Reservierung

Menüpfad: Onlinemodule › Gästeregistrierung

Legen Sie fest, welche Angaben Gäste bei der Online-Gästeregistrierung machen müssen, und finden Sie den Link samt QR-Code auf das öffentliche Registrierungsformular.

Schritte

1. Aktivieren Sie „Tisch bei Gästeregistrierung erzwingen", wenn Gäste bei der Registrierung zwingend einen Tisch angeben müssen.
2. Aktivieren Sie „Telefonnummer bei Gästeregistrierung ausblenden", um das Telefonfeld aus dem Formular zu entfernen.
3. Aktivieren Sie „Adresse bei Gästeregistrierung abfragen", um zusätzlich eine Adresse abzufragen.
4. Aktivieren Sie „Tischeingabe ausblenden", um das Tischfeld aus dem Formular zu entfernen.
5. Aktivieren Sie „Tischbestellung anbieten", um nach der Registrierung zur Tischbestellung weiterzuleiten — sichtbar, wenn der Standort Bestellungen unterstützt.
6. Aktivieren Sie „Bestätigung per E-Mail senden", um Gästen nach der Registrierung eine Bestätigung zu schicken.

Alle sechs Schalter speichern sofort bei jedem Klick, ohne eigenen „Speichern"-Button.

Verlinkung

Im Block „Verlinkung" finden Sie den öffentlichen Link auf das Registrierungsformular und darunter einen QR-Code mit demselben Ziel. Beide sind reine Anzeige, keine Eingabe.

Feldtabelle

Gut zu wissen

• Die sechs Schalter fließen in zwei Spalten: links „Tisch bei Gästeregistrierung erzwingen", „Adresse bei Gästeregistrierung abfragen", „Tischbestellung anbieten"; rechts „Telefonnummer bei Gästeregistrierung ausblenden", „Tischeingabe ausblenden", „Bestätigung per E-Mail senden".
• Der Menüpunkt „Gästeregistrierung" trägt keinen eigenen Rechte- oder Lizenzhinweis beim Aufruf.

Die Funktion Gästeregistrierung muss von Ihrem Apro-Betreuer freigeschaltet werden. Anschließend ist diese Funktion in den Onlinemodulen unter "Gästeregistrierung" zu finden.

Die Gästeregistrierung kann tischgenau oder pro Lokal genutzt werden.

Die Gäste können sich und deren Begleiter schnell & einfach per QR-Code Scan am Tisch mittels App oder mobiler Webseite registrieren.

Die Daten werden für maximal 28 Tage gespeichert und dann automatisch gelöscht. Sie haben jederzeit Zugriff zu den Gästeregistrierungen über Ihren Apro-Reports Zugang!

Ablauf

• Gast betritt das Lokal und wird zum Tisch begleitet
• Gast scannt mit seinem Smartphone den QR-Code am Tischaufsteller des Restaurants
• Ein Registrierungsformular öffnet sich
• Der Gast befüllt seine Daten und optional die Daten seiner Begleiter
• Der Gastronom sieht sofort mit seinem Apro-Reports Zugang, ob sich die Gäste regelkonform registriert haben.

Folgende Einstellungen sind möglich:

Die Gästeregistrierung kann optional auch in Ihrer Gäste-App aktiviert werden. Mehr Details dazu finden Sie hier: 💻 Webshop Verlinkungen

Menüpfad: Onlinemodule › Reservierung › Reservierung

Woran man es erkennt

• Der Reiter „Reservierung" ist aktiv, aber die Fläche unter den drei Reitern bleibt vollständig weiß — kein Feld, kein Schalter, keine Fehlermeldung.
• Die beiden anderen Reiter „Reservierungsverwaltung" und „Externes System" zeigen dagegen normalen Inhalt.

Ursache

• Beim Öffnen des Reiters fragt die Seite die Provider-Einstellungen ab; diese Anfrage verweigert den Zugriff.
• Das ist eine Zugriffsverweigerung durch den Server, keine fachliche Fehlermeldung wie etwa „kein Provider zugewiesen".
• Die Seite zeigt in diesem Fall keinen Ersatzinhalt und keinen Fehlertext, sondern bleibt leer.

Behebung

1. Laden Sie die Seite neu und öffnen Sie den Reiter „Reservierung" erneut über den Menüpunkt.
2. Prüfen Sie, ob die anmeldende Person am Lokal die Rolle Admin besitzt, nicht nur Merchant.
3. Ändert das nichts, bleibt der Reiter bis zu einer Rechtekorrektur unbenutzbar. Provider und Reservierungsvorgaben lassen sich in der Zwischenzeit nicht über die Oberfläche einsehen oder ändern.

Wenn das nicht hilft

Reservierungen lassen sich trotzdem über den Reiter „Reservierungsverwaltung" verwalten — der zeigt unabhängig vom leeren Reiter den Hinweis „Reservierungen sind für dieses Lokal nicht aktiviert. Bestehende Reservierungen können trotzdem verwaltet werden."

Menüpfad: Onlinemodule › Reservierung › Reservierungsverwaltung

Legen Sie eine neue Reservierung über den Dialog „Reservierung hinzufügen" an. Derselbe Dialog bearbeitet auch bestehende Reservierungen über das Icon „Bearbeiten" in der Liste. Dann sind die Felder vorbefüllt, und der Button heißt „Speichern" statt „Erstellen".

Schritte

1. Klicken Sie über der Liste auf „Reservierung hinzufügen".
2. Tragen Sie „Beginn" ein — vorbelegt mit heute, 10:00 Uhr.
3. Tragen Sie „Dauer (Minuten)" ein — vorbelegt 120.
4. Tragen Sie „Personen" ein — vorbelegt 2.
5. Wählen Sie optional „Bereich" und/oder „Tisch". Laut Hinweistext im Dialog sind mehrere Tische möglich: dabei entsteht je Tisch eine eigene Reservierung, und die Personenzahl wird aufgeteilt.
6. Aktivieren Sie bei Bedarf „Doppelbelegung zulassen (bereits belegte Tische buchbar)".
7. Wählen Sie den „Status" — vorbelegt „Angenommen", wählbar sind „Ausstehend", „Angenommen", „Abgelehnt", „Storniert".
8. Tragen Sie im Abschnitt „Gast" mindestens „Nachname", „Vorname" oder „E-Mail" ein — ohne eine dieser Angaben bleibt „Erstellen" deaktiviert.
9. Ergänzen Sie optional „Telefon" und „Notiz".
10. Klicken Sie „Erstellen".

Ergebnis

• „Erstellen" ist erst aktiv, wenn „Beginn" gesetzt ist, „Personen" und „Dauer (Minuten)" positive Zahlen sind und mindestens ein Gastfeld befüllt ist.
• Bei Erfolg schließt sich der Dialog, eine Erfolgsmeldung erscheint, und die Liste lädt neu.
• Ist die E-Mail-Adresse leer, legt der Server aus Vor- und Nachname automatisch einen Platzhalter-Gastbenutzer an. Hinweistext im Dialog: „Ohne E-Mail-Adresse wird aus dem Namen automatisch ein Gast-Benutzer angelegt."
• Schlägt das Speichern fehl, bleibt der Dialog mit den eingegebenen Daten offen und zeigt die Fehlermeldung des Servers.

Feldtabelle

Wenn sich „Bestätigungsmail an den Gast senden" nicht einschalten lässt

Der Schalter im Abschnitt „Gast" ist ausgegraut und lässt sich nicht anklicken, solange das Feld „E-Mail" leer ist. Der Hinweistext direkt darüber nennt den Grund: Ohne E-Mail-Adresse wird automatisch ein Gast-Benutzer angelegt, an den es keine Bestätigung schicken kann. Eine hinterlegte Telefonnummer schaltet den Schalter nicht frei.

1. Tragen Sie im Feld „E-Mail" eine gültige Adresse des Gasts ein.
2. Der Schalter aktiviert sich daraufhin automatisch und ist eingeschaltet; bei Bedarf danach wieder ausschalten, ohne die E-Mail zu löschen.

Ohne E-Mail-Adresse lässt sich die Reservierung trotzdem anlegen. Dem Gast wird dann automatisch ein Platzhalter-Konto zugeordnet, erkennbar an der Marke „automatisch angelegt" in der Liste.

Menüpfad: Onlinemodule › Reservierung › Reservierungsverwaltung

Filtern, suchen und stornieren Sie bestehende Reservierungen in der Liste.

Filtern und suchen

1. Grenzen Sie den Zeitraum ein: Datum in „Von" und „Bis" setzen. Vorbelegt sind der heutige Tag und der Tag in sieben Tagen.
2. Grenzen Sie den Status ein: im Feld „Status" per Mehrfachauswahl an- oder abwählen. Vorbelegt sind „Ausstehend", „Angenommen" und „Geändert".
3. Grenzen Sie nach Tisch ein: im Feld „Tisch" einen bestimmten Tisch wählen, oder bei „Alle Tische" belassen.
4. Geben Sie einen Freitext in „Suche (Gast, Notiz, Tisch)" ein — die Suche durchsucht Gastname, Benutzername, Notiz, Telefon, Tischname und externe Tisch-ID der bereits geladenen Zeile.

Ein geänderter Zeitraum oder Status lädt die Liste automatisch neu; Tisch-Filter und Suche wirken nur auf die bereits geladene Seite.

Ergebnis

Die Kopfzeile zeigt „Reservierungen" mit der Anzahl sichtbarer gegenüber insgesamt geladener Treffer. Passt kein Eintrag zum gewählten Zeitraum, erscheint „Für den gewählten Zeitraum gibt es keine Reservierungen."

Status einer Reservierung

Acht mögliche Werte, seriell von der Schnittstelle geliefert:

Reservierungen im Zustand „Storniert" oder „Abgelehnt" werden in der Liste optisch abgesetzt dargestellt, aber nicht ausgeblendet.

Reservierung stornieren

Klicken Sie in der Liste auf das Icon „Reservierung stornieren" — es steht nur zur Verfügung, wenn die Reservierung noch nicht storniert oder abgelehnt ist. Der Status wechselt direkt auf „Storniert", und die Liste lädt neu.

Gut zu wissen

• Vor der Anzeige an der Kasse laufen mehrere serverseitige Filter: nach Zeitraum, nach erledigten Fremdzuständen des jeweiligen Anbieters und nach einem Namensfilter für automatisch angelegte Anmeldungen ohne Reservierung.
• Storniert wird beim Anbieter nur ein Zustand gesetzt, nie gelöscht — die Reservierung bleibt dort bestehen und trägt danach eine anbieterspezifische Kennzeichnung.
• Einen Weg, eine stornierte Reservierung wieder zu aktivieren, gibt es über die Kasse nicht; das muss im Reservierungssystem selbst geschehen.
• Eine vorhandene Notiz erscheint als eigene, volle Zeile unter der Reservierung.

Wenn „kein Tischplan hinterlegt" erscheint

Zwischen Filter und Liste kann ein Block „Tischplan" mit einem Feld „Zeitpunkt" stehen.

• Ist für den Standort kein Tischplan angelegt, zeigt er den Hinweis „Für diesen Standort ist kein Tischplan hinterlegt. Tischpläne werden unter Onlinemodule > Events gepflegt."
• Derselbe Hinweis kann im Dialog „Reservierung hinzufügen" unter dem Feld „Tisch" erscheinen.
• Ist ein Tischplan hinterlegt, zeigt der Block stattdessen eine grafische Tischübersicht, farblich nach „Frei" und „Belegt".

Einen Tischplan legen Sie unter Onlinemodule → Events → Räume an — siehe Thema „Online-Events", Artikel „Raum anlegen".

Reservierungen lassen sich auch ohne angelegten Tischplan anlegen: das Feld „Tisch" im Dialog bleibt unabhängig davon bedienbar und zeigt die volle, nach Bereichen gruppierte Tischliste.

Menüpfad: Onlinemodule › Reservierung › Externes System

Dieser Reiter fragt Öffnungszeiten, Blockierungen, Buchungen und die Ressourcen-Verfügbarkeit direkt beim externen Reservierungssystem ab. Er zeigt nur dann Daten, wenn als Provider Resmio konfiguriert ist.

Schritte

1. Wählen Sie im Feld „Zeitpunkt prüfen" Datum und Uhrzeit für die Prüfung — vorbelegt mit dem aktuellen Zeitpunkt.
2. Tragen Sie im Feld „Dauer (Minuten)" die gewünschte Aufenthaltsdauer ein — vorbelegt 120, in Schritten von 15, mindestens 15.
3. Klicken Sie „Laden", um Öffnungszeiten, Blockierungen, Buchungen des gewählten Tages und die Ressourcen-Verfügbarkeit für den gewählten Zeitpunkt neu abzurufen.
4. Klicken Sie „Zuweisung testen", um zu prüfen, ob am gewählten Zeitpunkt mit der gewählten Dauer eine automatische Tisch-Zuweisung stattfinden würde, ohne dabei eine Reservierung anzulegen.

Ergebnis

Nach „Laden" füllen sich vier Tabellen mit den aktuellen Daten:

• „Öffnungszeiten (Resmio)";
• „Blockierungen (Resmio)";
• „Buchungen am" (mit dem gewählten Datum);
• „Ressourcen-Verfügbarkeit um" (mit Zeitpunkt und Dauer).

Ein Chip zeigt dazu die Anzahl verfügbarer gegenüber gesamter Ressourcen, benannt nach der Einrichtung.

Nach „Zuweisung testen" erscheint eine von drei Meldungen:

• eine gelbe Warnung, wenn die automatische Tisch-Zuweisung für den Standort nicht aktiviert ist;
• eine grüne Meldung mit dem zugewiesenen Tisch bei erfolgreicher Zuweisung;
• eine rote Meldung mit Zeitpunkt, Dauer und Fehlertext, wenn die Zuweisung fehlschlägt.

Feldtabelle

Trägt ein Wochentag mehrere Öffnungszeiten-Einträge, erscheint über der Öffnungszeiten-Tabelle ein Warnhinweis: „Achtung: Für folgende Wochentage existieren mehrere Öffnungszeiten-Einträge, das kann die Verfügbarkeitsprüfung blockieren: …"

Wenn die Tabellen leer bleiben

Bleiben alle vier Tabellen leer, erscheint beim Öffnen oder nach „Laden" der rote Hinweis „Daten des externen Reservierungssystems konnten nicht geladen werden". Dem Standort fehlt dann ein Resmio-Provider mit gültigen Zugangsdaten. Sobald eine der gebündelt geladenen Antworten fehlschlägt, verwirft die Seite das gesamte Ergebnis.

1. Prüfen Sie unter Onlinemodule → Reservierung → Reservierung, ob ein Provider ausgewählt und aktiv ist.
2. Ist Resmio als Provider vorgesehen, tragen Sie dort „Facility" und „API-Key" ein und speichern Sie.
3. Öffnen Sie den Reiter „Externes System" erneut, oder klicken Sie „Laden".

Ist ein anderer Provider als Resmio konfiguriert, bleibt dieser Reiter grundsätzlich leer — er fragt ausschließlich Resmio-Daten ab, das ist dann kein Fehlerzustand.