Betriebsdaten

Menüpfad: Kassenmodule › Betriebsdaten › Allgemein

Die Karte „Allgemein" trägt die Stamm- und Adressdaten des ausgewählten Betriebs, dazu Bankverbindung, virtuellen Tag und die Karte „Admin-User".

Schritte

1. Öffnen Sie „Kassenmodule" › „Betriebsdaten".
2. Wählen Sie in der Sidebar „Betriebe" rechts den gewünschten Betrieb, falls noch keiner aktiv ist. Ohne Auswahl erscheint der Text „Kein Betrieb ausgewählt!".
3. Klicken Sie in der Karte „Allgemein" in das Feld, das Sie ändern wollen, und tragen Sie den neuen Wert ein.
4. Verlassen Sie das Feld, zum Beispiel mit der Tabulatortaste oder mit einem Klick auf ein anderes Feld.

Ergebnis

Unten links erscheint kurz die Meldung „Betriebsdaten erfolgreich aktualisiert". Der neue Feldwert bleibt nach einem Neuladen der Seite erhalten.

Felder

Pflichtfelder sind „Betriebs-Nr.", „UID-Nr", „Betriebsname", „Firmenname", „Straße", „PLZ", „Ort" und „Land"; ihre Beschriftung trägt einen Stern.

Hinweis: Eine „UID-Nr" mit mehr als 15 Zeichen steht gekürzt in der
Kassenabschluss-Datei — das Feld selbst lässt bis 20 Zeichen zu.

Gut zu wissen

• Jedes Feld speichert sofort bei Änderung. Einen Speichern-Button hat die Karte nicht.
• Das Feld „APRO - Kundennummer" ist ohne die Rolle Admin ausgegraut.
• Die Felder „Bankname", „Steuernummer", „Firmenbuchnummer", „RG-Text Zeile 1" und „RG-Text Zeile 2" erscheinen nur bei entsprechender Feature-Freischaltung.
• Die „UID-Nr" wird beim Eintragen nicht auf ihr Format geprüft.
• Unter der Karte „Allgemein" folgt die Karte „Admin-User" mit den Admin-Benutzern des Lokals und einem Knopf „Neu".
• Firmenname, Straße, Postleitzahl, Ort und Länderkennzeichen stehen im Kopf der Kassenabschluss-Datei.
• Beginnt die Umsatzsteuernummer mit dem Länderkennzeichen für Deutschland, steht sie dort als Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sonst als Steuernummer.
• Der Geschäftstag in dieser Datei ist der virtuelle Tag, nicht zwangsläufig der Kalendertag.
• Firmenname, Standortname und Straße werden dort nach 60 Zeichen gekürzt, der Ort nach 62.
• Kürzungen erscheinen ausschließlich als Warnung im Protokoll, nicht als Fehler.

Menüpfad: Kassenmodule › Betriebsdaten › Allgemein

Der Schalter „Kassabuch aktiviert" in der Karte „Optionen" schaltet das Kassabuch-Modul für den Betrieb frei und öffnet dabei einen eigenen Dialog zur Dienstkonfiguration.

Schritte

1. Öffnen Sie „Kassenmodule" › „Betriebsdaten" und gehen Sie zur Karte „Optionen".
2. Schalten Sie „Kassabuch aktiviert" ein. Die Betriebsdaten speichern sofort, und es erscheint die Meldung „Betriebsdaten erfolgreich aktualisiert".
3. Danach öffnet sich der Dialog „Fehlende Services aktivieren" mit dem Hinweistext „Bitte die folgenden Dienste für die Nutzung des Kassenbuchs konfigurieren:". Darunter steht eine Karte je benötigtem Dienst — für das Kassabuch ausschließlich „Kassabuch Service".
4. Ist der Dienst noch nicht eingerichtet, tragen Sie in seiner Karte die Zuordnung ein und klicken Sie auf „Services anpassen". Der Knopf bleibt deaktiviert, bis mindestens eine gültige Konfiguration eingetragen ist.
5. War der Dienst bereits erfolgreich eingerichtet, zeigt die Karte stattdessen den Status „Erfolgreich eingerichtet" mit grünem Haken und der Dialog nur den Knopf „Fertig".

Ergebnis

Der Dialog schließt sich, der Schalter „Kassabuch aktiviert" bleibt eingeschaltet, und der Menüpunkt „Kassabuch" wird nutzbar.

Hinweis: Ein ausgeschaltetes Kassabuch hinterlässt im Protokoll keine Spur. Fehlen
Barumsätze im Kassabuch, prüfen Sie zuerst diesen Schalter.

Gut zu wissen

• Beim Ausschalten des Schalters erscheint kein Dialog. Er öffnet nur beim Einschalten.
• Ist der Schalter ausgeschaltet, wird eine von Hand erfasste Kassabuchbuchung abgelehnt.
• Beim automatischen Umsatzexport wird der Kassabuchteil dann übersprungen, ohne Meldung.
• Maßgeblich ist der Betrieb, dem die Buchung zugeordnet ist, nicht der Betrieb, an dem erfasst wird.
• In einem Haus mit mehreren Betrieben kann das Kassabuch für einen Betrieb laufen und für einen anderen nicht.
• Der Kellnerabschluss überspringt bei ausgeschaltetem Kassabuch die gesamte Kassabuchprüfung.

Menüpfad: Kassenmodule › Betriebsdaten › Sicherung

Der Reiter „Sicherung" führt die Online-Sicherung eines Standorts. Ist für den Standort noch keine Online-Sicherung eingerichtet, führen die beiden Blöcke am Anfang des Bildschirms durch Installation und Registrierung.

Schritte

1. Öffnen Sie „Kassenmodule" › „Betriebsdaten" › „Sicherung".
2. Fehlt der Client, erscheint der Hinweis „Installieren Sie zunächst den Acronis-Agent. Die Download-URL finden Sie im Acronis-Portal." Tragen Sie die Adresse in das Feld „Installer-Download-URL" ein.
3. Klicken Sie auf „Acronis Client installieren". Der Knopf bleibt deaktiviert, solange das Feld leer ist.
4. Ist der Client installiert, aber noch nicht registriert, erscheint der Hinweis „Registrieren Sie den Agent anschließend mit dem Token aus dem Acronis-Portal." Tragen Sie das Token in das Feld „Registrierungs-Token" ein.
5. Klicken Sie auf „Acronis Client anlegen". Der Knopf bleibt deaktiviert, solange das Feld leer ist.

Ergebnis

Nach erfolgreicher Installation verschwindet der Installationsblock, nach erfolgreicher Registrierung der Registrierungsblock. Stattdessen zeigt der Statusbereich Benutzername, Registrierungsstatus und registrierten Maschinennamen.

Felder

Gut zu wissen

• Ist kein Standort ausgewählt, zeigt der Bildschirm nur „Bitte wählen Sie einen Standort aus.".
• Alle Formularfelder speichern sofort bei Änderung. Einen Speichern-Button gibt es nicht.
• Während gespeichert wird, sind „Kategorie", „Betriebsmodus" und „Letzter Bearbeiter" deaktiviert.
• Die Tabelle am unteren Bildschirmrand führt jede gesicherte Datenbank mit ihrem letzten Sicherungszeitpunkt.
• Den Stand aller Standorte nebeneinander zeigt „Sicherungen aller Standorte prüfen".

Menüpfad: Kassenmodule › Betriebsdaten › Allgemein › Belegnummern

Betrifft die Felder „Präfix", „Postfix", „Präfix Training" und „Postfix Training" der Karten „Lieferscheinnummer" und „Ausgangsrechnungsnummer".

Woran Sie es erkennen

• Sie tragen in einem dieser Felder mehr als 8 Zeichen ein.
• Unter dem Feld erscheint sofort die Meldung „Maximal 8 Zeichen erlaubt".
• Das Feld ist als ungültig markiert, zeigt aber weiterhin die volle Eingabe.
• Nach dem Neuladen der Seite stehen im Feld genau die ersten 8 Zeichen Ihrer Eingabe — nicht der volle Text und nicht der vorherige Wert.

Behebung

1. Kürzen Sie die Eingabe im Feld auf höchstens 8 Zeichen. Die Meldung „Maximal 8 Zeichen erlaubt" verschwindet.
2. Verlassen Sie das Feld, damit der gekürzte Wert erneut gespeichert wird.
3. Laden Sie die Seite neu und prüfen Sie, dass genau der gewünschte Wert im Feld steht.

Ursache

• Die Felder speichern jede Änderung sofort.
• Solange die Eingabe bei 8 Zeichen oder weniger lag, war sie gültig und wurde gespeichert.
• Die Prüfung auf „Maximal 8 Zeichen erlaubt" greift erst beim 9. Zeichen.
• Gespeichert ist damit schon der zuletzt gültige Stand aus 8 Zeichen.

Wenn das nicht hilft

Bleibt nach dem Kürzen weiterhin ein falscher oder alter Wert im Feld stehen, ist das kein bekanntes Verhalten dieser Karte.

Gut zu wissen

• Die Speicherung läuft bereits während der Eingabe, nicht erst beim Verlassen des Felds.
• Die Meldung erscheint sichtbar unter dem Feld; die Eingabe wird nicht stillschweigend verworfen.
• Die Grenze von 8 Zeichen gilt für alle acht Präfix- und Postfix-Felder der beiden Karten.

Menüpfad: Kassenmodule › Betriebsdaten › Allgemein › Belegnummern

Auf demselben Bildschirm wie die Firmendaten legen drei Karten Präfixe, Postfixe und die laufenden Nummern fest: „Lieferscheinnummer", „Ausgangsrechnungsnummer" und „Aktuelle Beleg Nummern". Eine vierte Karte „E-Rechnung" erscheint nur beim Land Italien.

Schritte

1. Öffnen Sie „Kassenmodule" › „Betriebsdaten" und wählen Sie den Betrieb.
2. Tragen Sie in der Karte „Lieferscheinnummer" im Feld „Präfix" die gewünschte Zeichenkette ein — höchstens 8 Zeichen.
3. Verlassen Sie das Feld. Die Eingabe speichert automatisch; einen eigenen Speichern-Button gibt es nicht.
4. Wiederholen Sie die Schritte für „Postfix", für „Präfix Training" und „Postfix Training" oder für die entsprechenden Felder der Karte „Ausgangsrechnungsnummer".

Ergebnis

Es erscheint die Meldung „Betriebsdaten erfolgreich aktualisiert". Der neue Präfix oder Postfix gilt ab der nächsten ausgestellten Lieferschein- beziehungsweise Ausgangsrechnungsnummer.

Hinweis: Eine Eingabe über 8 Zeichen wird nicht abgewiesen, sondern gekürzt gespeichert.
Siehe „Präfix oder Postfix wird nach dem Speichern gekürzt".

Felder

Gut zu wissen

• Die vier Felder der Karte „Aktuelle Beleg Nummern" tragen den Hinweis „Änderungen sind nur durch den APRO-Support möglich!".
• Präfix und Postfix selbst brauchen diese erhöhte Berechtigung nicht.
• Der Betrieb führt vier getrennte laufende Nummern, nicht eine.
• Welcher Zähler hochgezählt wird, entscheidet die Zahlungsmittelgruppe, auf die abgerechnet wird.
• Umsatzwirksame Buchungen, Hauskonsumationen und Stornobuchungen teilen die Rechnungsnummer.
• Die Zimmerbelegnummer gilt für Buchungen auf ein Zimmer oder ein anderes Fremdsystem.
• Lieferschein- und Ausgangsrechnungsnummer werden mit Präfix und Postfix zu einem Text zusammengesetzt.
• Die Nummer wird erst am Ende der Buchung vergeben. Ihre Reihenfolge ist die des Abschlusses.
• Eine Zahlbuchung auf eine bestehende Ausgangsrechnung übernimmt deren Nummer.
• Eine zurückgeholte Rechnung behält die Nummer des Originals.
• Ein Stammdaten-Abgleich überschreibt die laufenden Nummern nicht.
• Beim Zurücksetzen werden fünf Nummernkreise in einem Zug gesetzt, ohne Prüfung gegen den bisherigen Stand.

Menüpfad: Kassenmodule › Betriebsdaten › Allgemein › Optionen & Sonstiges

Unterhalb der Firmendaten und der Belegnummern folgen die Einstellungen des Betriebs. Sie stehen auf sieben Karten: „Alternative Währung", „E-Mail-Empfänger", „Vorgabetische", „Optionen", „Stützung", „Lieferantenrechnung" und „Sonstige Infos". Jedes Feld speichert sofort bei Änderung; einen eigenen Speichern-Button haben diese Karten nicht.

Felder

Gut zu wissen

• „Zweitwährung anzeigen" blendet Umrechnungsart und Umrechnungsfaktor erst nach dem Einschalten ein.
• „Rappenrundung" erscheint nur, wenn als Zweitwährungssymbol „SFR" gewählt ist.
• „Kassabuch aktiviert" öffnet beim Einschalten einen Dialog zur Dienstkonfiguration. Der Ablauf steht in „Kassabuch aktivieren".

Menüpfad: Administration › Sicherungen

Der Menüpunkt „Sicherungen" zeigt die Online-Sicherungen aller Standorte in einer Tabelle: je Standort den Sicherungsstand, dazu eine Filterleiste. Kategorie, Betriebsmodus und Notizen ändern Sie direkt in der Zeile, ohne eigenes Formular.

Schritte

1. Öffnen Sie „Administration" › „Sicherungen".
2. Suchen Sie die Zeile des gewünschten Standorts, notfalls über das Feld „Suche nach Benutzername, Lokal oder Notiz..." oder über die erweiterte Suche.
3. Wählen Sie in der Spalte „Kategorie" der Zeile einen neuen Eintrag aus dem Dropdown.
4. Wählen Sie in der Spalte „Betriebsmodus" einen neuen Eintrag aus dem Dropdown.
5. Klicken Sie in das Feld der Spalte „Notizen", tragen Sie den Text ein und verlassen Sie das Feld.

Ergebnis

Nach jeder Änderung erscheint die Meldung „Online-Sicherung wurde gespeichert.". Die Spalten „Letzter Bearbeiter" und „Zuletzt bearbeitet" der Zeile übernehmen den neuen Stand.

Filter

Die Knöpfe „Filtern" und „Filter zurücksetzen" wenden die Auswahl an beziehungsweise leeren alle Filterfelder und laden die ungefilterte Liste neu.

Tabellenspalten

Gut zu wissen

• Über „Felder anpassen" blenden Sie Spalten ein und aus.
• Das Suchfeld filtert nur die bereits geladenen Zeilen, ohne neue Abfrage.
• Die übrigen Filter wirken erst mit einem Klick auf „Filtern".
• Kategorie und Betriebsmodus speichern sofort mit der Auswahl, Notizen beim Verlassen des Felds.
• Ist die Liste leer, zeigt die Tabelle „Keine Online-Sicherungen vorhanden.".
• Schlägt das Laden fehl, erscheint „Online-Sicherungen konnten nicht geladen werden.".
• Bleibt eine Änderung aus, hilft „Änderung an einer Sicherung wird nicht übernommen".

Menüpfad: Administration › Sicherungen

Betrifft die drei in der Zeile änderbaren Spalten „Kategorie", „Betriebsmodus" und „Notizen".

Woran Sie es erkennen

• Nach dem Ändern erscheint „Online-Sicherung konnte nicht gespeichert werden." statt der Erfolgsmeldung.
• Die Spalten „Letzter Bearbeiter" und „Zuletzt bearbeitet" der Zeile ändern sich nicht.
• Anderes Bild, andere Ursache: Bleibt die ganze Liste leer und zeigt „Keine Online-Sicherungen vorhanden." zusammen mit „Online-Sicherungen konnten nicht geladen werden.", ist das ein Ladefehler beim Öffnen der Seite.

Ursache

Die Anfragen dieses Bildschirms gehen an einen eigenen Sicherungsdienst, nicht an die Verwaltungsoberfläche selbst. Lehnt dieser Dienst die Änderung ab, meldet die Oberfläche den Fehlertext und lässt die Tabelle unverändert. Sie unterscheidet die Ablehnungsgründe nicht: Es erscheint immer derselbe Text.

Behebung

1. Versuchen Sie die Änderung erneut.
2. Laden Sie die Seite neu, damit „Letzter Bearbeiter" und „Zuletzt bearbeitet" wieder den tatsächlich gespeicherten Stand zeigen, bevor Sie erneut ändern.
3. Prüfen Sie die Spalte „Acronis Client Status" der betroffenen Zeile.

Gut zu wissen

• Die Tabelle übernimmt „Letzter Bearbeiter" und „Zuletzt bearbeitet" nur im Erfolgsfall.
• Der Ablauf des Änderns steht in „Sicherungen aller Standorte prüfen".