öffnet sich folgendes Fenster: (Beim Konfigurieren des Buttons kann noch ausgewählt werden ob der Rabatt auf einen einzelnen Artikel, alle Artikel oder die Rechnungssumme angewendet werden soll.)

• Nun gibt es unterschiedliche Möglichkeiten den Rabatt zu ermitteln: -
• • Tippen Sie in das Feld "Rabatt %" den Prozentsatz ein, um den Sie den Preis reduzieren möchten.
  • ODER Geben Sie den Betrag den Sie abziehen möchten in das Feld "Rabattbetrag" ein.
  • ODER Tippen Sie in das Feld "Gesamt" jenen Wert, um den Sie die gesamte Bestellung verkaufen möchten.
• Anschließend klicken Sie auf "OK" - Der Rabatt ist nun in der Vorschaurechnung ersichtlich: -

• Beim Button "Rabatt %" und "Rabatt €" ist jeweils ein fixer Wert in % bzw. in € hinterlegt. Mit Klick wird der Rabatt angewendet und der Button dunkler hinterlegt, um anzuzeigen, dass ein Rabatt aktiv ist. Mit erneutem Klick wird der Rabatt wieder deaktiviert. Beispiel: Beim Button "Rabatt 20,00%" ist ein fixer Rabattsatz von 20% hinterlegt:

• Mit Klick wird der 20 %-ige Rabatt angewendet und der Rabatt-Button grün hinterlegt um anzuzeigen, dass ein Rabatt aktiv ist.

• Mit erneutem Klick auf Rabatt und Rauslöschen des Rabattes, ist dieser wieder entfernt und der Button ist nicht mehr farbig hinterlegt.

Beim Aktivieren eines Rabattes wird dieser auf die aktuell ausgewählten Artikel (gut sichtbar in der Vorschaurechnung) angewendet. Wenn Sie danach weitere Artikel auswählen, werden diese ohne Rabatt hinzugefügt.

⚠️

Nicht zu verwechseln mit einer Ausgangsrechnung, siehe 🧮 Faktura !

Im Abrechnen-Modus besteht die Möglichkeit eine Rechnung direkt an einen oder mehrere Mailempfänger zu senden.
Dazu muss beim Abrechnen als Belegart E-Mail ausgewählt werden.
Danach erscheint ein Fenster, bei dem ein Kunde ausgewählt werden kann.

💡

WICHTIG: Um den Rechnungsversand einzurichten, muss unter "Onlinemodule --> Administration --> Stammdaten" eine gültige Mailadresse eingetragen sein. Diese wird als Absender-Adresse verwendet.

Wird die Rechnung einem Kunden zugeordnet, bei dem eine Mail-Adresse eingetragen ist, so wird diese gleich als Empfängeradresse eingefügt. Ansonsten kann sie hier eingetragen oder abgeändert werden.
Zusätzlich können weitere Mailadressen eingetragen werden: als Empfänger oder CC-Empfänger.

Als Kontrolle, welche Mailadressen für den Rechnungsversand verwendet werden, öffnet sich nach der Bestätigung erneut ein Fenster. Wird dieses ebenfalls mit "OK" bestätigt, wird die Rechnung erstellt und an die angegebenen Empfänger übermittelt.

Vordefinierte CC-Empfänger:

Über my.Apro im Menüpunkt "Kassenmodule > Administration" ist es möglich einen oder mehrere Rechnungs-CC Empfänger als Standard zu definieren.

Sie haben die Möglichkeit Trinkgeld zur Rechnung hinzuzufügen.

• Klicken Sie auf den Button "Trinkgeld" in der Abrechnen-Maske. (Zum Hinzufügen des Buttons siehe Artikel ✏️ Abrechnen)

• Es öffnet sich folgendes Fenster für die Trinkgeldeingabe (TIP):

• Nun haben Sie folgende Möglichkeiten um Trinkgeld hinzuzufügen:
• Trinkgeld: Eingabe eines Geldbetrages
• %: Eingabe wie viel Prozent vom Rechnungsbetrag als Trinkgeld addiert werden.
• Gesamt: Änderung des Rechnungsbetrags (Höhe des Trinkgeldes wird automatisch errechnet)

• Mit Klick auf "OK" bestätigen Sie Ihre Eingabe und kehren zum Abrechnen-Bildschirm zurück.
• Die Höhe des Trinkgeldes sehen Sie nun unter den Artikeln in der Rechnungsvorschau.

Sie haben auch die Möglichkeit, bei einem Rechnungssplit Trinkgeld hinzuzufügen.

siehe 💶 Rechnung splitten

• Dazu Splitten Sie die Rechnung wie gewünscht auf und Klicken danach auf den Button "+Trinkgeld"

• Dann öffnet sich ein Fenster in dem Sie auswählen können, wie das Trinkgeld aufgeteilt werden soll. Bei der Option "auf alle Zahlungsmittel aufteilen" wird es auf alle gewählten Zahlungsmittel zu gleichen Teilen aufgeteilt. Hier öffnet sich dann das Fenster in dem Sie wie gewohnt das Trinkgeld eingeben können.

• Es besteht aber auch die Möglichkeit, das gesamte Trinkgeld nur bei einem Zahlungsmittel zu ergänzen. Dies geschieht mit der Option "Zahlungsmittel wählen". Hier öffnet sich dann ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Zahlungsmittel auswählen können. Mit einem Klick auf "OK" zur Bestätigung, erscheint wieder die gewohnte Trinkgeldeingabe.

• Das Trinkgeld wird in beiden Fällen auf der Rechnungsvorschau angezeigt:

In der Abrechnen-Maske lassen sich Gutscheine einlösen. Wie funktioniert die Einlösung?

"Gutschein" als Bezahlart wählen:

• Mit einen Klick auf die Bezahlart "Gutschein" öffnet sich folgendes Fenster:

• Mit einen Klick auf die Bezahlart "Gutschein" öffnet sich folgendes Fenster: Rechts oben wählt man den Gutscheintyp aus, den man einlösen möchte, hier im Beispiel "Standard" (= Gutschein mit Nummer). Unterscheidung der verschiedenen Gutscheintypen siehe hier 📱 Gutschein ausstellen

• Durch Eingabe der Gutscheinnummer im markierten Feld und Klick auf den Button "Abfragen" wird der Gutscheinwert angezeigt. Danach kann der Gutschein mit Klick auf "Einlösen" zum Abrechnen verwendet werden. Mit "Einlösen & Schließen" wird der Gutschein eingelöst und das Fenster geschlossen. "Abbrechen" bricht den Vorgang ab, der Gutschein wurde nicht eingelöst. Hier im Beispiel wird auf "Einlösen & Schließen" geklickt:

• Auf der Rechnungsvorschau wird die Gutscheinnummer, der ursprüngliche und der neue Gutscheinwert angezeigt.

• Ist der Gutscheinwert geringer als der Rechnungsbetrag, bleibt nun ein Rechnungsbetrag offen. Mit Klick auf die Bezahlart, z.B: Bar, öffnet sich automatisch ein Split (Bezahlart-Split): Bei Bedarf können Sie hier noch weitere Zahlungsmittel hinzufügen.

• Klicken Sie anschließend auf "OK" und die Rechnung wird gedruckt.

"Gutschein einlösen"-Funktionsbutton:

Alternativ öffnet auch der Funktionsbutton "Gutschein einlösen" das Gutschein-Fenster. Über den Editiermodus lässt sich der entsprechenden Funktionsbutton anlegen.
(Zum Hinzufügen des Buttons siehe Artikel ✏️ Abrechnen)

"Gutschein schnell einlösen" als Funktionsbutton:

Über den Editiermodus lässt sich der entsprechenden Funktionsbutton "Gutschein schnell einlösen" anlegen.
(Zum Hinzufügen des Buttons siehe Artikel ✏️ Abrechnen)

⚠️

Die Nutzung dieses Funktionsbuttons ist nur sinnvoll, wenn man "Gutschein mit Nummer" verwendet und einen Scanneran die Kasse angebunden hat.
>> siehe 📱 Gutschein ausstellen

Rechnung splitten

Sie haben die Möglichkeit eine Rechnung auf mehrere Zahlungsmittelaufzuteilen.

• Wenn Sie eine Rechnung auf mehrere Zahlungsmittel aufteilen möchten, klicken Sie auf den Funktionsbutton "Splitten" im Abrechnungsfenster. (Zum Hinzufügen des Buttons siehe Artikel ✏️ Abrechnen)

• Danach öffnet sich folgendes Fenster: Hier können Sie den Rechnungsbetrag aufteilen, z.B: werden in Bar 20 € gezahlt, die restlichen 40 € mit Karte.

• Fügen Sie dafür die gewünschten Zahlungsmittel hinzu und geben Sie den zugehörigen Betrag mit Hilfe des Nummernblocks ein.
• Darunter sehen Sie auch den aktuell offenen Betrag. Dieser muss 0,00€ betragen, damit der Tisch abgerechnet werden kann.

• Das Programm schlägt Ihnen beim Hinzufügen eines Zahlungsmittels automatisch den noch offenen Rechnungsbetrag vor. Diesen können Sie wieder manuell mit dem Nummernblock ändern.
• Klicken Sie anschließend auf "OK" und die Rechnung wird gedruckt.

Gästesplit beim Bonieren:

​Unter "Kassenmodule > Administration" ist im Reiter "Kassenparameter" eine Einstellmöglichkeit für Split- ​Tische zu finden.

​Im Bereich Bonieren/Abrechnen ist der Parameter "Bonieren: GästesplitAnzeigen" zu finden. Wird dieser ​aktiviert und sind Gästezähler ebenfalls aktiv, dann wird für jeden Gast ein eigener Split bereits beim ​ ​Bonieren angelegt.