Buchhaltung (FiBu)

Damit eine FiBu-Datei exportiert werden kann, muss ein FiBu Export angestoßen werden. Diesen finden Sie in der Apro Suite unter Berichte > Export > FiBu Export.

Im Reiter "FiBu-Export" muss nun der Datumsbereich eingestellt werden, anschließend wird das Exportfile erstellt und im gewünschten Ordner abgelegt.

Unter Kassenmodule > FiBu > "FiBu Export" können Sie die Exporteinstellungen für Ihre FiBu Datei definieren. Exportierte Dateien können direkt heruntergeladen werden.

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ACHTUNG! Für die Funktion FiBu Export ist eine Softwareversion > V10.27.17 notwendig. Kontaktieren Sie den Apro Support bzgl. eines etwaigen Updates.

Folgende Einstellungen sind möglich, bevor man den FiBu Export erstellt:

Vergangene Exportdateien sind darunter aufgelistet und können bei Bedarf erneut heruntergeladen werden.

FiBu Export Task

Im Reiter "FiBu Export Task" können FiBu Exporte automatisiert versendet werden. Liegen Sie hierfür jeweils einen Export-Task an.

Definieren Sie den Zeitraum (z.B. Exportzeitraum "Letzter Monat") und klicken Sie auf "Neue FiBu Export Konfiguration erstellen". Der Export wird anschließend an die bei "FiBu Export" eingetragene E-Mail Adresse versendet.

Menüpfad: Kassenmodule › FiBu › FiBu Export Task

Schritte

1. Tragen Sie im Feld „Name" eine Bezeichnung für die Aufgabe ein.

2. Wählen Sie im Dropdown „Kassa" die Kasse, für die exportiert wird.

3. Wählen Sie im Dropdown „Exportzeitraum" eine der drei Optionen.

4. Passen Sie den vorbelegten Zeitplan an oder klicken Sie „Eintrag", um einen weiteren Zeitplan hinzuzufügen.

5. Klicken Sie „Neuen FiBu Export Konfiguration erstellen".

Ergebnis

Die neue Konfiguration erscheint sofort als Zeile in der Tabelle „Export Konfigurationen" mit Bezeichnung, Betrieb, Kassa, Exportzeitraum und Wiederholung. Das Formular behält seine Eingaben. Der Knopf bleibt deaktiviert, solange Name, Kassa, Exportzeitraum, Betrieb oder mindestens ein Zeitplan fehlen.

Felder

Gut zu wissen

• Ändern: Das Stift-Symbol der Zeile öffnet „Export Konfiguration bearbeiten" mit denselben Feldern plus Dropdown „Betrieb"; gespeichert wird über „Änderungen speichern".
• Löschen: Das Papierkorb-Symbol öffnet den Dialog „Konfiguration löschen". Nach „Weiter" verschwindet die Zeile ohne weitere Meldung.
• Der Kopf des Zeitplans trägt die Symbole „Zeitplan kopieren" und „Zeitplan löschen".
• Der Zeitraum lässt sich nicht selbst setzen: „Letzten Tag" meint den Vortag, „Letzter Monat" den ganzen Vormonat, „Letzte Woche" die letzten sieben Tage ab der Ausführungszeit.
• Alle drei rechnen mit dem Kalendertag, nicht mit dem virtuellen Tag.
• Einen Knopf zum Ausführen von Hand gibt es nicht; der Lauf erfolgt am Server nach Zeitplan.
• Derselbe Bildschirm liegt als Reiter unter Reporting › Reports › FiBu Export Task.

Im Modul FiBu können alle relevanten Informationen für einen FiBu-Export hinterlegt werden. Diese werden bspw. für einen BMD- oder DATEV Export benötigt. Unter Allgemein werden alle FiBu relevanten Daten angezeigt.

Sollte eine externe Person (Steuerberater) auf das Modul FiBu zugreifen will, so kann dafür ein expliziter User angelegt werden. Die Useranlage ist hier beschrieben.

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Hinweis: Der FiBu Export steht nicht für Eingaben-/Ausgabenrechner zur Verfügung!

Pflichtfelder:

Im Reiter "Allgemein" müssen die UID-Nummer, der Bilanzstichtag und das Geschäftsjahr zwingend eingetragen werden. Alle anderen Angaben sind nur optional notwendig.

Weiters können hier zwei Einstellungen gemacht werden:

Menüpfad: Kassenmodule › FiBu › Parameter

Der Reiter „Parameter" trägt die Werte, die der FiBu-Export je Betrieb braucht.

Schritte

1. Öffnen Sie Kassenmodule › FiBu › Parameter und wählen Sie den Betrieb in der Sidebar.

2. Setzen Sie die Felder der Feldtabelle von oben nach unten.
3. Wählen Sie „Exporttyp" — siehe „Den Exporttyp wählen und seine Zusatzfelder füllen".
4. Verlassen Sie das zuletzt geänderte Feld.

Ergebnis

Rund eine Sekunde später speichert die Anwendung selbst und meldet „Betriebsdaten erfolgreich aktualisiert". Ein fehlendes Pflichtfeld hält das Speichern der anderen Felder nicht auf — es hält nur den späteren Export auf.

Felder

Gut zu wissen

• Einen Speichern-Knopf gibt es nicht; jedes Feld speichert einzeln.
• Jedes Feld mit Erklärtext trägt einen eigenen Info-Knopf.
• „Export Zahlungsmittelgruppe" entscheidet, welche Zahlungen überhaupt in den Export gelangen.
• „Einzahlung FiBu-Konto" erscheint nur in Installationen, die dieses Feld unterstützen.
• Einen Knopf zur Dateiauswahl neben „Exportpfad" gibt es nur in der installierten Anwendung, nicht im Browser.
• Was der Eintrag unter „E-Mail Empfänger" auslöst, steht in „Fragen zum FiBu-Export".

Alle für einen FiBu-Export relevanten Konten sollen hier eingetragen werden - mit Klick auf eine Zeile, klappt der Bereich aus und man kann die Konten eintragen.

Spartenund Zahlungsmittelsind dabei zwingend auszufüllen. Ebenfalls ist auf einem Blick zu sehen, wo noch Konten eingetragen werden müssen.

Sobald bei Sparten und Bargeldorten Konten hinterlegt werden, ist es zwingend erforderlich, dass jede weitere neue Sparte bzw. jeder weitere neue Bargeldort ein Konto hinterlegt haben, da ansonst ein Speichern nicht möglich ist. Für Kunden kann ein gesammeltes FiBu Konto verwendet werden, falls dies erwünscht ist.

Im Abschnitt "Kunden" ist an erster Position das Standard-Konto für neue Kunden angeführt.

Generell ist die vierstellige Kontonummer nach dem selben Prinzip aufgebaut. Hier eine kurze Beschreibung, für ein besseres Verständnis:

Die Kontoklasse (erste Stelle) unterteilt die Konten in Bestandskonten, Ertragskonten,...

Jede weitere Stelle (Gruppe, Untergruppe) definiert das FiBu Konto genauer.

In diesem Reiter können Sie Kostenstellen für Ihren Betrieb anlegen. In der Regel werden hier "Bereiche" definiert, wie Sie diese anlegen, finden Sie hier: 📄 Bereiche

Folgende Parameter können in Bereich FiBu eingestellt werden:

Beim Exporttyp BMD sind folgende Felder zusätzlich zu befüllen:

Menüpfad: Kassenmodule › FiBu › Parameter

Woran Sie es erkennen

• „Export Zahlungsmittelgruppe" und „Buchungssymbol" bleiben rot umrandet mit dem Text „Dieses Feld ist ein Pflichtfeld", auch nachdem andere Felder erfolgreich gespeichert wurden.
• Unter „Exportpfad" erscheint „Für DATEV muss der Dateiname mit EXTF_ beginnen. Der Pfad wurde trotzdem gespeichert."
• Auf dem Reiter „FiBu Export" meldet der Klick auf „Neuen FiBu Export erstellen" die fehlenden Pflichtfelder dieses Reiters.

Ursache

1. „Export Zahlungsmittelgruppe" und „Buchungssymbol" sind Pflichtfelder, unabhängig vom gewählten Exporttyp.
2. Die Prüfung auf den Dateinamen läuft nur beim Exporttyp DATEV, dafür bei jedem Aufbau der Seite — auch ohne Eingabe im Feld. Der Pfad wird trotzdem gespeichert.
3. Der Export prüft vor dem Start, ob „Export Zahlungsmittelgruppe", „Buchungssymbol" und „Exporttyp" gesetzt sind, und listet die fehlenden Felder auf.

Behebung

1. Wählen Sie mindestens eine Option in „Export Zahlungsmittelgruppe".
2. Tragen Sie ein Buchungssymbol ein.
3. Wählen Sie einen „Exporttyp", falls noch keiner gesetzt ist.
4. Ändern Sie beim Exporttyp DATEV den Dateinamen in „Exportpfad" so, dass er mit EXTF_ beginnt. Der Ordnerpfad davor bleibt frei wählbar.

Gut zu wissen

• Die roten Hinweise verschwinden, sobald ein Wert gesetzt ist.
• Fehlende Pflichtfelder hindern das Speichern der übrigen Felder nicht. Sie halten nur den späteren Export auf.
• Welche Zusatzfelder ein Exporttyp mitbringt, steht in „Den Exporttyp wählen und seine Zusatzfelder füllen".

Buchhalterisch relevanten Daten aus dem Kassensystem werden zumeist in Form von Berichten (Papier oder PDF) an den Steuerberater übermittelt. Aus diesen „Rohdaten“ werden beim Steuerberater Buchungssätze in ein Buchungsprogramm eingegeben und weiterverarbeitet.

Um diesen Aufwand zu minimieren kann bereits das Kassensystem sehr viele dieser Buchungssätze erzeugen. In definierten Exportformaten werden diese Buchungssätze elektronisch (per E-Mail oder USB-Stick) an den Steuerberater übermittelt, der seinerseits diese Daten in sein Buchhaltungssystem importieren kann!

Verfügbare FiBu-Schnittstellen:

Die vom Kassensystem erzeugten Buchungssätze können in diesen Exportformaten bereitgestellt und somit in die jeweiligen Buchhaltungssysteme importiert werden.

Welche Buchungssätze werden vom Kassensystem erzeugt:

In der Standardkonfiguration werden die Erlös-undZahlungsmittelbuchungen für sämtliche umsatzrelevanten Geschäftsfälle (Bar, Bankomat, Kreditkarte …) erzeugt. Für Geschäftsfälle, die keine Umsatzrelevanz besitzen (Eigenverbrauch, Werbung, Schwund, Kaputt …), werden keine Buchungssätze erzeugt. Die buchhalterische Bewertung dieser Geschäftsfälle bleibt in der Verantwortung des Steuerberaters.

Zusätzlich können auch die Buchungssätze für Rechnungen auf Ziel (Ausgangsrechnungen) erzeugt werden. Hier gibt es jedoch ZWEI mögliche Varianten.

Variante 1: Erlös zum Zeitpunkt der Ausgangsrechnung

Für eine Ausgansrechnung werden die entsprechenden Erlösbuchungen mit dem Rechnungsdatum erzeugt.

Variante 2: Erlös zum Zeitpunkt des Lieferscheines

Die entsprechenden Erlösbuchungen werden bereits für einen Lieferschein – also mit dem Lieferdatum erzeugt. Nachdem ein Lieferschein fakturiert wurde, wird eine entsprechende Buchung auf den Debitor erstellt.

Sofern dieZahlungseingänge ebenfalls im Kassensystem erfasst werden, können auch die dazugehörigen Buchungen vom Kassensystem erzeugt werden.

Bei Verwendung des Kassenbuchmodules in der Kassa können auch die Buchungssätze für Einzahlungen, Auszahlungen und Abschöpfungen vom Kassensystem erzeugt werden.

Buchungstechnik:

Sämtliche Buchungen, die in Zusammenhang mit Erlösen stehen, werden über ein Hilfskonto („Zentrales Fibu-Konto“) abgebildet! Das bedeutet, dass Erlöse nicht direkt gegen das entsprechende Zahlungsmittelkonto, sondern zuerst gegen ein Hilfskonto und von dort weiter auf das Zahlungsmittelkonto gebucht werden! Der Grund hierfür liegt in möglichen Splitzahlungen. In den Beispieldaten ist dieser Fall berücksichtigt und nachvollziehbar.

Konfiguration:

Damit die Kassa die entsprechenden Buchungssätze erzeugen kann, bedarf es einiger Informationen die seitens des Kunden bzw. des Steuerberaters bekanntgegeben und in der Kassa konfiguriert werden müssen.

• Erlöskontonummern
• Zahlungsmittelkontonummern
• Zentrales FiBu-Konto (Hilfskonto)
• Debitorenkontonummern (ein gemeinsames für alle Debitoren (Kunden) oder für jeden eine eigene Nummer)
• Kostenstellennummern (optional)

Je nach Buchhaltungssystem, das zum Einsatz kommt, gibt es noch weitere Parameter, die konfiguriert werden müssen.

Beispiele und Details je Schnittstelle:

BMD:

Bei der Schnittstelle BMD sind die Buchungssätze nicht gesondert. Diese sind ganz normale Standardbuchungssätze. Außerdem wird bei Buchungen das Erlöskonto zuerst geschrieben, da der Steuerbetrag am Sachkonto sichtbar sein soll.

Beispiel folgt!

DATEV:

Beraternummer: Von DATEV an das Mitglied bei Eintritt in die Genossenschaft vergebene max. 7-stellige Nummer (1000 – 9999999).

Mandantennummer: Vom Berater für den Mandanten vergebene max. 5-stellige Nummer (1 – 99999).

Sachkontennummernlänge: Länge der Kontonummern der Sachkonten

Die kleinste Sachkontennummernlänge für Debitoren / Kreditoren entspricht 4 danach erhöht sich diese auf 5 Stellen. Danach wird bei der Sachkontennummernlänge 8 gestartet und kann auf die Länge von 9 Stellen gehen.

Automatikkonten: Automatische Konten haben eine Programmfunktion, die bewirkt, dass aus dem Brutto-Betrag der Buchung die Umsatzsteuer berechnet wird. Auf das Automatik-Konto bucht das Programm den um die Steuer verminderten Betrag. Die Umsatzsteuer selbst bucht das System automatisch auf das für den betreffenden Steuersatz vorgesehene Umsatzsteuer-Sammelkonto.

Menüpfad: Kassenmodule › FiBu › Allgemein

Der Reiter „Allgemein" trägt die Buchhaltungs-Stammdaten eines Betriebs. Sie sind eigene Felder und nicht die allgemeinen Betriebsdaten.

Schritte

1. Öffnen Sie Kassenmodule › FiBu und wählen Sie den Betrieb in der Sidebar. Bei genau einem Betrieb im Mandanten ist er vorbelegt.

2. Tragen Sie „Firmenbuch-Nr.", „Geschäftsführer", „Ara-Nr." und „Firmenbuchname" ein.
3. Tragen Sie die UID ein: Combobox „Länderkürzel", danach das Textfeld „UID-Nr".
4. Setzen Sie „Bilanzstichtag" und „Geschäftsjahr".
5. Legen Sie die vier Schalter fest (siehe Feldtabelle).
6. Verlassen Sie das Feld mit der Tabulatortaste oder einem Klick daneben.

Ergebnis

Rund eine Sekunde nach dem Verlassen speichert die Anwendung selbst und meldet „Betriebsdaten erfolgreich aktualisiert". Schlägt das Speichern fehl, erscheint „Betriebsdaten konnten nicht aktualisiert werden". Ist kein Betrieb ausgewählt, steht statt des Formulars „Kein Betrieb ausgewählt!".

Felder

Gut zu wissen

• Einen Speichern-Knopf gibt es nicht; jedes Feld speichert einzeln.
• Jeder der vier Schalter trägt einen eigenen Info-Knopf mit diesem Erklärtext.
• Geänderte Werte fließen sofort in den Buchungssimulator auf demselben Reiter ein.
• Unter dem Formular liegen die beiden eingeklappten Akkordeons „Ablauf & Buchungslogik" und „Buchungssimulator".

Menüpfad: Kassenmodule › FiBu › Allgemein

Unterhalb der Firmendaten liegen zwei eingeklappte Akkordeons, die zeigen, wie aus Geschäftsfällen Buchungszeilen werden. Beide ändern nichts.

Schritte

1. Klicken Sie das Akkordeon „Ablauf & Buchungslogik" auf, um die drei Erklärgrafiken zu sehen.
2. Klicken Sie das Akkordeon „Buchungssimulator" auf.

3. Lesen Sie die Kontenlegende. Sie zeigt für Hilfskonto, Trinkgeld-, Auszahlungs- und Einzahlungskonto die Kontonummern des gewählten Betriebs, sofern gesetzt — sonst Musterwerte.
4. Legen Sie die vier Schalter um, um die Szenarien probeweise anders zu sehen.
5. Lesen Sie die vier Szenario-Tabellen mit den Spalten Sym., Belegnr, Buchungstext, S/H, Konto (Soll), Gegenkonto (Haben), Betrag, USt und OP.

Ergebnis

Die Szenarien werden neu durchgerechnet. Der Simulator ändert nur die Anzeige, nicht die gespeicherten Betriebsdaten.

Felder

Gut zu wissen

• Die vier Szenarien sind: Barrechnung ohne Splitzahlung · Splitzahlung · Ausgangsrechnung mit späterer Überweisung · Kassabuch mit Abschöpfung, Auszahlungen und Einzahlung.
• Die Schalter sind mit den Werten des Betriebs vorbelegt, lassen sich hier aber unabhängig davon umschalten.
• Unter jeder Szenario-Tabelle steht ein erklärender Hinweistext.
• Splitzahlungen laufen immer über das Hilfskonto, unabhängig vom Schalter.
• Ist kein Betrieb ausgewählt, erscheinen die Akkordeons trotzdem.

Menüpfad: Kassenmodule › FiBu › Parameter

„Exporttyp" legt das Zielformat der Exportdatei fest. Nach der Wahl erscheint darunter ein Feldblock, der nur zu diesem Format gehört.

Schritte

1. Wählen Sie im Pflichtfeld „Exporttyp" das Zielformat. Die Liste kommt vom Server und trägt über 40 Einträge, darunter Bexio, BMD, BMDNTCS, DATEV, DVO, Mesonic und SMORDER.
2. Füllen Sie den Block, der jetzt zum gewählten Typ erscheint (siehe Tabelle).
3. Verlassen Sie das zuletzt geänderte Feld — die Anwendung speichert selbst.

Ergebnis

Der Block bleibt sichtbar, solange dieser Exporttyp gesetzt ist. Ohne gewählten Exporttyp erscheint keiner der vier Blöcke.

Felder je Exporttyp

Gut zu wissen

• Angebunden sind elf Buchhaltungssysteme: DATEV, Addison, BMD PR08, BMD NTCS, Abacus, DVO, Mesonic, Orlando, RZL, Sage und Bexio.
• Sieben Einträge der Auswahlliste haben keine Anbindung dahinter: Fibu-Exporter, AX, Portolan, Sage X3, FWI, Prosaldo und RS2. Ein Export mit einem dieser Einträge endet mit einer Fehlermeldung und ohne Datei.
• Erscheint zum gewählten Exporttyp kein Feldblock, bedient dieser Weg das Format nicht.
• „Erlöskonto zuerst" tauscht Konto und Gegenkonto der Erlöszeilen und negiert den Betrag.
• „Automatikkonto benutzen" gibt je Steuersatz den hinterlegten Buchungsschlüssel mit. Ist der Schalter aus, gehen keine Buchungsschlüssel mit.
• Die Buchungsschlüssel entstehen aus Prozentwert und externer Nummer jedes Steuersatzes.
• „FiBu Spalten Blacklist" wirkt nur bei den beiden BMD-Formaten.
• Nur ein Zielsystem je Betrieb: der Exporttyp hängt am Betrieb.

Hinweis: Tragen zwei Steuersätze denselben Prozentwert, scheitert der Export. Jeder
Steuersatz braucht außerdem seine externe Nummer.

Menüpfad: Kassenmodule › FiBu › Konten

Der Reiter „Konten" trägt zehn Akkordeons, je eines für eine Art von Datensatz. Alle Betriebe stehen gleichzeitig darin: die Kontenzuordnung liegt an einem Ort.

Schritte

1. Öffnen Sie Kassenmodule › FiBu › Konten und klicken Sie das passende Akkordeon auf.

2. Tragen Sie die Kontonummer im Feld der jeweiligen Zeile ein. Leerzeichen am Anfang und am Ende entfernt die Anwendung beim Speichern.

3. Verlassen Sie das Feld.
4. Klicken Sie bei „Sparten", „Zahlungsmittel" und „Kunden" das Symbol in der letzten Spaltenüberschrift, um je Betrieb eine eigene Spalte für ein abweichendes Konto einzublenden. Dasselbe Symbol blendet die Spalten wieder aus.

Ergebnis

Rund eine Sekunde nach dem Verlassen des Felds speichert die Anwendung selbst. Einen Speichern-Knopf gibt es nicht.

Felder

Gut zu wissen

• Dieser Reiter legt keine Sparten, Kunden oder Zahlungsmittel an. Er trägt nur deren Konto nach.
• Bei „Steuercodes" sind die betriebsspezifischen Spalten immer eingeblendet, ohne Symbol zum Umschalten.
• Die Kontonummer eines Steuercodes ist eine Zahl zwischen 0 und 10000.
• Container-Bargeldorte erscheinen im Akkordeon „Bargeldorte" nicht.
• „Kunden" trägt als erste Zeile „Standardkonto für neue Kunden", wenn dieser Kassenparameter im Mandanten vorhanden ist.
• Welches der drei Konten — Bereich, Betrieb oder Stammsatz — der Export verwendet, zeigt das Diagramm „Kontenfindung" auf dem Reiter „Allgemein".

Menüpfad: Kassenmodule › FiBu › FiBu Export

So erzeugen Sie die Buchungsdatei für einen Zeitraum und laden sie herunter.

Schritte

1. Öffnen Sie Kassenmodule › FiBu › FiBu Export.

2. Prüfen Sie „E-Mail Empfänger" und tragen Sie bei Bedarf eine Adresse ein.
3. Tragen Sie den „Exportpfad" ein.
4. Setzen Sie „Von" und „Bis" für den Exportzeitraum. Vorbelegt sind die letzte Woche bis heute.
5. Klicken Sie „Neuen FiBu Export erstellen".

Ergebnis

Der Export entsteht für den gewählten Betrieb und Zeitraum und wird heruntergeladen. Der Dateiname trägt die Kennung des FiBu-Exports, das Exportdatum sowie Beginn und Ende des Zeitraums. Danach erscheint der Export in der Tabelle „Exporte".

Felder

Gut zu wissen

• Derselbe Bildschirm liegt als eigener Menüpunkt unter Reporting › FiBu Export.
• Er liegt außerdem als Reiter unter Reporting › Reports › FiBu Export. Felder und Schritte sind an allen drei Wegen identisch.
• Nur der Weg über Kassenmodule prüft zusätzlich den Finanzdienst, bevor das Formular erscheint.
• Die Exportdatei entsteht zuerst am Exportpfad auf dem Server und wird erst danach zum Herunterladen angeboten. Ein nicht erreichbarer Pfad lässt den Export scheitern, obwohl an den Daten nichts fehlt.
• Bei den beiden BMD-Formaten kann zusätzlich eine Stammdatendatei entstehen.
• Ab Serverversion 10.39.61 kommen beide Dateien zusammen, und der Dateiname kommt vom Server.
• Bei DATEV und Addison stellt der Server dem ausgelieferten Dateinamen die von DATEV verlangte Kennung voran. Die Datei am Exportpfad behält den dort eingestellten Namen.
• Das Einlesen der Belege und das Schreiben der Datei laufen in einem Zug; für die Datenbankabfragen gilt eine Grenze von sechs Minuten.

Menüpfad: Kassenmodule › FiBu › Parameter

Unterhalb von „Exporttyp" steht der Abschnitt „FiBu Kassabuch Konfiguration". Er legt fest, welche Kassabuchtransaktionen in den FiBu-Export übernommen werden. Ist ein Buchungstyp nicht aktiv, wird dafür keine Buchungszeile erzeugt.

Schritte

1. Öffnen Sie Kassenmodule › FiBu › Parameter und rollen Sie zum Abschnitt „FiBu Kassabuch Konfiguration".

2. Schalten Sie je Zeile „Aktiv" ein oder aus.
3. Entscheiden Sie je aktiver Zeile über „Summiert".
4. Entscheiden Sie in der Zeile „Abschöpfung" zusätzlich über „Nur Bank".

Ergebnis

Der Abschnitt zeigt sechs Zeilen: Einzahlung, Auszahlung, Abschöpfung, Wechselgeld, Umbuchung und Korrektur. „Summiert" bleibt bei Wechselgeld, Umbuchung und Korrektur ausgegraut, solange „Aktiv" aus ist.

Gut zu wissen

• Der Abschnitt erscheint unabhängig vom gewählten Exporttyp.
• Die Voreinstellung beim Umstieg: Einzahlung aktiv und einzeln, Auszahlung aktiv, Abschöpfung aktiv, zusammengefasst und nur auf Bankkonten; Wechselgeld, Umbuchung und Korrektur nicht aktiv.
• Die Konten kommen vom Bargeldort. Bei einer Bewegung zwischen zwei Bargeldorten wird das Konto des Ziels als Konto und das der Quelle als Gegenkonto verwendet.
• Bei einer Korrektur entscheidet das Vorzeichen über das Konto: ein ausgezahlter Überschuss läuft über das Konto für Überschussauszahlung, ein eingezahlter Fehlbetrag gegen das Konto für Fehlbetragseinzahlung.
• Ist „Nur Bank" gesetzt, erscheinen Abschöpfungen in einen Safe oder eine Kassenlade nicht im Export.
• Buchungen aus dem Schulungsmodus bleiben draußen.
• Datiert wird auf den virtuellen Tag, nicht auf das Buchungsdatum.
• Bei Einzelausweis übernimmt der Export den Belegtext, bei Zusammenfassung einen festen Text.

Hinweis: Ohne eingeschaltetes Kassabuch am Betrieb bleiben alle Kassabuchbuchungen aus
dem Export, unabhängig von diesen Schaltern.

Menüpfad: Reporting › Reports › FiBu Export

Unter dem Exportformular steht die sortierbare Tabelle „Exporte" mit den bisherigen Exporten des gewählten Betriebs.

Schritte

1. Öffnen Sie den Reiter „FiBu Export" und wählen Sie den Betrieb in der Sidebar.
2. Rollen Sie zur Tabelle „Exporte" unter dem Formular.
3. Sortieren Sie die Tabelle bei Bedarf über eine Spaltenüberschrift.
4. Klicken Sie in der gewünschten Zeile den Download-Knopf.

Ergebnis

Die Datei wird erneut ausgeliefert. Der ursprüngliche Vorgang bleibt unverändert; der erneute Download entsteht als eigener Vorgang darunter und erscheint nicht als eigene Zeile.

Felder

Gut zu wissen

• Der Download-Knopf lädt keine aufbewahrte Datei: er erzeugt sie neu. Die Dateiinhalte liegen nicht in der Datenbank.
• Geschrieben und gelesen wird am heutigen Exportpfad des Betriebs. Eine dort liegende Datei wird dabei überschrieben; die Datei am früheren Ort bleibt unberührt.
• Beraternummer, Mandantennummer, Bilanzstichtag, Sachkontonummernlänge und die Steuerschlüssel stammen aus dem gespeicherten Vorgang, Exportpfad und Zugangsschlüssel aus dem heutigen Stand des Betriebs.
• Die Liste zeigt nur Exporte, für die tatsächlich Buchungen entstanden sind. Nicht enthalten sind gescheiterte Exporte, Exporte über einen Zeitraum ohne Belege und wiederholte Downloads.
• Das Exportdatum ist der Zeitpunkt der Erstellung, nicht das Ende des Zeitraums. Ein heute angestoßener Export über den Vormonat trägt das heutige Datum.
• Die Datumsfelder über der Liste steuern den neuen Export, nicht die Anzeige. Einen Zeitraumfilter hat die Liste nicht.
• Ohne ausgewählten Betrieb zeigt die Liste die Exporte aller Betriebe.
• Als ausführender Benutzer steht am Export aus der Weboberfläche in der Regel der Systembenutzer.

Hinweis: Ein fehlender Eintrag bedeutet nicht, dass nichts passiert ist. Gescheiterte
Exporte werden gespeichert, erscheinen hier aber nicht.

Menüpfad: Kassenmodule › FiBu › Kostenstellen

Der Reiter „Kostenstellen" zeigt eine einzige Tabelle: je Bereich die Felder der FiBu-Kostenrechnung.

Schritte

1. Öffnen Sie Kassenmodule › FiBu › Kostenstellen. Die Tabelle lädt beim Öffnen.

2. Tragen Sie im Feld „FiBu Konto (Kostenstelle)" die Nummer für den Bereich ein.
3. Tragen Sie bei Bedarf „FiBu Konto (Kostenträger)" und „FiBu Konto (Kostenabteilung)" ein.
4. Verlassen Sie das Feld.

Ergebnis

Rund eine Sekunde nach dem Verlassen speichert die Anwendung selbst und bestätigt die Änderung. Schlägt das Speichern fehl, erscheint „Bereich konnte nicht aktualisiert werden".

Felder

Gut zu wissen

• Einen Dialog „Kostenstelle anlegen" gibt es nicht: bearbeitet werden immer die bestehenden Bereiche, nicht eigene Kostenstellen-Datensätze.
• Es sind dieselben Bereiche wie in der Tischverwaltung. Eine Umbenennung dort wirkt auch hier.
• „FiBu Konto (Kostenträger)" und „FiBu Konto (Kostenabteilung)" erscheinen nur in Installationen, die diese beiden Felder unterstützen.
• Ob Kostenstellen nur auf Erlöszeilen geschrieben werden, entscheidet der Schalter „Kostenstellen nur auf Erlösbuchungen" auf dem Reiter „Allgemein".
• Einen Speichern-Knopf gibt es nicht; jedes Feld speichert einzeln.

Menüpfad: Kassenmodule › FiBu › FiBu Export

Woran Sie es erkennen

• Statt des Formulars erscheint zuerst der Dialog „Fehlende Services aktivieren".
• Es fehlen Betriebsauswahl und Detailansicht, stattdessen steht dort nur der Satz „FinanceService ist nicht konfiguriert!".
• Die Detailansicht ist da, aber „Neuen FiBu Export erstellen" lässt sich nicht klicken.
• Ein Klick meldet „Folgende benötigte Pflichtfelder fehlen in Kassenmodule > FiBu > Parameter:" samt der Liste der fehlenden Felder.

Ursache

Vier gestaffelte Sperren:

1. Der Weg über Kassenmodule prüft den Finanzdienst, bevor die Seite selbst lädt. Fehlt er, erscheint der Dialog. Die beiden Reporting-Wege haben diese Prüfung nicht.
2. Der Finanzdienst ist nicht eingerichtet — dann bleibt nur der Hinweistext übrig.
3. „Von", „Bis" oder „Exportpfad" fehlen — der Knopf bleibt deaktiviert, ohne Begründung am Knopf.
4. „Export Zahlungsmittelgruppe", „Buchungssymbol" oder „Exporttyp" fehlen — das meldet erst der Klick.

Behebung

1. Lösen Sie zuerst den Dialog „Fehlende Services aktivieren" auf, falls er erscheint.
2. Prüfen Sie, ob danach die Detailansicht mit den Betrieben erscheint. Bleibt nur der Hinweistext, ist der Finanzdienst am Server einzurichten — das ist keine Einstellung auf dieser Seite.
3. Setzen Sie „Von", „Bis" und „Exportpfad".
4. Tragen Sie die gemeldeten Pflichtfelder unter Kassenmodule › FiBu › Parameter nach.
5. Beginnt der Dateiname im Exportpfad beim Exporttyp DATEV nicht mit EXTF_, ändern Sie ihn entsprechend.

Gut zu wissen

• Die Meldung, dass im Zeitraum keine Exporte vorhanden sind, hat zwei Bedeutungen: im Zeitraum liegen wirklich keine Belege, oder der Vorgang ist gescheitert und der Grund hängt als Text daran.
• Ob überhaupt Belege im Zeitraum liegen, zeigt ein Umsatz- oder Spartenbericht über denselben Zeitraum.
• Bleibt nach einem kurzen Fortschrittsbalken alles leer — keine Datei, keine Meldung, kein neuer Eintrag —, ist der Vorgang gescheitert. Der Grund steht im Protokoll des Finanzdienstes.
• Bei einer Sperre wegen fehlender Konten nennt der Server die Namen, die Weboberfläche gibt diesen Text aber nicht weiter.
• Der Zeitraum geht mit Datum und Uhrzeit an den Export. Ein „Bis" endet zu der Uhrzeit, die mitgeschickt wird, nicht zwangsläufig um Mitternacht.

Hinweis: „Es passiert nichts" ist kein Zeichen dafür, dass nichts passiert ist.

Menüpfad: Kassenmodule › FiBu

Woran Sie es erkennen

• Der Menüpunkt „FiBu" fehlt im Menü „Kassenmodule".
• „FiBu" ist da, aber einzelne der sechs Reiter fehlen oder zeigen eine leere Fläche.
• „FiBu Export" oder „FiBu Export Task" zeigen zuerst den Dialog „Fehlende Services aktivieren" statt eines Formulars.

Ursache

Vier voneinander unabhängige Sperren:

1. Die Berechtigung für die Kassenverwaltung fehlt. Daran hängen alle sechs Reiter.
2. Die Installation ist keine On-Premise-Installation. Alle sechs Reiter sind nur dort verfügbar.
3. Die Lizenz für den FiBu-Export fehlt. Dann fehlen die Reiter „FiBu Export" und „FiBu Export Task".
4. Der Finanzdienst ist nicht eingerichtet. Dann verschwindet der Reiter nicht, sondern zeigt vorher den Dialog „Fehlende Services aktivieren".

Behebung

1. Fehlt der ganze Menüpunkt: Lassen Sie Berechtigung und Installationsart prüfen.
2. Fehlen nur die beiden Export-Reiter: Lassen Sie die Lizenz für den FiBu-Export prüfen.
3. Erscheint der Dialog: Wählen Sie den Betrieb im Dialog und klicken Sie „Services anpassen".

Ergebnis

Nach „Services anpassen" erscheinen „Service FiBu Service erfolgreich gestartet" und „Servicekonfiguration erfolgreich erstellt". Beide Reiter sind danach ohne Dialog nutzbar. „Abbrechen" schließt den Dialog, ohne den Dienst einzurichten.

Felder im Dialog

Gut zu wissen

• Die sechs Reiter stehen in dieser Reihenfolge: Allgemein, Parameter, Konten, Kostenstellen, FiBu Export, FiBu Export Task.
• Die beiden Reporting-Wege auf denselben Export-Bildschirm haben diese vorgeschaltete Dienstprüfung nicht. Dort meldet der Bildschirm selbst, dass der Finanzdienst nicht eingerichtet ist.
• Der Menüpunkt „FiBu Export" unter Reporting zeigt nur einen Reiter. „FiBu Export Task" ist dort über „Reports" erreichbar.

Menüpfad: Kassenmodule › FiBu › FiBu Export Task

Woran Sie es erkennen

• Eine angelegte Export-Konfiguration exportiert nie, und es erscheint keine Fehlermeldung.
• Die Tabelle „Exporte" auf dem Reiter „FiBu Export" bleibt leer.
• Es kommt keine Mail beim Empfänger an.

Ursache

Eingerichtet wird der Zeitplan in der Weboberfläche, ausgeführt wird er von der Kassenanwendung auf der eingetragenen Kasse. Daraus folgen vier Ursachen:

1. Die eingetragene Kasse läuft nicht, oder ihr Aufgabendienst läuft nicht.
2. Die Nachricht über die Änderung hat die Kasse nicht erreicht. Der Aufgabenplaner liest seine Zeitpläne beim Start und nach dieser Nachricht neu ein.
3. Im Zeitplan steht die falsche Kasse. Der Aufgabenplaner holt nur Aufgaben, die zu seiner eigenen Nummer gehören oder keiner Kasse zugeordnet sind.
4. Der Export ist gelaufen und gescheitert. Ein Fehlschlag erzeugt keine Meldung in der Oberfläche und keine Mail.

Behebung

1. Prüfen Sie, ob die im Zeitplan eingetragene Kasse läuft.
2. Prüfen Sie das Protokoll dieser Kasse. Steht dort nichts, wurde der Zeitplan nicht gefahren.
3. Starten Sie nach einer Änderung am Zeitplan die Kassenanwendung neu, wenn die Änderung nicht greift.
4. Prüfen Sie, ob die Konfiguration überhaupt angelegt wurde: die neue Zeile in der Tabelle „Export Konfigurationen" ist der verlässliche Nachweis.
5. Prüfen Sie einen einzelnen Zeitraum ersatzweise mit einem Export von Hand.

Gut zu wissen

• Nach jeder Änderung am Zeitplan geht eine Nachricht an die eingetragene Kasse.
• Beim Ändern eines Zeitplans werden die bisherigen Auslöser gelöscht und neu angelegt; beim Löschen der Konfiguration verschwinden sie mit.
• Nach dem Löschen einer Konfiguration bleibt eine Meldung aus. Das ist so vorgesehen und keine Störung — prüfen Sie die Tabelle.
• Der Reiter „FiBu Export Task" erscheint nicht am Menüpunkt „FiBu Export" unter Reporting. Erreichbar ist er über Reporting › Reports › FiBu Export Task.
• Zeigt der Reiter statt des Formulars einen Hinweis auf den nicht eingerichteten Finanzdienst, siehe „Der Menüpunkt FiBu oder ein Reiter fehlt".

Menüpfad: Kassenmodule › FiBu › Konten

Ein FiBu-Export bricht ab, solange irgendwo ein FiBu-Konto fehlt. Der Reiter „Konten" zeigt selbst an, wo.

Woran Sie es erkennen

• Ein Akkordeon-Titel trägt eine hervorgehobene Zahl, zum Beispiel „1 fehlendes Konto" oder „61 fehlende Konten".
• Ein Kontofeld ist rot umrandet.
• Ein Feld zeigt am rechten Rand ausgegraut „NULL", obwohl es leer aussieht.
• Beim Exportversuch erscheint eine Meldung, die mit „Sparten ohne Fibu Konto Nummer:", „Kunden ohne Fibu Konto Nummer:", „Zahlungsmittel ohne Fibu Konto Nummer:" oder „Bargeldort ohne Fibu Konto Nummer:" beginnt und die Namen nennt.

Ursache

1. Der Zähler zählt die Zeilen ohne Konto, sobald mindestens ein Betrieb im Mandanten einen Exporttyp gesetzt hat. Er zählt unabhängig davon, ob ein Export läuft.
2. Der rote Rahmen steht an genau der Zeile, deren Konto leer ist.
3. Die Markierung „NULL" ist Absicht und kein Anzeigefehler: sie unterscheidet „nie gesetzt" von einem leeren Eintrag.
4. Die Vorprüfung des Exports fragt vier Bestände in dieser Reihenfolge ab: Sparten, Kunden, Zahlungsmittel der umsatzwirksamen Gruppe, Bargeldorte. Sie bricht beim ersten Treffer ab und meldet nur diese Gruppe.

Behebung

1. Tragen Sie in die roten Felder eine Kontonummer ein.
2. Starten Sie den Export erneut. Meldet er nun die nächste Gruppe, ist das dieselbe Prüfung eine Stufe weiter, keine neue Störung.
3. Meldet der Export Sparten mit gleichem Konto und verschiedenen Steuersätzen, suchen Sie die zweite Sparte mit diesem Konto: gemeldet wird die abweichende, nicht die falsche.
4. Geben Sie allen Sparten mit diesem Konto denselben Steuersatz oder der abweichenden Sparte ein eigenes Konto.

Gut zu wissen

• Die Vorprüfung liest Sparten, Kunden und Zahlungsmittel ohne Betriebsfilter. Ein Betrieb, der selbst nicht exportiert, kann einen anderen blockieren.
• Bei den Sparten zählt auch eine gelöschte Sparte mit; bei den Bargeldorten nicht.
• Die Bargeldortprüfung läuft nur, wenn das Kassabuch für den gewählten Betrieb aktiv ist.
• Ein Konto aus Leerzeichen gilt als leer und blockiert.
• Sobald Sie in ein Feld tippen, verschwindet die Markierung „NULL".
• Nachtragen lassen sich die Konten auch an der jeweiligen Stammdatenmaske.

Menüpfad: Kassenmodule › FiBu › Parameter

Was passiert mit der alten Exportdatei?

Beim Export von Hand wird sie gelöscht, bevor die neue entsteht. Alle Exporte eines Betriebs schreiben in dieselbe Datei — die unter „Exportpfad" eingestellte.

• Beim zeitgesteuerten Export entscheidet eine Einstellung am Betrieb, ob angehängt oder gelöscht wird. Ist ein Eintrag unter „E-Mail Empfänger" vorhanden, wird trotz Anhängen gelöscht.
• Zwei Exportformate brauchen je Export einen eigenen Dateikopf. Dort bricht der Export mit dem Hinweis ab, dass die Datei bereits existiert.
• Wer eine Exportdatei aufbewahren möchte, kopiert sie vor dem nächsten Export weg. Einen Verlauf der Dateien führt das System nicht, nur einen Verlauf der Exportvorgänge.
• Eine Datei, die noch in einem anderen Programm offen ist, lässt sich nicht löschen — dann scheitert der Export.

Warum kommt beim Steuerberater keine Mail an?

Der Eintrag unter „E-Mail Empfänger" löst für sich genommen nichts aus. Der automatische Versand greift beim zeitgesteuerten Export über die Kassenanwendung.

• Beim Export von Hand aus der Weboberfläche entsteht keine Mail.
• In der Kassenanwendung gibt es zusätzlich einen Knopf zum Versenden von Hand. Die Mail wird dabei nur vorbereitet und im Mailprogramm abgeschickt.
• Betreff und Text entstehen aus den Firmendaten des Betriebs und nennen den Zeitraum.

Warum gibt es beim Exporttyp Bexio keine Datei?

Bexio ist das einzige Format, das keine Datei erzeugt: es bucht direkt über eine Schnittstelle.

• „Exportpfad" trägt dort die Zieladresse der Schnittstelle und bleibt Pflichtfeld.
• Der Zugangsschlüssel ist ein eigenes Feld und erscheint nur bei diesem Exporttyp.
• Es wird kein Verzeichnis angelegt, keine Datei gelöscht und keine Stammdatendatei erzeugt.

Warum wächst die Stammdatendatei?

Weil an eine vorhandene Stammdatendatei angehängt wird, ohne Kopfzeile und ohne Vergleich. Sie sammelt damit über alle Exporte hinweg.

• Sie entsteht nur bei einem der beiden BMD-Formate, mit eingeschaltetem Schalter „Stammdaten exportieren", und nur wenn die Abfrage mehr als die Kopfzeile liefert.
• Scheitert die Abfrage, gilt der Export trotzdem als erfolgreich, und die Datei fehlt ohne Meldung. Die Abfrage bricht nach zwei Minuten ab.

Worin unterscheidet sich der Export an der Kassa?

Beide Wege nutzen dieselben Einstellungen am Betrieb, prüfen und melden aber anders.

• Die Weboberfläche bedient elf Exportformate, die Kassenanwendung mehr.
• Bei fehlenden Konten nennt die Weboberfläche die Namen der ersten betroffenen Gruppe, die Kassenanwendung die Anzahl je Gruppe.
• Nur die Weboberfläche prüft vorher, ob „Export Zahlungsmittelgruppe", „Buchungssymbol" und „Exporttyp" gepflegt sind.