Lieferanten

Menüpfad: Kassenmodule › Lieferanten › Lieferanten

Der erste Reiter "Lieferanten" führt den Lieferantenstamm des Standorts. Er hat zwei Ansichten: die Kartenansicht mit einer Liste links und den Stammdaten rechts, und die Tabellenansicht mit allen Feldern in Spalten.

Schritte

1. Öffnen Sie "Kassenmodule" › "Lieferanten".
2. Bleiben Sie auf dem ersten Reiter "Lieferanten".
3. Tragen Sie im Feld "Suche" den Namen ein. Die Suche filtert nur nach dem Namen.
4. Ändern Sie über "Sortierung" die Reihenfolge der Liste.
5. Wechseln Sie über das Symbol rechts oben in die Tabellenansicht, um alle Felder als Spalten zu sehen.

Ergebnis

Die Liste zeigt die Lieferanten des Standorts. Ohne Lieferanten steht dort "Keine Lieferanten vorhanden", ohne Auswahl im Detailbereich "Keine Lieferanten ausgewählt!".

Felder

Die Tabellenansicht zeigt diese elf Spalten in dieser Reihenfolge:

Die Spalte "ID" mit der internen Lieferanten-ID ist standardmäßig ausgeblendet und über "Felder anpassen" einblendbar; auch sie ist schreibgeschützt.

Gut zu wissen

• In der Kartenansicht stehen die Knöpfe "Neu", "Kopieren" und "Löschen". "Kopieren" und "Löschen" bleiben gesperrt, solange kein Lieferant ausgewählt ist.
• Die Tabellenansicht trägt zusätzlich "Exportieren" für einen Export als CSV-Datei und "Abrechnung" für den Lieferantenabschlag.
• Über "Felder anpassen" blenden Sie Spalten ein und aus, verschieben sie und setzen die Zellenhöhe. Der Dialog listet dieselben elf Felder und ein Auswahlfeld "Feld hinzufügen".
• Der Knopf "Multiselect" schaltet die Mehrfachauswahl in der Liste ein.
• Die UID ändern Sie nur in der Maske des Lieferanten, nicht in der Tabelle.
• Wählen Sie in der Kartenansicht genau einen Lieferanten aus, lädt der Bildschirm zusätzlich dessen Online-Status nach.

Menüpfad: Kassenmodule › Artikel › Artikel

Ein einzelner Artikel kann einen anderen Lieferanten tragen als seine Sparte. Das Feld liegt im Block "Weitere Einstellungen" am Ende der Detailkarten.

Einen einzelnen Artikel

1. Öffnen Sie "Kassenmodule" › "Artikel".
2. Bleiben Sie auf dem Reiter "Artikel" und wählen Sie den Artikel aus.
3. Klappen Sie den Block "Weitere Einstellungen" auf.
4. Wählen Sie im Feld "Lieferant" den Lieferanten aus.

Ergebnis

Der Artikel zählt zu diesem Lieferanten. Neben "Lieferant" erscheint ein Warnhinweis, wenn die Sparte des Artikels einen anderen Lieferanten trägt als der Artikel selbst.

Mehrere Artikel gleichzeitig

1. Wechseln Sie im Reiter "Artikel" auf die Tabellenansicht.
2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der gewünschten Artikel.

3. Klicken Sie "Bearbeiten".
4. Setzen Sie im Dialog "Zuweisungsoptionen" im Abschnitt "Allgemeine Felder" nur das Feld "Lieferant".

5. Klicken Sie "Zuweisen".

Ergebnis

Ein Bestätigungsdialog nennt vorher die betroffenen Felder. Danach trägt jeder markierte Artikel den Lieferanten, und der Dialog setzt sich zurück.

Felder

Gut zu wissen

• Felder, die im Dialog nicht angefasst werden, bleiben je Artikel wie sie waren.
• Der Lieferant einer Buchung hängt am Artikel, nicht am Bediener.
• Er wird nur dann an die Buchung geschrieben, wenn der Betrieb Fremdumsätze erlaubt. Sonst bleibt das Feld leer.
• Mit dem Lieferanten wandert seine Versionsnummer an die Buchung. Die Zuordnung bleibt damit auch nach späteren Änderungen am Lieferanten nachvollziehbar.
• In Deutschland weist die Kassenabschluss-Datei einen Artikel mit Lieferant als Agenturgeschäft aus. Als Steuerangabe zählt die UID des Lieferanten, sonst seine Steuernummer.
• Die laufende Nummer einer Agentur gilt nur je Abschluss. Zwei Abschlüsse lassen sich darüber nicht vergleichen, nur über den Namen.

Menüpfad: Kassenmodule › Lieferanten › Lieferanten

Der Block "Online-Zugang" in der Maske eines Lieferanten verwaltet den Benutzerzugang, mit dem der Lieferant online die Lagerverwaltung und den Bericht "verkaufte Artikel" einsehen kann.

Schritte

1. Öffnen Sie "Kassenmodule" › "Lieferanten" und wählen Sie den Lieferanten aus.
2. Blättern Sie zum Block "Online-Zugang".
3. Klicken Sie auf "Benutzeraccount anlegen". Existiert unter derselben E-Mail-Adresse bereits ein Benutzer, heißt der Knopf "Bestehenden Account verknüpfen".
4. Prüfen Sie im Dialog die angezeigte E-Mail-Adresse.
5. Entscheiden Sie beim Neuanlegen über den Schalter "Zugangsdaten per Mail senden" und tragen Sie bei Bedarf unter "Passwort manuell vergeben" ein Passwort ein.
6. Klicken Sie auf "Account erstellen" beziehungsweise "Account verknüpfen".

Ergebnis

Der Zugang wird angelegt oder verknüpft, und der Dialog schließt sofort. Der Block zeigt danach "Bestehender Online-Zugang" mit der E-Mail-Adresse und den Knöpfen "Zum User" und "Neues Passwort setzen".

Felder

Gut zu wissen

• Ohne Eintrag im Feld "Passwort manuell vergeben" vergibt der Server das Passwort selbst.
• "Neues Passwort setzen" erscheint nur, wenn der Zugang höchstens einem Standort zugewiesen ist.
• "Zum User" öffnet den zugehörigen Benutzerdatensatz.
• Solange ein Standortname noch nicht geladen ist, steht in "Zugewiesene Standorte" die Nummer des Standorts.
• Erscheint statt des Knopfes nur ein Hinweistext, fehlt eine der drei Voraussetzungen — siehe Online-Zugang lässt sich nicht anlegen.

Menüpfad: Kassenmodule › Sparten & Steuern › Sparten

Der Lieferant einer Sparte steht nicht am Lieferanten selbst, sondern an der Sparte. Er liegt im dritten Klappblock "Weitere Einstellungen" des Spartenformulars.

Eine einzelne Sparte

1. Öffnen Sie "Kassenmodule" › "Sparten & Steuern".
2. Bleiben Sie auf dem Reiter "Sparten" und wählen Sie die Sparte aus.
3. Klappen Sie den Block "Weitere Einstellungen" auf.
4. Wählen Sie im Feld "Lieferant" den Lieferanten aus. Mit "Kein Lieferant" nehmen Sie die Zuordnung zurück.
5. Entscheiden Sie in der Rückfrage, ob auch die Artikel der Sparte den Lieferanten erhalten.

Ergebnis

Der Untertitel des Blocks zeigt den Wert auch im zugeklappten Zustand, im Format "Lieferant:
<Name> | Provision: <Wert>%". Beide Knöpfe der Rückfrage setzen den Lieferanten an der Sparte;
"Übernehmen" setzt ihn zusätzlich an allen Artikeln der Sparte. Die Rückfrage zeigt dazu die Stammdaten des gewählten Lieferanten: Name, ID, MwSt. Nr., Straße, PLZ, Ort und IBAN.

Mehrere Sparten gleichzeitig

1. Klicken Sie rechts über der Liste auf "Multiselect".
2. Wählen Sie die erste Sparte an und nehmen Sie die weiteren mit einfachem Klick oder mit Strg+Klick dazu.
3. Setzen Sie links nur das Feld "Lieferant". Alle übrigen Felder bleiben auf "Keine Zuweisung" und werden nicht angetastet.
4. Klicken Sie unten auf "Zuweisen".

In der Tabellenansicht geht es genauso: Zeilen ankreuzen, "Bearbeiten", Wert setzen, "Zuweisen".

Ergebnis

Der Wert steht an allen ausgewählten Sparten, und alle Felder springen zurück auf "Keine Zuweisung". Der Bildschirm meldet "Sparten erfolgreich aktualisiert", bei Teilfehlern "Nicht alle Sparten konnten erfolgreich aktualisiert werden".

Felder

Gut zu wissen

• Der Lieferant ist der einzige Wert des Blocks mit einer Rückfrage. Alle anderen Felder speichern still.
• Es gibt keinen Speichern-Knopf; gespeichert wird eine Sekunde nach der Eingabe.
• Die Tabellenansicht der Sparten führt "Lieferant" als eine ihrer sechs Standardspalten und lässt ihn direkt in der Zeile bearbeiten.

Menüpfad: Kassenmodule › Lieferanten › Gebinde-Zuweisung

Der zweite Reiter "Gebinde-Zuweisung" hält fest, bei welchem Lieferanten ein Artikel in welcher Verpackungsgröße bezogen wird. Die Lieferanten dieses Reiters sind ein eigener Datensatz aus dem Lager und nicht dieselbe Liste wie im Reiter "Lieferanten".

Einen Lieferanten zuweisen

1. Öffnen Sie "Kassenmodule" › "Lieferanten" und wechseln Sie auf den Reiter "Gebinde-Zuweisung".
2. Ziehen Sie einen Lieferanten aus der rechten Sidebar auf die gewünschte Zeile.
3. Für mehrere Zeilen: markieren Sie die Zeilen über ihr Auswahl-Kästchen und ziehen Sie den Lieferanten auf eine der markierten Zeilen.

Ergebnis

In jeder betroffenen Zeile erscheint ein neuer Lieferanten-Chip. Bei mehreren markierten Zeilen erhält der Lieferant nur die Zeilen, in denen er noch fehlt. Schlägt es fehl, meldet der Bildschirm "Lieferanten-Gebindeartikel-Zuweisung konnte nicht erstellt werden".

Eine Zuweisung entfernen

1. Klicken Sie auf das "×" am Lieferanten-Chip der Zeile. Die Zuweisung verschwindet sofort, ohne Rückfrage.
2. Um alle Lieferanten einer Zeile zu entfernen, klicken Sie auf das "×" am rechten Zeilenrand und bestätigen Sie den Dialog "Alle Lieferanten entfernen".

Ergebnis

Die Chips verschwinden. Ohne verbleibende Zuweisung zeigt die Zeile "Noch keine Lieferanten zugewiesen". Schlägt es fehl, meldet der Bildschirm "Lieferanten-Gebindeartikel-Zuweisung konnte nicht gelöscht werden".

Felder

Gut zu wissen

• Die Zeilen sind alphabetisch nach Artikelname, dann nach Gebindename sortiert.
• Ohne Zuweisungsdaten steht dort "Es sind noch keine Gebinde-Zuweisungen vorhanden."
• Ziehen Sie einen Lieferanten über eine Zeile, markiert sie den Ablagebereich mit dem Text "Lieferant hier ablegen".
• Bei eingeschalteter Mehrfachauswahl erscheint zusätzlich "Alle deselektieren".
• Eine Bestellregel am Lagerartikel braucht Lieferant und Gebinde als Pflichtangabe. Ohne sie steht der Artikel auf keinem Bestellvorschlag.
• Je Lieferant entsteht eine eigene Bestellung. Positionen mehrerer Lieferanten werden nie gemischt.
• Bestellmengen werden am Ende auf ganze Gebinde aufgerundet.

Menüpfad: Kassenmodule › Lieferanten › Lieferanten

Ein Lieferantenabschlag rechnet die offenen Positionen eines oder mehrerer Lieferanten zu einem Stichtag ab. Der Knopf "Abrechnung" steht nur in der Tabellenansicht.

Schritte

1. Öffnen Sie "Kassenmodule" › "Lieferanten" und wechseln Sie in die Tabellenansicht.
2. Wählen Sie einen oder mehrere Lieferanten aus.
3. Klicken Sie auf "Abrechnung". Der Dialog lädt den letzten Abschlag je ausgewähltem Lieferanten.
4. Setzen Sie den "Abschlagszeitpunkt".
5. Lassen Sie den Schalter "Vorschau" an, um das Ergebnis erst zu prüfen, oder schalten Sie ihn aus, um direkt final abzuschließen.
6. Klicken Sie auf "Abrechnung starten".

Ergebnis

Der Dialog schließt. Den entstandenen Beleg zeigt dieser Bildschirm nicht. Die Abschläge stehen unter "Reporting" › "Abschlüsse" › "Lieferantenabschläge". Jede Zeile dort nennt Nummer, Zeitpunkt und Lieferant und trägt einen Knopf zum Herunterladen.

Felder

Hinweis: Ein Lieferantenabschlag entsteht nur über diesen Weg. Das Anlegen eines
Lieferanten erzeugt keinen.

Gut zu wissen

• Für einen angegebenen Lieferanten entsteht genau ein Abschlag. Gibt es nichts abzuschließen, schlägt der Aufruf fehl.
• Läuft der Abschlag über alle aktiven Lieferanten, bricht ein Fehler bei einem einzelnen den Lauf nicht ab.
• Leer bleibt ein Lieferant, wenn im offenen Nummernbereich keine Buchungen liegen. Der Bereich beginnt hinter seinem letzten Abschlag.
• Nicht aktive Lieferanten kommen in einem Lauf über alle Lieferanten nicht vor.
• Ist der auslösende Bediener im Trainingsmodus, entsteht gar kein Lieferantenabschlag.
• Ohne Bis-Tag wird alles Offene abgeschlossen; als Grenze gilt die aktuelle Uhrzeit plus eine Stunde.
• Auf dem Abschlag steht der Zeitpunkt des Erstellens, nicht der gewählte Bis-Tag.
• Ist der Dateiexport der Abschläge eingeschaltet, legt der Dienst die Dokumente in einem Unterordner je Monat ab. Der Dateiname nennt Nummer und Name des Lieferanten.

Menüpfad: Kassenmodule › Lieferanten › Lieferanten

Der Block "Sparten und Artikel" in der Maske eines Lieferanten zeigt, welche Sparten und Artikel ihm zugeordnet sind. Er ist schreibgeschützt: zugewiesen wird nicht hier, sondern im Menüpunkt "Sparten & Steuern" und am Artikel selbst.

Schritte

1. Öffnen Sie "Kassenmodule" › "Lieferanten".
2. Wählen Sie den Lieferanten aus.
3. Blättern Sie unter den Stammdaten zum Block "Sparten und Artikel".
4. Klicken Sie eine Sparten-Kopfzeile an, um die Artikel darunter aufzuklappen.

Ergebnis

Beim ersten Laden ist jede Sparte eingeklappt und zeigt nur ihre Kopfzeile. Bezieht der Lieferant keine Artikel, steht dort "Es werden keine Artikel von diesem Lieferanten bezogen!" mit dem Knopf "Zu den Sparten".

Felder

Gut zu wissen

• Eine Sparte erscheint nur, wenn sie mindestens einen Artikel dieses Lieferanten enthält.
• Ein Artikel zählt zum Lieferanten, wenn er ihn selbst trägt. Ist die Sparte dem Lieferanten zugeordnet, zählen zusätzlich alle Artikel dieser Sparte ohne eigenen Lieferanten.
• Der Knopf "Zu den Sparten" führt direkt zu den Sparten des aktuellen Standorts.
• Während Artikel und Sparten laden, zeigt der Block einen Ladeindikator statt der Liste.

Menüpfad: Kassenmodule › Betriebsdaten › Allgemein › Optionen & Sonstiges

Nach einem Lieferantenabschlag kann das System von selbst eine Ausgangsrechnung an den Lieferanten erzeugen. Welche Artikel dafür verwendet werden, steht am Betrieb.

Schritte

1. Öffnen Sie "Kassenmodule" › "Betriebsdaten".
2. Blättern Sie zur Karte "Lieferantenrechnung".
3. Wählen Sie im Feld "autom. Lieferantenrechnung" die gewünschte Einstellung.
4. Tragen Sie in "Lieferanten Umsatzartikel" und "Lieferanten Provisionsartikel" die Artikel ein, auf die gebucht wird.
5. Wählen Sie unter "Tisch für autom. Rechnungen" den Tisch für die erzeugten Rechnungen.

Ergebnis

Alle Felder speichern sofort bei Änderung, einen eigenen Speichern-Knopf gibt es nicht.

Felder

Gut zu wissen

• Die Kette läuft nur, wenn die automatische Erzeugung am Betrieb nicht abgeschaltet ist.
• Ein Abschlag mit eingeschalteter Vorschau erzeugt nie eine Rechnung.
• Es entsteht eine Buchung mit zwei Positionen: dem Umsatz des Lieferanten mit umgekehrtem Vorzeichen und der Provision.
• Diese Positionen werden über ein Zahlungsmittel der Gruppe Lieferschein abgerechnet; daraus entsteht unmittelbar die Ausgangsrechnung.
• Die Rechnung wird sofort über ein Zahlungsmittel der Gruppe Bank als bezahlt gebucht.
• Gesucht wird der Kunde über die E-Mail-Adresse des Lieferanten. Fehlt er, wird einer aus den Lieferantendaten angelegt und erhält die nächste freie Kundennummer.
• Ist am Lieferanten "Lieferantenabrechnung automatisch versenden" gesetzt und eine Adresse hinterlegt, gehen Abschlag und Rechnung als zwei Anhänge an den Lieferanten.
• Der Betreff dieser Mail beginnt mit "Lieferantenabschlag", danach folgt der Name des Lieferanten.
• Ausnahmen dieser Kette stehen nur im Protokoll. Nach vorne meldet die Erzeugung nichts.

Hinweis: Wird ein Abschlag widerrufen, bleiben Buchung, Lieferschein, Ausgangsrechnung und
Zahlung bestehen. Sie müssen einzeln zurückgeholt werden.

Menüpfad: Kassenmodule › Lieferanten › Lieferanten

Die Maske "Lieferant" trägt die Stammdaten eines einzelnen Lieferanten. Sie erscheint im Detailbereich, sobald in der Liste genau ein Lieferant ausgewählt ist.

Schritte

1. Öffnen Sie "Kassenmodule" › "Lieferanten".
2. Klicken Sie in der Sidebar oder in der Tabellenansicht auf "Neu". Der Bildschirm legt sofort einen Lieferanten mit dem Namen "Neuer Lieferant" an und öffnet dessen Maske.
3. Tragen Sie im Feld "Name" den Namen des Lieferanten ein.
4. Ergänzen Sie die übrigen Felder nach Bedarf.

Ergebnis

Der neue Lieferant erscheint in der Liste. Nach dem ersten Speichern erscheint die Meldung "Lieferant erfolgreich erstellt", und das Feld "Nr." wird bearbeitbar. Jede weitere Änderung meldet "Lieferant erfolgreich aktualisiert", im Fehlerfall "Lieferant konnte nicht aktualisiert werden".

Felder

Hinweis: Die Maske hat keinen Speichern-Knopf. Jede Änderung wird etwa eine Sekunde später
von selbst gespeichert.

Gut zu wissen

• Kein Feld der Maske ist ein Pflichtfeld. Die einzige sichtbare Sperre ist "Nr." bei einem neu angelegten, noch nicht gespeicherten Lieferanten.
• Der Knopf "Neu" ist gesperrt, während die Liste lädt, sonst immer verfügbar — auch wenn noch kein Lieferant vorhanden ist.
• Das "Fibu Konto" aller Lieferanten pflegen Sie auch zentral unter "Kassenmodule" › "FiBu" › "Konten" im Akkordeon "Lieferant", das die Spalten "Name" und "Fibu Konto" trägt. Der Akkordeon-Kopf nennt die Anzahl der noch fehlenden Konten.
• Ein Kontofeld ohne Wert zeigt am rechten Rand ein graues "NULL". Das unterscheidet ein nie gesetztes Konto von einem leeren Eintrag.
• Unter der Maske folgen die Blöcke "Sparten und Artikel" und "Online-Zugang".

Menüpfad: Kassenmodule › Lieferanten › Lieferanten

Beide Knöpfe liegen in der Sidebar der Lieferantenliste und bleiben gesperrt, solange kein Lieferant ausgewählt ist.

Einen Lieferanten kopieren

1. Wählen Sie einen oder mehrere Lieferanten aus. Für mehrere schalten Sie vorher "Multiselect" ein.
2. Klicken Sie auf "Kopieren".

Ergebnis

Für jeden ausgewählten Lieferanten entsteht sofort eine Kopie. Sie erscheint als neuer Eintrag mit dem Namen des Originals und dem Zusatz "KOPIE" und erhält eine neue Lieferantennummer. Geht etwas schief, meldet der Bildschirm "Lieferant konnte nicht kopiert werden" oder, bei mehreren, "Lieferanten konnten nicht kopiert werden".

Einen Lieferanten löschen

1. Wählen Sie einen oder mehrere Lieferanten aus.
2. Klicken Sie auf "Löschen".
3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit "Weiter". Der Dialog heißt bei einem Lieferanten "Lieferant löschen", bei mehreren "Lieferanten löschen"; mit "Abbrechen" verlassen Sie ihn ohne Änderung.

Ergebnis

Die gelöschten Lieferanten verschwinden aus der Liste. Schlägt das Löschen fehl, meldet der Bildschirm "Lieferant konnte nicht gelöscht werden" oder "Lieferanten konnten nicht gelöscht werden", und der Eintrag bleibt bestehen.

Gut zu wissen

• Die Kopie übernimmt "IBAN", "BIC" und den Schalter "Lieferantenabrechnung automatisch versenden" aus dem Original.
• Die Sparten- und Artikelzuordnung wird nicht mitkopiert. Die Kopie zeigt im Block "Sparten und Artikel" den Text "Es werden keine Artikel von diesem Lieferanten bezogen!".
• Eine bestehende Zuordnung zu einer Sparte verhindert das Löschen nicht.

Lieferanten anlegen - am Beispiel eines Hofladen

Beschreibung:

In dieser Anleitung wird erklärt, wie man bei einem Hofladen einen neuen Lieferanten anlegt und wie dieser dann einen Online-User bekommt, damit der Lieferant Zugang zu seiner Lagerverwaltung und den Reports erhält.

Anlage des Lieferanten:

Online-Zugang für den Lieferanten einrichten:

💡

Bei Problemen oder Rückfragen, wenden Sie sich bitte an den Apro Support.

Menüpfad: Kassenmodule › Lieferanten › Lieferanten

Im Block "Online-Zugang" der Lieferanten-Maske erscheint kein Knopf "Benutzeraccount anlegen". Der Bildschirm prüft drei Voraussetzungen in fester Reihenfolge und zeigt den Hinweistext zur ersten, die fehlt.

Behebung

1. Lesen Sie den Hinweistext im Block und suchen Sie ihn in der Tabelle unten.
2. Tragen Sie in der Maske eine gültige Adresse im Feld "E-Mail" ein, wenn dort "Keine E-Mail hinterlegt" steht.
3. Ordnen Sie dem Lieferanten mindestens eine Sparte oder einen Artikel zu, wenn dort "Bitte zuerst Sparten und/oder Artikel zuweisen!" steht. Der Knopf "Zu den Sparten" führt direkt dorthin.
4. Warten Sie den nächsten Abgleich ab, wenn dort "Lieferant ist nicht synchronisiert" steht.

Ergebnis

Sind alle drei Voraussetzungen erfüllt und ist noch kein Benutzer mit dieser Adresse verknüpft, erscheint der Knopf "Benutzeraccount anlegen".

Die drei Hinweistexte

Gut zu wissen

• Steht bereits "Bestehender Online-Zugang" mit einer Adresse, ist der Zugang angelegt. Dann erscheint der Anlege-Knopf nicht mehr.
• Lieferanten gehen täglich in die Online-Plattform. Zusätzlich gibt es eine Sofortübertragung bei jeder Änderung; sie hängt an einem eigenen Schalter des Dienstes.
• Übertragen werden Lieferanten jedes Mal vollständig, nicht nur die Änderungen seit dem letzten Lauf.
• Schlägt die Übertragung eines Lieferanten fehl, wird das protokolliert, und der Abgleich gilt trotzdem als erledigt.