Einrichtung & Technik: Funktionen im Überblick

Zielgruppe: Chef/Büro — technische Umsetzung durch APRO-Techniker
Typische Nutzung: Einmalig bei Inbetriebnahme einer neuen Kasse in Österreich
Aufruf: Fiskaltrust-Portal (portal.fiskaltrust.at) + Kasse → Berichte → RKSV

Zweck

Die RKSV (Registrierkassen-Sicherheitsverordnung) verpflichtet jeden Kassenbetreiber in Österreich, seine Belege fortlaufend zu signieren. Die Signatur wird über einen RKSV-Stick (Smartcard) erzeugt, der über den Dienstleister Fiskaltrust an die Kasse angebunden ist. Die Einrichtung passiert einmalig bei Inbetriebnahme und betrifft: Kunden-Anlage im Fiskaltrust-Portal, Hardware (RKSV-Stick) am Kassenrechner, Start-Beleg (Beginn der Signaturkette) und Meldung an FinanzOnline.

Ablauf aus Sicht des Chefs/Büros

1. Kontakt mit APRO-Techniker herstellen — Vor der erstmaligen Aktivierung. Die technische Einrichtung im Portal und auf der Kasse wird gemeinsam gemacht.
2. Kundendaten bereitstellen — Firmenname, Anschrift, Steuernummer, Ansprechpartner, Mail. Diese Daten braucht der Techniker für die Anlage im Fiskaltrust-Portal.
3. FinanzOnline-Zugang bereitstellen — Benutzerkennung und PIN für FinanzOnline. Ohne FinanzOnline-Zugang kann die Kasse nicht registriert werden.
4. RKSV-Stick in Empfang nehmen — Die Smartcard wird per Post geliefert (von Fiskaltrust) oder vom APRO-Techniker mitgebracht.
5. Techniker richtet ein: Kunde im Portal, CashBox, Queue, RKSV-Stick am Kassenrechner, Fiskaltrust-Dienst, AproSuite-Konfiguration.
6. Startbeleg erzeugen — Gemeinsam mit dem Techniker. Der Startbeleg ist der erste signierte Beleg und eröffnet die Signaturkette.
7. Startbeleg bei FinanzOnline registrieren — Über FinanzOnline → Registrierkassen → Registrierkasse anlegen. Der QR-Code des Startbelegs wird dort eingelesen (oder die Daten händisch erfasst).
8. Nullbeleg und Prüfung — Der Techniker macht einen Nullbeleg und prüft, ob die Signatur fehlerfrei erzeugt wird (QR-Code am Bon, kein Hinweis „Fiskalisierung ausgefallen").
9. Dokumentation erhalten — Chef bekommt: AES-Schlüssel (für Prüfer-Exporte), Login Fiskaltrust-Portal, Kopie des Startbelegs.

Was muss der Chef wissen

• RKSV-Stick ist Pflicht — Ohne Stick keine Signatur. Stick nie umsetzen oder austauschen, ohne den Techniker zu informieren.
• FinanzOnline-Meldung ist Pflicht — Erfolgt einmal nach der Einrichtung. Ohne Meldung ist die Kasse rechtlich nicht registriert.
• Startbeleg dauerhaft aufbewahren — Der Originalbeleg ist Pflichtdokument für den Steuerprüfer. Papier + Scan.
• AES-Schlüssel sicher ablegen — Wird beim Prüfer-Export (DEP-7) gebraucht. Sicher beim Unternehmer oder Steuerberater verwahren.
• Monats- und Jahresbelege — Die Kasse erzeugt automatisch Monats- und Jahresbelege. Der Jahresbeleg entspricht dem Monatsbeleg für Dezember und muss bis 15. Februar des Folgejahres über FinanzOnline oder die BMF-Belegcheck-App geprüft werden.

Einstellungen

• Fiskaltrust-Dienst am Kassenrechner — Einmal vom Techniker eingerichtet; läuft dauerhaft im Hintergrund.
• SignaturService-Einstellung AproSuite → Fiskalmanager — Fiskalisierungs-Profil anlegen, Digitaler Beleg optional aktivieren.
• Fiskaltrust-Login (portal.fiskaltrust.at) — Chef erhält nach Einrichtung einen Login. Dort einsehbar: Belegkette, Queue-Status, Jahresbelege.
• Automatische Jahresbeleg-Erinnerung — Mail-Erinnerung an den Chef im Januar. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)

Berechtigungen

Varianten

• Standard-Einrichtung (ein Betrieb, eine oder mehrere Kassen an einem Standort) — Ein RKSV-Stick pro Queue. Alle Kassen am Standort nutzen dieselbe Queue.
• Mehrere Betriebe — Pro Betrieb eine eigene Queue und ein eigener RKSV-Stick. Bei Filialen zusätzliche Anpassungen im Portal.
• Umzug an anderen Kassenrechner — Kein Neuanlegen nötig. Techniker baut den Stick am neuen Rechner ein und konfiguriert den Dienst neu. Die Signaturkette läuft weiter.
• Ersatz-Stick im Schadensfall — Fiskaltrust stellt einen Ersatz-Stick bereit. Während der Lieferzeit läuft die Kasse in einem Notbetrieb (Meldepflicht des Ausfalls, Nachsignatur nach Wiederinbetriebnahme).
• Mobile Variante (BonierApp ohne lokalen Stick) — Die BonierApp signiert über den zentralen Dienst an der Server-Kasse. Kein eigener Stick am Tablet/Handy.

Problembehebung

• „Fiskalisierung ausgefallen" auf dem Beleg → Siehe Artikel fiskalisierung-ausfall-beheben.md. Apro-Fiskaltrust-Dienst im Windows-Dienst neu starten ist häufig der erste Schritt, den der Techniker einleitet.
• Startbeleg-Meldung bei FinanzOnline schlägt fehl → Steuernummer und FinanzOnline-Kennung prüfen. Bei Erstregistrierung dauert die Aktivierung manchmal bis zum nächsten Werktag.
• Stick leuchtet nicht / wird nicht erkannt → USB-Anschluss wechseln, Windows-Geräte-Manager prüfen (erkennt er die Smartcard). Wenn weiterhin nicht, APRO-Techniker kontaktieren.
• „Queueversion zu alt" → Technisches Update-Thema. Wird vom APRO-Techniker im Portal nachgezogen.
• Jahresbeleg nicht automatisch erzeugt → Kasse lief in der Silvesternacht nicht. Manuellen Jahresbeleg erzeugen (AproSuite → RKSV → Jahresbeleg) und bei FinanzOnline melden.
• „Fiskaltrust-Datenbank voll" → Wartungsthema, das der Techniker mit SQL-Skripten löst. Für den Chef nur relevant, dass das Ticket aufgemacht wird.

Siehe auch

• fiskaltrust-an-abmeldung.md — Betreiberwechsel, Außerbetriebnahme, Stick-Tausch
• fiskalisierung-ausfall-beheben.md — Was tun bei laufendem Ausfall
• validations.md — Periodische Fiskaltrust-Prüfung
• finanzpruefung-at.md — Was der Prüfer kontrolliert
• digitaler-beleg.md — Baut auf Fiskaltrust auf
• Technische Einrichtung: Technik-Wiki („Fiskaltrust Installation AT")

Zielgruppe: Chef/Büro — technische Umsetzung durch APRO-Techniker
Typische Nutzung: Einmalig bei Inbetriebnahme einer neuen Kasse in Deutschland
Aufruf: Fiskaltrust-Portal DE (portal.fiskaltrust.de) + Kasse → AproSuite → Fiskalisierung

Zweck

In Deutschland schreibt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für jede Kasse vor. Die TSE ist ein kleiner USB-Stick (üblicherweise SWISSBIT), der jeden Beleg unveränderbar signiert. Die Anbindung an die Kasse läuft über Fiskaltrust Deutschland. Zusätzlich verlangt der Fiskus den DSFinV-K-Datenexport — ein standardisiertes Format für den Betriebsprüfer. Die Einrichtung passiert einmalig durch den APRO-Techniker; für den Chef geht es darum, die richtigen Unterlagen bereitzuhalten und den Registrierungs-Prozess mitzumachen.

Ablauf aus Sicht des Chefs/Büros

1. Kontakt mit APRO-Techniker aufnehmen — Vor der Aktivierung. Techniker klärt, ob Fiskaltrust-DE-Konto bereits besteht oder angelegt werden muss.
2. Stammdaten bereitstellen — Firmenname, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., Ansprechpartner, Mail. Für die Anlage im Fiskaltrust-DE-Portal.
3. TSE-Stick in Empfang nehmen — Meist SWISSBIT. Wird per Post zugestellt oder vom Techniker mitgebracht. Jede Kasse braucht einen eigenen TSE-Stick (ein Stick darf nicht an zwei Kassen gleichzeitig laufen).
4. Techniker richtet ein: Kunde im Portal, CashBox, Queue (DE), TSE-Zuweisung, Fiskaltrust-Dienst, Laufwerksbuchstabe U: für die TSE, AproSuite-Fiskalmanager.
5. Startvorgang und Nullbeleg — Techniker erzeugt den ersten signierten Beleg und prüft die Kette.
6. Registrierung beim Finanzamt — Seit 2023 ist das zentrale Mitteilungsverfahren aktiv. Chef/Steuerberater übermittelt über ELSTER oder „Mitteilungsverfahren Kassen" die TSE-Daten (Seriennummer, Zertifizierungs-ID).
7. Dokumentation erhalten — Chef bekommt: Fiskaltrust-DE-Login, TSE-Seriennummer, Kopie der Stammdaten.

Was muss der Chef wissen

• TSE-Laufzeit ist begrenzt — SWISSBIT-Sticks haben eine Hardware-Laufzeit (aktuell 5 Jahre ab Herstellung oder nach einer bestimmten Anzahl Signaturen). Rechtzeitig vor Ablauf muss der Stick getauscht werden.
• DSFinV-K ist der Export für den Prüfer — Bei einer Betriebsprüfung verlangt der Prüfer die DSFinV-K-Datei des geprüften Zeitraums. Die Kasse erstellt sie auf Anforderung.
• Belegausgabepflicht — Jede Transaktion bekommt einen Beleg. Papier oder Digitaler Beleg; der Kunde darf den Beleg ablehnen, der Beleg muss aber erzeugt werden.
• Ausfälle sind meldepflichtig — Bei längeren TSE-Ausfällen ist eine Mitteilung ans Finanzamt vorgesehen. Im Kasseninternen Meldewesen-Report werden Ausfälle automatisch dokumentiert.

Einstellungen

• Fiskaltrust-DE-Konto — Einmalig vom Techniker angelegt. Pro Kunde ein Account.
• TSE am Laufwerksbuchstaben — Üblicherweise U:. In der Windows-Datenträgerverwaltung vergibt der Techniker den Buchstaben.
• Fiskaltrust-URL und Port — Standard grpc://localhost:8093. Vom Techniker konfiguriert.
• AproSuite Fiskalmanager (DE) — AproSuite → Fiskalisierung → Typ DE aktiviert.
• DSFinV-K-Exportpfad — Wohin der Export abgelegt wird (Netzwerkordner, OneDrive, lokaler Ordner). (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Digitaler Beleg DE optional my.apro → Kassenmodule → Drucker & Profile → Profile — Der Digitale Beleg funktioniert auch in Deutschland und erfüllt die Belegausgabepflicht.

Berechtigungen

Varianten

• Ein Standort, eine Kasse — Ein TSE-Stick reicht.
• Ein Standort, mehrere Kassen — Pro Kasse ein TSE-Stick. Eine zentrale TSE für mehrere Kassen gibt es, ist aber bei APRO-Setups unüblich.
• Mehrere Betriebe/Filialen — Pro Betrieb ein eigenes Fiskaltrust-DE-Konto (oder Unter-Mandant). Pro Kasse ein Stick.
• Firmware-Update — SWISSBIT-Firmware wird gelegentlich aktualisiert. Das macht der Techniker über ein Fiskaltrust-Tool; die Kasse läuft während des Updates nicht.
• Cloud-TSE — In Deutschland ist Cloud-TSE technisch möglich, im APRO-Setup aktuell kein Standard. Bei Interesse APRO-Beratung anfragen.

Problembehebung

• „Sicherheitseinrichtung ausgefallen" → Siehe fiskalisierung-ausfall-beheben.md. Häufiger erster Schritt durch den Techniker: Apro-Fiskaltrust-Dienst im Windows-Dienst neu starten, Laufwerksbuchstabe prüfen.
• Stick wird nicht erkannt → USB-Port wechseln. Im Geräte-Manager prüfen, ob der Stick sichtbar ist. Ggf. Windows-Treiber aktualisieren.
• „TSE läuft bald ab" → Hinweis der Kasse oder im Fiskaltrust-Portal. Tausch über tse-tausch-deutschland.md.
• DSFinV-K-Export schlägt fehl → Exportordner-Pfad in my.apro prüfen (Netzwerk verbunden?). Fehlende TSE-Signaturen? Zuerst Nachsignatur, dann Export.
• Startvorgang schlägt fehl → Im Fiskaltrust-Portal prüfen, ob das APRO-Produkt zugewiesen ist. Techniker kontaktieren.
• Meldung ans Finanzamt unklar → Der Steuerberater kennt das Mitteilungsverfahren. APRO liefert die Seriennummer und Zertifizierungs-ID, der Steuerberater übermittelt.
• Kasse läuft, aber keine TSE-Signatur am Beleg → Oft ein Dienst-Problem. Der Techniker prüft den Fiskaltrust-Dienst-Status. Bis zur Wiederherstellung laufen die Belege ohne Signatur mit Ausfall-Hinweis.

Siehe auch

• tse-tausch-deutschland.md — Wechsel bei Ablauf/Defekt
• fiskalisierung-ausfall-beheben.md — Ausfall-Behandlung
• validations.md — Periodische Prüfung
• digitaler-beleg.md — Belegausgabepflicht erfüllen
• fibu-ablauf.md — DATEV Kassenarchiv ergänzt DSFinV-K
• Technische Details: Technik-Wiki („Fiskalisierung TSE Deutschland")

Zielgruppe: Finanzbehörden, Steuerberater, Prüfer und technisch Interessierte
Typische Nutzung: Nachweis der ordnungsgemäßen Aufzeichnung bei Betriebs-/Kassenprüfung
Gilt für: APRO Kassensystem ab Version 10.x (PC-Kassensystem auf Basis einer SQL-Datenbank)
Hersteller: APRO Kassensysteme GmbH

Zweck

Dieses Dokument richtet sich an Finanzbehörden, Steuerberater und Interessierte. Es beschreibt die in der Kassensoftware umgesetzten Maßnahmen zur Sicherstellung der gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen an eine korrekte und ordnungsgemäße Aufzeichnung und Verarbeitung von Kassentransaktionsdaten. Es dient als Verfahrensdokumentation im Sinne der GoBD bzw. der landesspezifischen Vorgaben.

Präambel

Das Bundesministerium für Finanzen in Deutschland (BMF) spezifiziert in den GoBD, der KassenSichV (inkl. TSE) und durch den §146 AO (inkl. DSFinV-K) die Anforderungen an Kassensysteme am umfassendsten.

Diese Vorgaben, als auch die gesetzlichen und steuerrechtlichen Vorgaben für Kassensysteme in Österreich, der Schweiz und in Italien, wurden im APRO Kassensystem nach bestem Wissen und Gewissen umgesetzt. Aktualisierungen in diesen Spezifikationen werden im Zuge der laufenden Weiterentwicklung des Kassensystems umgesetzt.

Unabhängig davon, in welchem Land (mit welchem Fiskalsystem) das Kassensystem eingesetzt wird, laufen die internen technischen Prozesse im Kassensystem immer gleich ab. Die folgenden Informationen beschreiben diese kassensysteminternen technischen Prozesse. Weiters werden nachfolgend länderspezifische Erfordernisse behandelt.

Datenstruktur Kassentransaktion / Kassengeschäftsfall

Die einzelnen Aktivitäten im Kassensystem (Bonieren, Abrechnen …) werden als Transaktionen abgebildet und in der Datenbank in den Tabellen Transaktion, Geschaeftsfall, GeschaeftsfallArtikel, BonierterArtikel und GeschaeftsfallZahlung gespeichert.

In der Tabelle Transaktion gibt es die Spalte Nummer und in der Tabelle BonierterArtikel die Spalte Finanzindex. Die Werte für diese Spalten werden jeweils beim Schreiben in die Tabelle von der Datenbank als fortlaufende Nummer vergeben und gespeichert.

Jede Tabelle hat eine Spalte Id bzw. Guid, die einen Datensatz in der Tabelle eindeutig identifiziert. Diese Id- bzw. Guid-Spalte einer Tabelle wird als Primärschlüssel bezeichnet. Über sogenannte Fremdschlüssel stehen diese Tabellen zueinander in Beziehung. Der Fremdschlüssel ist jener Spaltenwert, der in einer anderen Tabelle der Primärschlüssel ist (beispielsweise die TransaktionId in der Tabelle Geschaeftsfall).

Die einzelnen Datensätze sind also über ihre Fremdschlüsselwerte logisch miteinander verknüpft. Bereits beim Schreiben der Daten in die Datenbank wird dadurch sichergestellt, dass die Daten vollständig sind. Ein Geschäftsfall kann beispielsweise ohne Transaktion nicht gespeichert werden.

Einmal in der Datenbank gespeichert, können die Daten durch diese logische Verknüpfung nicht beliebig gelöscht werden. Das Löschen eines Geschaeftsfall-Datensatzes ist nicht möglich, weil dessen Primärschlüsselwert in der Tabelle GeschaeftsfallArtikel als Fremdschlüssel verwendet wird. In der Datenbank werden dadurch die Datenkonsistenz und Datenintegrität gewährleistet.

Nach der Fertigstellung einer Kassentransaktion / eines Kassengeschäftsfalls wird auf die Datensätze ausschließlich lesend zugegriffen.

Kassenfunktionen im Detail

Bonierung

Vom Bediener wird ein Tisch ausgewählt und Verkaufsartikel, die zuvor im Kassensystem angelegt und konfiguriert wurden, werden in der Bestellung (Bonierung) erfasst. Mit einem Klick auf „OK" werden die bonierten Artikel als Kassentransaktion / Kassengeschäftsfall in der Datenbank der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht gespeichert.

Es wird je ein Datensatz in den Tabellen Transaktion und Geschaeftsfall erstellt und für jeden Artikel ein Datensatz in den Tabellen GeschaeftsfallArtikel und BonierterArtikel. In der Tabelle BonierterArtikel bekommt jeder Datensatz eine fortlaufende Nummer (Finanzindex). Zusätzlich zur Referenz auf den Verkaufsartikel werden alle steuerlich relevanten Daten eines bonierten Artikels (Artikelnummer, ArtikelName, OriginalPreis, Sparte, MwSt …) in der Tabelle BonierterArtikel redundant gespeichert. Auch Informationen zum Tisch und Bediener werden redundant gespeichert.

In der Tabelle Geschaeftsfall wird für jede Bonierung in der Spalte Belegnr eine fortlaufende Nummer gespeichert, die mit dem Tagesabschluss wieder bei 1 beginnt. Die Spalte ZahlungsmittelgruppeId bleibt leer. In der Tabelle Transaktion wird für die TransaktionsTypId der Wert 1 (Bonieren) gespeichert. Die bonierten Artikel sind als offene Artikel nun am Tisch für die Weiterverarbeitung verfügbar.

Abrechnung

Vom Bediener wird die Funktion „Abrechnen" aktiviert und ein abzurechnender offener Vorgang (z. B. Tisch) ausgewählt. Offene Artikel werden für die Abrechnung erfasst und es werden ein oder mehrere Zahlungsmittel (Bar, Kreditkarte, Gutschein …) ausgewählt. Mit einem Klick auf „OK" werden die Artikel und Zahlungsmittel als Kassentransaktion / Kassengeschäftsfall in der Datenbank gespeichert.

Die ursprüngliche(n) Bonierung(en) wird/werden nicht verändert. Für jede Abrechnung wird in der Tabelle Geschaeftsfall eine fortlaufende Rechnungsnummer gespeichert und als Wert für die ZahlungsmittelgruppeId wird aufgrund des gewählten Zahlungsmittels der Wert 1 (Umsatzwirksam) gespeichert. In der Tabelle Transaktion wird für die TransaktionsTypId der Wert 3 (Abrechnen) gespeichert. Wichtig ist die VorgaengerId in der Tabelle GeschaeftsfallArtikel: Die Artikeldatensätze werden beginnend mit der Bonierung in dieser Tabelle bei jeder Verarbeitung miteinander verkettet.

Rabattierung

Werden bei der Abrechnung Rabatte gewährt, bleiben die ursprünglichen Artikeldaten erhalten. Der gewährte Rabatt wird als %-Satz (Rabattfaktor) in der Tabelle GeschaeftsfallArtikel gespeichert. Sämtliche Rabatte des Geschäftsfalls werden summiert in der Tabelle Geschaeftsfall in der Spalte RabattBetrag gespeichert und sind in der Spalte Betrag bereits abgezogen.

Werden direkt bei der Bonierung Rabatte gewährt, wird der gewährte Rabatt-%-Satz in den Tabellen BonierterArtikel und GeschaeftsfallArtikel jeweils in der Spalte Rabattfaktor gespeichert und für die Weiterverarbeitung herangezogen. Beispiel: 5 % Rabatt ⇒ Rabattfaktor 0,95.

Trinkgeld

Wird bei der Abrechnung ein Trinkgeld erfasst, wird dieses in der Tabelle Geschaeftsfall in der Spalte TipBetrag gespeichert und ist im Geschäftsfallbetrag (Spalte Betrag) bereits enthalten.

Verschiebung

Offene Artikel auf einem Tisch können auf einen anderen Tisch übertragen (verschoben) werden. Wie bei der Abrechnung beschrieben, wird dabei die ursprüngliche Bonierung nicht verändert. Es wird je ein neuer Datensatz in den Tabellen Transaktion und Geschaeftsfall erzeugt und für jeden Artikel ein Datensatz in der Tabelle GeschaeftsfallArtikel. Diese werden über die VorgaengerId verkettet. In der Tabelle Transaktion wird für die TransaktionsTypId der Wert 2 (Verschiebung) gespeichert; in der Tabelle Geschaeftsfall bleibt die Spalte ZahlungsmittelGruppeId leer.

Nicht umsatzwirksame Abrechnung

Artikel, die im Kassensystem durch Bonierung erfasst wurden, können aus diesem nicht mehr entfernt werden. Neben der „normalen" umsatzrelevanten Abrechnung können Artikel „nicht umsatzwirksam" auf Werbung, Eigenverbrauch, Schwund, Kaputt … abgerechnet werden.

Vom Bediener wird die Funktion „Storno / Werbung" aktiviert, die Artikel und das entsprechende Zahlungsmittel werden ausgewählt und mit Klick auf „OK" als Kassentransaktion / Kassengeschäftsfall gespeichert. Auch für nicht umsatzwirksame Abrechnungen wird die fortlaufende Rechnungsnummer in der Tabelle Geschaeftsfall gespeichert. In der Tabelle Transaktion wird für die TransaktionsTypId der Wert 24 (Abrechnen HSK) gespeichert und in der Tabelle Geschaeftsfall für die ZahlungsmittelgruppeId aufgrund des gewählten Zahlungsmittels der Wert 2 (nicht Umsatzwirksam).

Storno

Sollen Artikel ohne weitere buchhalterische Relevanz „ausgebucht" werden, steht dem Bediener die Abrechnung auf das Zahlungsmittel Storno zur Verfügung. Auch in diesem Fall wird eine entsprechende Kassentransaktion in der Datenbank gespeichert, die fortlaufende Rechnungsnummer wird vergeben und die Artikel werden mit ihren Vorgängern verkettet. TransaktionsTypId 4 (Stornieren), ZahlungsmittelGruppeId 4 (Storno).

Transfer

Artikel, die in einem externen System (Hotel, WaWi …) weiterverarbeitet werden, können auf entsprechende Zahlungsmittel abgerechnet werden. In Abstimmung mit dem Betreiber bzw. dessen steuerlicher Vertretung wird das Zahlungsmittel als umsatzwirksam bzw. nicht umsatzwirksam eingestuft.

• Umsatzwirksam: TransaktionsTypId 3 (Abrechnen), ZahlungsmittelGruppeId 8 (Transfer Umsatzwirksam).
• Nicht umsatzwirksam: TransaktionsTypId 3 (Abrechnen), ZahlungsmittelgruppeId 3 (Transfer nicht Umsatzwirksam).

In der Tabelle Geschaeftsfall wird in der Spalte BelegNr eine fortlaufende Transfer-Belegnummer gespeichert.

Lieferschein

Offene Artikel, die der Kunde/Gast erst zu einem späteren Zeitpunkt fakturiert bekommen möchte (Monatssammelrechnung, Rechnung an die Firma …), werden als Lieferschein abgerechnet. In der Tabelle Geschaeftsfall wird in der Spalte BelegNr die fortlaufende Lieferscheinnummer gespeichert. TransaktionsTypId 3 (Abrechnen), ZahlungsmittelgruppeId 5 (Lieferschein). Unmittelbar nach der Abrechnung ist der Lieferschein zur Weiterverarbeitung im Fakturamodul verfügbar.

Ausgangsrechnung

Im Fakturamodul werden offene Lieferscheine in Ausgangsrechnungen überführt — einzeln, als Sammelrechnung oder auf mehrere Rechnungen aufgeteilt. Es wird ein neuer Kassengeschäftsfall erzeugt und in der Datenbank gespeichert; die Artikel werden auf ihren Vorgänger (LieferscheinGeschaeftsfallArtikel) verkettet. In der Tabelle Geschaeftsfall wird eine fortlaufende Ausgangsrechnungsnummer gespeichert. TransaktionsTypId 14 (ARAusstellen), ZahlungsmittelgruppeId 6 (Ausgangsrechnung).

Ausgangsrechnung Zahlung

Die Bezahlung einer Ausgangsrechnung wird im Normalfall per Überweisung getätigt und in der Buchhaltung ausgeziffert. Diese Auszifferung kann auch im Kassensystem vorgenommen werden. Dabei wird für eine Ausgangsrechnung ein weiterer Kassengeschäftsfall erzeugt, der über die VorgaengerId mit dem Geschäftsfall der Ausgangsrechnung verkettet ist. TransaktionsTypId 25 (Abrechnen AR), ZahlungsmittelGruppeId 7 (Konto).

Nachdruck

Soll ein Geschäftsfall nochmalig ausgedruckt werden, wird auch diese Aktion als eigener Geschäftsfall gespeichert. Die originalen Geschäftsfalldaten werden dupliziert und als neue Kassentransaktion gespeichert. TransaktionsTypId 21 (AbrechnenNachdruck). Der neue Geschäftsfall wird mit dem originalen über die VorgaengerId verknüpft. Am Ausdruck wird die Tatsache des Nachdruckes kenntlich gemacht.

Rückabwicklung

Das Kassensystem bietet keine Möglichkeit, Geschäftsfälle nachträglich zu bearbeiten. Um Korrekturen zu erreichen, müssen Kompensationsgeschäftsfälle erstellt werden:

• Falscher Tisch boniert ⇒ Artikel auf den richtigen Tisch verschieben.
• Falsch verschoben ⇒ erneute Verschiebung auf den richtigen Tisch.
• Zu viele/falsche Artikel boniert ⇒ stornieren oder auf ein nicht umsatzwirksames Zahlungsmittel abrechnen.
• Abrechnung Bar erfasst, Gast zahlt doch mit Karte + Trinkgeld ⇒ originalen Geschäftsfall „zurückholen" und neu abrechnen.

Die Rückholung wird als neuer Geschäftsfall erfasst und über die Spalte VorgaengerId mit dem originalen Geschäftsfall verkettet. Für den Rückholungsgeschäftsfall werden die originalen Daten dupliziert, die Zahlenwerte (Betrag, TipBetrag, RabattBetrag, GeschaeftsfallZahlung.Betrag, GeschaeftsfallArtikel.Preis) werden mit -1 multipliziert und gespeichert. TransaktionsTypId 5 (RechnungZurückholen). Nach der Rückholung sind die Artikel wieder offen am Tisch.

Tagesabschluss

Ein Tagesabschluss kann automatisiert oder manuell erzeugt werden. Über einen Parameter kann gesteuert werden, ob ein Tagesabschluss erstellt werden kann, wenn es noch offene Artikel gibt. Es wird ein Datensatz in die Tabelle Transaktion mit TransaktionsTypId 16 (Tagesabschluss) gespeichert. In der Tabelle Tagesabschluss (über die TransaktionId mit Transaktion verknüpft) werden die Detaildaten gespeichert: eine fortlaufende Tagesabschlussnummer und der abgedeckte Transaktionsnummernbereich (Bsp. 1–10, 11–50, 51–300 …). Sind beim Abschluss noch offene Artikel vorhanden (sofern erlaubt), werden diese in TagesabschlussOffeneArtikel gesichert.

Auf Basis des Tagesabschlussdatensatzes wird ein Bericht aufgerufen, der ein PDF erzeugt, das am Datensatz gespeichert wird (optional auch automatisiert ausgedruckt). Das PDF enthält mindestens:

• Firmenname und -anschrift
• Erstellungsdatum
• Bediener
• Transaktionsnummer
• erste und letzte Buchung des Tagesabschlusses
• Steuerbelastung und Nettoumsätze
• Finanzwege
• Offene Buchungen
• Rechnungsänderungen

Auswertung, Kassabuch und Kassasturz

Berichte

Das Modul Berichte ermöglicht die Auswertung der gespeicherten Kassengeschäftsfälle. Zur Datenübertragung in die Buchhaltung stehen Spartenbericht, Artikelbericht und Zahlartenbericht zur Verfügung; alternativ kann auch der Tagesabschluss verwendet werden. Es wird empfohlen, die jeweilige Buchungsgrundlage (Berichte bzw. Tagesabschluss) auszudrucken und in der Buchhaltung abzulegen.

Virtueller Tag

Umsätze nach Mitternacht sollen in Berichten und Buchhaltung oft noch dem Vortag zugerechnet werden. Dafür kann ein Zeitpunkt für einen „virtuellen Tageswechsel" definiert werden. In den Tabellen Transaktion und Geschaeftsfall wird der VirtuellerTag zusätzlich zum tatsächlichen Buchdatum gespeichert und kann für die zeitliche Filterung in Reports verwendet werden.

Kassabuch

Optional kann das Kassabuchmodul aktiviert werden. Dann werden sämtliche Geschäftsfälle mit BAR-Zahlung zusätzlich als Kassen-(Kassabuch-)Transaktion erfasst und auf „Bargeldorte" gebucht. Zusätzliche Bargeldverschiebungen (Wechselgeld, Abschöpfung …) werden jeweils als eigene Kassentransaktion gespeichert und sind über Berichte bzw. die Journalfunktion jederzeit nachvollziehbar.

Kassasturzfähigkeit

Bei aktiviertem Kassabuchmodul kann für jeden Bargeldort jederzeit der aktuelle Barbestand abgefragt werden. Ohne aktiviertes Kassabuch ist extern ein Kassabuch zu führen. Am Tagesabschluss (Abschnitt Finanzwege) werden die laufenden Umsätze seit dem letzten Tagesabschluss je Bezahlart dargestellt. Unter Berücksichtigung externer Kassabuchaufzeichnungen kann somit mit dem Tagesabschluss jederzeit ein Kassasturz gemacht werden.

Datensicherheit und Datenintegrität

Datensicherheit

Schutz der Daten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff und Manipulation. Die generierten Daten werden in einer SQL-Server-Datenbank gespeichert. Die Zugangsdaten zum SQL-Server und zur Datenbank sind dem Benutzer unbekannt, wodurch die Daten vor direktem Zugriff geschützt sind. Regelmäßige (empfohlen: tägliche) Backups auf ein externes Medium oder in die Cloud stellen sicher, dass bei Hardwaredefekten Datenverluste weitestgehend vermieden werden. Da sämtliche gesetzlich und steuerrechtlich relevanten Daten in der Datenbank liegen, kann die zusätzliche Sicherung von Kassensystemkomponenten entfallen. In den Benutzeroberflächen ist ein Berechtigungssystem umgesetzt, das je Bediener steuert, welche Aktivitäten ausgeführt werden dürfen.

Datenintegrität

Schutz der Daten vor nachträglichen Änderungen ohne entsprechende Kennzeichnung bzw. Protokollierung. Kassengeschäftsfälle werden vom System erfasst und in der Datenbank festgeschrieben; Weiterverarbeitungen verändern diese nicht, sondern erfassen zusätzliche, zum Vorgänger verkettete Geschäftsfälle.

Stammdatenänderungen werden in den Kassenbewegungsdaten sichtbar: Mit jeder Bonierung werden viele Stammdatenwerte (Artikel, Sparte, Tisch, Kellner …) denormalisiert in den Bewegungsdaten gespeichert, sodass Stammdatenänderungen seit der Erstprogrammierung nachvollziehbar sind. Zusätzlich wurde für diverse Stammdaten (Betrieb, Artikel, Tisch, Sparte, Zahlungsmittel …) ein Änderungsverlauf umgesetzt.

Datenzugriff und Datenbereitstellung

Der unmittelbare lesende Zugriff auf Kassensystemdaten ist über die Berichte möglich. Für viele Reports gibt es neben PDF/Ausdruck zusätzlich den CSV-Export. Zur Weitergabe an Dritte gibt es viele Schnittstellen, die — wie die Reports — ausschließlich lesend auf die Kassentransaktionen zugreifen. Datenexporte an externe Systeme werden als eigene Transaktion (TransaktionsTypId 26) erfasst und in der Tabelle Export protokolliert.

Datenzugriff Außenprüfung

Ein Export der Kassensystemdaten an sachverständige Dritte zum Zweck der Außenprüfung kann jederzeit erstellt werden. Dieser Finanzexport besteht aus 5 CSV-Dateien (Transaktion, Geschaeftsfall, GeschaeftsfallArtikel, GeschaeftsfallZahlungen und Bonierjournal), die mit den im Datenmodell beschriebenen Tabellen gleichzusetzen sind. Die Feldbeschreibungen finden sich am Ende dieses Dokuments.

Verfahrensdokumentation

Als Verfahrensdokumentation dient die Online-Hilfe sowie dieses Dokument. Die Online-Hilfe ist unter apro.at/hilfe aufrufbar und öffentlich zugänglich.

Fiskalisierung

Für die Erfüllung länderspezifischer rechtlicher Erfordernisse hinsichtlich der Absicherung von Kassengeschäftsfällen (Fiskalisierung) arbeitet APRO mit der Fa. fiskaltrust zusammen und nutzt die fiskaltrust.Middleware. Die Kassengeschäftsfälle werden unmittelbar nach der Erfassung gespeichert, noch vor dem Ausdruck von Belegen an die fiskaltrust.Middleware übergeben, von dieser signiert; die zurückgelieferten Signaturdaten werden in Tabellen der Kassendatenbank in logischer Verbindung zur Kassentransaktion gespeichert.

Konformität

Alle beschriebenen Funktionen können nur von Benutzern mit der dafür notwendigen Berechtigung getätigt werden. Sämtliche Funktionen werden in der Verantwortung des berechtigten Benutzers, in letzter Konsequenz des Kassensystembetreibers (Unternehmers), ausgeführt. Aufgrund des geschilderten Programmablaufs wird der Nachweis der vollständigen, richtigen und lückenlosen Erfassung aller Geschäftsvorfälle und allfälliger nachträglicher Änderungen gewährleistet.

Länderspezifische Erfordernisse: Deutschland

GoBD

GoBD = „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Festgelegt vom BMF mit Schreiben vom 14.11.2014 (wirksam ab 01.01.2015), Neufassung 28.11.2019 (gültig ab 01.01.2020), weitere Aktualisierung 11.03.2024 (gültig ab 01.04.2024). Diese Grundsätze werden im APRO Kassensystem nach bestem Wissen und Gewissen umgesetzt.

KassenSichV

Durch die KassenSichV werden zusätzliche Standards zur Verhinderung von Manipulationen verbindlich vorgeschrieben. Basis ist das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" vom 16.12.2016 sowie die Kassensicherheitsverordnung vom 26.09.2017 (in Kraft ab 01.01.2020). Kassensysteme müssen mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE) vor Manipulation geschützt werden. APRO nutzt dafür die fiskaltrust.Middleware; hauptsächlich verwendet wird die Swissbit-TSE als USB-TSE.

DSFinV-K Export

Ein Datenexport im DSFinV-K-Format kann jederzeit abgerufen werden. Der Bediener erfasst den Zeitbereich; als Ergebnis werden im ausgewählten Exportpfad eine ZIP-Datei mit den DSFinV-K-Daten sowie eine TAR-Datei mit den TSE-TAR-Files erzeugt.

GoBD-Export

Zusätzlich können die Kassensystemdaten wie im allgemeinen Teil beschrieben bereitgestellt werden. Im Export sind dann zusätzlich eine index.xml mit den Feldbeschreibungen der CSV-Dateien und die gdpdu-01-09-2004.dtd enthalten. Diese sind für den Import in die Prüfsoftware IDEA notwendig.

Länderspezifische Erfordernisse: Österreich

RKSV

In der Registrierkassensicherheitsverordnung wird die technische Umsetzung der Manipulationssicherheit elektronischer Aufzeichnungssysteme geregelt. APRO nutzt die fiskaltrust.Middleware; es stehen alle am Markt verfügbaren Vertrauensdiensteanbieter und deren RKSV-Produkte zur Verfügung. Hauptsächlich verwendet wird die ATRUST-SmartCard als USB-Stick; in virtualisierten Umgebungen kommt häufig ein Hardware-Sicherheitsmodul (HSM) von PRIMESIGN zum Einsatz.

Kassennachschau Null-Beleg, DEP7

Wie in der RKSV vorgesehen, kann jederzeit ein Nullbeleg erstellt werden. Auf mobilen Eingabegeräten (Orderman, Handy) gibt es keine explizite Null-Beleg-Funktion; da jede Abrechnung auf Bar mit Betrag 0 einen Null-Beleg darstellt, kann auch dort durch Bonierung und Abrechnung eines Artikels mit Preis 0 auf BAR ein Nullbeleg ausgehändigt werden. Berechtigte Benutzer können jederzeit das in der RKSV spezifizierte DEP7-Protokoll abrufen und den Prüfungsorganen bereitstellen.

E131-Datenexport

Zusätzlich zum allgemeinen Datenexport können die Kassendaten zu Prüfungszwecken in einem vereinfachten Format bereitgestellt werden (FinanzArtikelJournal und FinanzZahlungJournal), umgesetzt als Berichte mit CSV-Ausgabe. Das FinanzArtikelJournal beinhaltet die Geschäftsfalldaten inkl. Artikeldaten, das FinanzZahlungJournal die Zahlungsdaten der Abrechnungsgeschäftsfälle. Beide Exporte können in die Prüfsoftware ACL importiert werden (dokumentierte Vorlage vorhanden).

Länderspezifische Erfordernisse: Italien

Fiskaldrucker (RT-Drucker)

Umsatzrelevante Geschäftsfälle müssen über den Fiskaldrucker gedruckt werden. APRO nutzt die fiskaltrust.Middleware, um die Geschäftsfälle an den Fiskaldrucker zu übergeben. Für die einzelnen Fiskaldrucker müssen Tagesabschlüsse erzeugt werden; dafür werden im Kassensystem die Geräteabschläge genutzt und an die Middleware übergeben.

Elektronische Rechnung

Rechnungen an Unternehmen (B2B) müssen als elektronische Rechnung übermittelt werden — sowohl direkt bezahlte Geschäftsfälle als auch Rechnungen auf Ziel. Aus den kassensysteminternen Daten wird die elektronische Rechnung als XML erzeugt und in der Datenbank gespeichert. Das XML wird per API in ein Portal übertragen, das die Zustellung und Weiterleitung an die Sistema di Interscambio (SDI) abwickelt. Alternativ kann das XML in einen konfigurierten Pfad exportiert und manuell hochgeladen werden.

Transaktionen (Transaktionstypen)

Die einzelnen Aktivitäten im Kassensystem sind als Transaktionen abgebildet. In den bereitgestellten Daten eines Finanzexports sind sie in den Dateien FinanzArtikelJournal und FinanzZahlungJournal in den ersten beiden Spalten ersichtlich. Eine Transaktion ist über ihre ID eindeutig identifizierbar.

Code-Abgleich: ID 41 wurde gegenüber dem ursprünglichen Doku-Stand von CardCompleteKassenschnitt in TerminalKassenschnitt umbenannt (ab Version 9.8.24). In der Datenbank-Tabelle TransaktionTyp bestehen einzelne Schreibvarianten (z. B. ID 10 BestallmanagerUndo, ID 18 Kellneruebergabe, ID 31 GaesteanzahlKorrigieren). Maßgeblich (SSOT) ist die Tabelle dbo.TransaktionTyp (suite/Executeables/DbScripts/Stammdaten/TransaktionTyp.sql + UpdateScripts).

Gerätetypen

Transaktionen können über verschiedene Eingabesysteme erstellt werden. Die folgende, fachlich-konzeptionelle Übersicht stammt aus dem ursprünglichen Doku-Stand:

Code-Abgleich (Tabelle GeraetTyp): Die tatsächliche Stammdaten-Tabelle dbo.GeraetTyp (suite/Executeables/DbScripts/Stammdaten/GeraetTyp.sql + UpdateScripts) verwendet eine abweichende Nummerierung und Benennung gegenüber der konzeptionellen Übersicht oben. Maßgeblich für Transaktion.GeraetId ist diese Tabelle:

Zahlungsmittelgruppen

Für die Ermittlung der Tageslosung sind die Transaktionen 3 (Abrechnen) und 5 (Rechnung Zurückholen) in Kombination mit den Zahlungsmittelgruppen 1 (Umsatzwirksam) und 8 (Transfer Umsatzwirksam — sofern verwendet) maßgeblich.

Belegnummernerstellung

Belegnummern werden in unterschiedlichen Nummernkreisen geführt:

In der Datei FinanzArtikelJournal kann es Datensätze mit gleicher Belegnr geben — einerseits durch Überschneidungen der Belegnummernkreise, vor allem aber, weil eine Transaktion mehrere Artikel beinhalten kann.

Feldbeschreibungen der Exportdateien

Transaktion.csv

Geschaeftsfall.csv

GeschaeftsfallArtikel.csv

BonierterArtikel.csv (Bonierjournal)

GeschaeftsfallZahlungen.csv

Code-Abgleich: Die Spalten ab ExternerZahlungsmitteltypeId (externe Zahlungsmittel, Gutschein- und Hotelschnittstellen-Felder HMS*) sind im aktuellen Export enthalten, im ursprünglichen Doku-Stand jedoch nicht aufgeführt (GDPdU/index.xml, ExportGeschaeftsfallZahlungDto).

Vereinfachtes Format — FinanzArtikelJournal.csv

Vereinfachtes Format — FinanzZahlungJournal.csv

Code-Abgleich: Die Spalte BelegNrFiskalisierung (Belegnummer aus der Signatur-/Fiskalisierungstabelle) ist im aktuellen Bericht enthalten, im ursprünglichen Doku-Stand jedoch nicht aufgeführt.

Quelle

Inhaltlich basierend auf der APRO Systembeschreibung (PDF, 19 Seiten), die der Fiskus in Österreich als Verfahrensdokumentation verlangt. Dieses Dokument wird über die Online-Hilfe apro.at/hilfe sowie über den „Verfahrensdokumentation"-Link im Finanz-Bereich von my.apro bereitgestellt (Story — Finanzprüfungsexport & RKSV).

Siehe auch

• finanzpruefung-at.md — Ablauf einer österreichischen Finanz-/Kassenprüfung (Prozesssicht)
• fiskaltrust-einrichtung-at.md — Basis der RKSV-Konformität
• tse-deutschland-einrichten.md — KassenSichV/TSE für Deutschland
• null-beleg.md — Nullbeleg im Bon

Zielgruppe: Chef (Einrichtung), Kellner (Ausgabe am Gast)
Typische Nutzung: Bei jeder Rechnung, als Alternative oder Ergänzung zum Papierbeleg
Aufruf: Kasse → Abrechnung → Beleg-Ausgabe wählen · Konfiguration: my.apro → Kassenmodule → Drucker & Profile → Profile

Zweck

Der Digitale Beleg ersetzt oder ergänzt den Papier-Bon: Der Gast bekommt die Rechnung als QR-Code aufs Handy, per Mail oder als Schnipsel-Ausdruck mit Verweis-Link. Das spart Papier und Thermorollen, erfüllt die Belegausgabepflicht und ist in Österreich und Deutschland mittlerweile rechtlich anerkannt. Der Gast entscheidet, in welcher Form er den Beleg möchte — die Belegausgabepflicht des Unternehmers ist damit erfüllt.

Rechtlicher Rahmen

• Österreich (Belegerteilungspflicht RKSV): Der Beleg muss dem Kunden zugänglich gemacht werden. Wenn der Gast zum QR-Code Zugang hat (Display mit Touch, gescannter Aufsteller, Bonierhandy-Bildschirm), reicht das. Anderenfalls Schnipsel-Ausdruck.
• Deutschland (Kassensicherungsverordnung): Belegausgabepflicht seit 2020. Der Beleg kann elektronisch übergeben werden, wenn der Kunde das akzeptiert. Der Schnipsel-Ausdruck mit QR-Code ist die sichere Standardvariante.
• Gast lehnt Beleg ab: Beleg muss trotzdem erzeugt werden (Dokumentationspflicht). Der nicht-mitgenommene Papierbeleg wandert in den Papierkorb der Kasse. Beim Digitalen Beleg entfällt dieser Punkt — der Beleg liegt elektronisch in der Fiskaltrust-Cloud.

Ablauf

Typischer Ablauf im Betrieb (Gast hat die Wahl):

1. Abrechnung starten — Kellner schließt den Tisch wie gewohnt ab.
2. Beleg-Ausgabe wird angezeigt — Je nach Druckprofil öffnet sich ein Dialog: Papier, Mail, QR am Display, Schnipsel oder eine Kombination.
3. Gast wählt — „QR-Code zum Scannen", „Per Mail", „Papier". Der Kellner bestätigt.
4. QR-Code anzeigen/drucken — Entweder am Kundendisplay mit Touch, am Bonierhandy-Bildschirm oder als Schnipsel mit aufgedrucktem QR.
5. Gast scannt oder bekommt Mail — Rechnung öffnet sich im Browser (PDF). Das Dokument liegt in der Fiskaltrust-Cloud und ist dauerhaft abrufbar.
6. Fertig — Keine weitere Aktion des Kellners nötig.

Ausgabe-Varianten

• Schnipsel-Ausdruck mit QR (Variante A, Standard) — Kleiner Thermobon mit Datum, Uhrzeit, Betrag, Betrieb und QR-Code. Der Gast scannt und ruft die vollständige Rechnung ab. Standard in Betrieben ohne Kundendisplay mit Touch.
• Digitale Visualisierung am Kundendisplay (Variante B) — QR-Code erscheint groß am Display, der Gast scannt direkt vom Bildschirm. Kein Bonpapier.
• QR am Bonierhandy (mobil) — Der Kellner hält dem Gast das Bonierhandy hin, der Gast scannt.
• Mail-Beleg — Der Gast nennt seine Mail-Adresse; der Beleg kommt als PDF per Mail. Typisch für Stammgäste und B2B-Gäste.
• Tagscan (QR-Aufsteller) — Dauerhafter QR-Aufsteller am Tisch. Der Gast scannt, landet auf einer Tagesseite und findet dort seine eigene Rechnung nach Uhrzeit/Betrag. Eignet sich für Schnellgastronomie.
• Papier-Beleg (klassisch) — Bleibt jederzeit möglich, auch parallel zum Digitalen Beleg.

Einstellungen

• Fiskaltrust-Helper konfigurieren Fiskaltrust-Portal → CashBox → Helper — Einmalige technische Einrichtung durch den APRO-Techniker. Nach der Einrichtung wird jeder Beleg automatisch in die Fiskaltrust-Cloud hochgeladen.
• Digitaler Beleg aktivieren — Schaltet die Funktion im Betrieb frei. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Druckprofil wählen — Standard-Profil pro Kasse: Schnipsel, Digital oder Kombi. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Zahlungsmittel-Freigabe my.apro → Kassenmodule → Payment → Zahlungsmittel → [Zahlungsmittel] — Pro Zahlungsmittel einstellbar, ob der Digitale Beleg erlaubt ist (z.B. Bar: immer Papier, Karte: Digital).
• Logo für Digitalen Beleg Fiskaltrust-Portal → Standorte → Logo — Das Betriebslogo erscheint auf der Cloud-Rechnung. Optional.
• Mail-Versand aktivieren — Mail-Adresse des Gasts wird bei der Abrechnung abgefragt. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)

Berechtigungen

Problembehebung

• „QR-Code am Schnipsel lässt sich nicht scannen" → Thermobon verblasst? Drucker-Qualität auf höher einstellen (my.apro → Drucker → Druckqualität). Bei Lichtreflexion: Schnipsel unter Tischkante halten.
• „Mail-Beleg kommt nicht an" → Spam-Ordner des Gastes. Mail-Adresse im Abrechnungsdialog kontrollieren (Tippfehler). Wenn das Problem häufig auftritt: Mail-Server-Einstellung prüfen.
• Fiskaltrust-Cloud nicht erreichbar (Internet-Ausfall) → Kasse schaltet automatisch auf Papier-Beleg um. Sobald das Internet wieder da ist, werden die letzten Belege nachgeladen.
• „Helper POSAPI fehlt" (Einrichtung) → Im Fiskaltrust-Portal muss in der CashBox der POSAPI-Helper hinzugefügt sein. APRO-Techniker kontaktieren.
• Gast möchte später auf denselben Beleg zugreifen → Der Link zur Cloud-Rechnung bleibt dauerhaft gültig. Gast kann den QR jederzeit erneut scannen.
• „Zahlungsmittel Karte — Papier-Beleg trotzdem" → Zahlungsmittel-Einstellung prüfen: Ist „Digitaler Beleg erlaubt" aktiv? Druckprofil auf Digital umstellen.
• Digitaler Beleg an zweiter Kasse fehlt → Druckprofil pro Kasse prüfen. Möglicherweise hat diese Kasse noch das alte Profil „Papier" aktiv.

Siehe auch

• fiskaltrust-einrichtung-at.md — Voraussetzung für Digitaler Beleg in Österreich
• tse-deutschland-einrichten.md — Voraussetzung in Deutschland
• ../bonneu/druckprofile.md — Druckprofile pro Gerät
• rechnung-zurueckholen.md — Storno wirkt auch auf Digitale Belege (Stornobeleg in Cloud)
• ../kiosk/belegausgabe-papier-qr.md — Digitaler Beleg am SB-Kiosk

Zielgruppe: Chef oder Büro/Buchhaltung
Typische Nutzung: Einmal pro Monat nach Monatsabschluss (oder je nach Vereinbarung mit Steuerberater auch täglich/wöchentlich)
Aufruf: my.apro → Reporting → FiBu Export → FiBu Export

Zweck

Der FiBu-Export liefert dem Steuerberater alle Kassen-Umsätze des gewählten Zeitraums als Buchungsdatei — im Format seines Buchhaltungsprogramms (DATEV, BMD, Bexio, Mesonic, Abacus, Addison, DVO, Orlando, RZL). Damit erspart ihr euch und dem Steuerberater das händische Nacherfassen und die typischen Abtipp-Fehler.

Ablauf

Typischer Monats-Ablauf:

1. Alle Tische schließen — Offene Tische würden erst im Folgemonat gebucht. Am letzten Werktag des Monats also sicherstellen, dass nichts mehr offen ist.
2. Tagesabschluss machen — Auf allen Kassen den Tagesabschluss durchführen.
3. Kassabuch prüfen — Entnahmen, Einlagen und Bargeld-Bewegungen für den Monat sind im Kassabuch erfasst.
4. In my.apro einloggen und Berichte → FiBu-Export öffnen.
5. Zeitraum wählen: „Vormonat" (oder freier Zeitraum).
6. Betrieb wählen (falls ihr mehrere habt).
7. Export starten — Die Kasse prüft automatisch, ob alle Sparten, Zahlungsmittel und Bargeldorte ein FiBu-Konto hinterlegt haben. Fehlt etwas, kommt eine Meldung mit der Stelle, die zu korrigieren ist.
8. Ergebnis prüfen — Die Datei landet im hinterlegten Exportordner (oder kommt per Mail). Bei Bexio wird direkt in die Bexio-Cloud übertragen.
9. An Steuerberater übergeben — Per Mail, über den gemeinsamen Ordner (OneDrive/DATEV Online/SFTP) oder der Steuerberater holt aus eurem Ordner.
10. Belege archivieren — Die Export-Übersicht bleibt in my.apro; der Export lässt sich für dieselbe Periode jederzeit nochmal erzeugen (Re-Export), falls der Steuerberater Nachbesserung wünscht.

Einstellungen

Damit der Export sauber läuft, müssen diese Stammdaten gepflegt sein (einmalig bei Inbetriebnahme, danach nur bei Änderungen):

• Welches FiBu-System? my.apro → Kassenmodule → FiBu → Konten — DATEV, BMD, Bexio, …
• Zielordner oder Mail-Empfänger my.apro → Kassenmodule → FiBu → Konten — Wohin die Datei gehen soll.
• FiBu-Konten je Sparte `my.apro → Kassenmodule → Sparten & Steuern → Sparten` — Welches Erlöskonto (z.B. 4010 für Speisen 10%).
• FiBu-Konten je Zahlungsmittel `my.apro → Kassenmodule → Payment → Zahlungsmittel` — Bar/Karte/Gutschein/Zimmer bekommen jeweils ein Konto.
• FiBu-Konten je Bargeldort `my.apro → Kassenmodule → Kassabuch → Bargeldorte` — Nur relevant, wenn das Kassabuch aktiv ist (Kassenlade, Tresor, Brieftasche …).
• MwSt-Externe Nr. — Der Steuerschlüssel in eurer FiBu (bei DATEV z.B. 8, 9, 1). (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Automatischer Export (optional) my.apro → Reporting → FiBu Export → FiBu Export Task — Statt manuell jeden Monat: täglich/wöchentlich/monatlich automatisch.

Berechtigungen

Varianten

• Manueller Monats-Export (häufigste Variante) — Büro startet am Monatsanfang den Lauf für den Vormonat.
• Automatischer Export — Einmal eingerichtet, läuft von selbst: „Letzter Tag" (jeden Morgen der Vortag), „Letzte Woche" oder „Letzter Monat".
• Re-Export derselben Periode — Wenn Steuerberater Nachbesserung will: in der Export-Historie die ursprüngliche Lauf auswählen und „erneut exportieren".
• DATEV FiBu-Datei vs. DATEV Kassenarchiv — Beides sind unterschiedliche Kanäle: FiBu-Datei ist die Buchungsdatei für den Steuerberater, das Kassenarchiv ist das GoBD-Beleg-Archiv in der DATEV-Cloud. Viele Kunden nutzen beides parallel.
• Bexio — Kein Ordner, keine Mail — Daten gehen direkt per Internet in eure Bexio-Cloud.
• Mehrere Betriebe — Jeder Betrieb hat seine eigene FiBu-Konfiguration und wird getrennt exportiert.

Problembehebung

• „Keine Daten zum Exportieren vorhanden!" → Zeitraum zu eng gewählt oder Tagesabschluss fehlt. Tagesabschluss machen und erneut versuchen.
• Fehlermeldung „Sparte/Zahlungsmittel/Kunde ohne FiBu-Konto" → Die genannte Stelle in my.apro öffnen, das FiBu-Konto ergänzen. Bei aktivem Kassabuch auch die Bargeldorte prüfen.
• Fehlermeldung „Konto-Nummer mit unterschiedlicher MwSt" → Das gleiche Sachkonto darf nicht für zwei verschiedene Steuersätze verwendet werden. Für jede MwSt-Stufe ein eigenes Konto anlegen (z.B. 4010 für 10%, 4020 für 20%).
• Export-Datei kommt nicht im vereinbarten Ordner an → Prüfen, ob der Ordner-Pfad in my.apro noch stimmt (Laufwerk verbunden? Ordner umbenannt?). Wenn Mail-Versand: Spam-Ordner prüfen.
• Steuerberater meldet fehlende Stammdaten → Beim ersten DATEV-Export muss ein Stammdaten-Export mitgemacht werden. Anschließend reicht der reguläre FiBu-Export.
• Export war gestern automatisch — heute nicht → Läuft der Dienst auf der Server-Kasse? Bei wiederholten Ausfällen Support melden.
• DATEV Kassenarchiv funktioniert nicht mehr → Oft ist der Zugangs-Token abgelaufen. In my.apro die DATEV-Verbindung trennen und neu verbinden. Hilft das nicht, Support melden.

Zusammenspiel mit Fiskalisierung

Der FiBu-Export selbst prüft nicht, ob alle Belege fiskalisiert sind (AT: RKSV, DE: TSE). Falls während des Monats die Fiskalisierung ausgefallen war, bitte zuerst die Nachsignatur laufen lassen (siehe Artikel „Fiskalisierung-Ausfall beheben"), dann den FiBu-Export starten. Sonst fehlen dem Steuerberater signierte Belege.

Siehe auch

• kassabuch-buchungen.md — Entnahmen, Einlagen, Tresor-Bewegungen
• tagesabschluss.md — Was der Tagesabschluss macht und warum er vor FiBu wichtig ist
• monatsabschluss.md — Checkliste zum Monatsende
• fiskalisierung-ausfall-beheben.md — Vor dem FiBu-Export sicherstellen, dass alle Belege signiert sind
• Details zu jedem FiBu-System: Schnittstellen-Doku (apro_schnittstellen → FiBu) — DATEV, BMD PR08/NTCS, Bexio, Mesonic, Abacus, Addison, DVO, Orlando, RZL
• DATEV Kassenarchiv-Einrichtung: Technik-Wiki („Installation DATEV Kassenarchiv")

Zielgruppe: Chef und Büro/Buchhaltung
Typische Nutzung: Spontanprüfung oder angekündigte Betriebsprüfung
Aufruf: AproSuite → Berichte → RKSV · my.apro → Reporting

Zweck

Bei einer Finanz- oder Kassenprüfung in Österreich will der Prüfer belegen: Die Kasse ist RKSV-konform, die Signaturkette ist geschlossen, die Einnahmen sind vollständig erfasst. Der Chef/Büro liefert auf Anforderung einige Standarddokumente — die Kasse hat dafür fertige Export-Funktionen. Dieser Artikel erklärt, was typischerweise verlangt wird, wo die Daten liegen und wie der Chef vorbereitet auftritt.

Was der Prüfer sehen will

Typische Anforderungen:

1. Startbeleg — Der allererste signierte Beleg der Kasse. Papier und/oder PDF.
2. FinanzOnline-Registrierung — Nachweis, dass die Kasse bei FinanzOnline gemeldet ist (Registrierkassen-Übersicht).
3. Jahresbelege der Vorjahre — Wurden sie erzeugt, gemeldet, archiviert.
4. DEP-7-Export — Der lückenlose Rohdaten-Export aller Belege eines Zeitraums (Datenerfassungs-Protokoll).
5. Kassenauskunft (optional) — Prüfer-orientierter Schnellbericht über Umsätze, Kellner, Stornos, Retouren.
6. Kassabuch — Bargeldbewegungen lückenlos, mit Belegen.
7. Signaturkette prüfen — Monats- und Jahresbelege vorhanden, keine ungeklärten Ausfälle.
8. Stornoliste — Alle Stornos nach Rechnungsdruck mit Grund.
9. Fiskalisierungs-Ausfälle dokumentiert — Wenn aufgetreten: Meldewesen-Report / Nachsignatur-Protokoll.

Ablauf

Wenn der Prüfer vor Ort ist oder eine Anfrage stellt:

1. Ruhe bewahren, Termin-Klarheit — Prüfer stellt sich vor, klärt Zeitraum und Umfang. Kommentare/Gespräche nur durch Chef oder Steuerberater.
2. Steuerberater informieren — Ideal: Der Steuerberater kommt dazu oder ist telefonisch erreichbar.
3. In AproSuite einloggen — Berichte → RKSV.
4. DEP-7 exportieren — Für den angefragten Zeitraum. AES-Schlüssel bereithalten (für die Entschlüsselung; wird dem Prüfer bei Bedarf übergeben).
5. Kassenauskunft erzeugen — oder AproSuite-Äquivalent. Kompakter Überblick für den Prüfer. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
6. Kassabuch exportieren — my.apro → Kassenmodule → Kassabuch → Kassabuch als PDF oder CSV.
7. Stornos zeigen — mit Grund und Kellner. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
8. Signaturkette belegen — Validations im Fiskaltrust-Portal öffnen, Monats- und Jahresbelege vorzeigen.
9. Digitale Belege im Fiskaltrust-Portal — Nur falls der Prüfer den Digitalen Beleg als Thema aufnimmt. Er sieht dort, dass jeder Beleg samt QR-Code in der Cloud liegt.
10. Übergabe-Protokoll — Alles, was der Prüfer mitnimmt, mit Ort/Datum notieren.

Einstellungen

• AES-Schlüssel zugänglich — Sicher beim Chef oder Steuerberater hinterlegt. Ohne Schlüssel ist der DEP-7-Export für den Prüfer wenig wert.
• Fiskaltrust-Portal-Zugang — Login für Chef/Büro funktioniert. Der Prüfer kann (je nach Wunsch) direkt ins Portal blicken.
• Archiv der Papier-Startbelege und Jahresbelege — An einem bekannten Ort im Büro.
• Kellner-Zuordnung vollständig — Wenn der Prüfer Kellner-Abrechnungen kontrolliert, müssen Kellner in my.apro pflegbar sein (Namen/IDs).
• Kassensystembeschreibung vorhanden — Der Fiskus verlangt in Österreich die Apro-Systembeschreibung als Dokumentation. Wird bei Bedarf übergeben (das Büro hat die PDF).

Berechtigungen

Varianten

• Angekündigte Betriebsprüfung (häufiger Fall) — Steuerberater wird vorab informiert. Vorbereitung möglich: DEP-Exporte, Kassabuch, Stornoliste bereitlegen.
• Unangekündigte Kassennachschau (§146b BAO) — Prüfer kommt spontan vor Ort. Ruhe bewahren, Kasse normal laufen lassen, Exporte sofort erzeugbar.
• Anfrage auf Distanz (schriftlich) — Steuerberater fordert Exporte aus my.apro an und versendet.
• Branchenbezogene Sonderprüfungen — Z.B. Bargeldintensive Branchen. Schwerpunkt auf Kassabuch und Bargeldorten.

Typische Prüfer-Fragen

• „Gab es im Zeitraum Fiskalisierungs-Ausfälle?" → Im Meldewesen-Report und im Fiskaltrust-Portal einsehbar. Wenn ja: Nachsignatur-Protokoll zeigen.
• „Wie viele Stornos nach Rechnungsdruck?" → mit Grund. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• „Wie werden Trinkgelder verbucht?" → Je nach Betrieb. Kellnerabschlag und FiBu-Konten-Zuweisung zeigen.
• „Sind alle Kassen registriert?" → Fiskaltrust-Portal zeigt pro Kunde alle CashBoxen. FinanzOnline-Registrierkassen-Liste dagegenhalten.
• „Nullbelege am betriebsfreien Tag?" → Kasse erzeugt automatisch. Sichtbar im DEP-7.

Problembehebung

• „AES-Schlüssel verloren" → Ohne Schlüssel kann der DEP-7 nicht entschlüsselt werden. APRO-Support kontaktieren — unter bestimmten Umständen lässt sich der Schlüssel aus Kasse-Backups rekonstruieren; das muss vorher mit dem Steuerberater abgestimmt sein.
• „DEP-7 schlägt fehl" → Oft zu großer Zeitraum. In Jahres- oder Quartals-Scheiben exportieren.
• „Kassenauskunft zeigt Null" → Zeitraum falsch oder Tagesabschluss fehlt. Daten-Integrität prüfen.
• Papier-Startbeleg nicht mehr lesbar → Thermopapier verblasst mit den Jahren. PDF-Kopie aus dem Fiskaltrust-Portal drucken und vorlegen.
• „Fiskaltrust-Portal zeigt fehlende Validations" → Vor der Prüfung mit dem Techniker klären, ob Validations nachgeholt werden müssen. Lücken wirken beim Prüfer ungünstig.
• Prüfer will Rohdaten in Excel → DEP-7 liefert XML. my.apro kann CSV-Reports für Spartenumsatz, Zahlungsmittel, Kellner-Umsatz erzeugen. Ausreichend für die meisten Prüfer.

Siehe auch

• fiskaltrust-einrichtung-at.md — Basis der RKSV-Konformität
• validations.md — Periodenbelege, die der Prüfer sehen will
• fiskalisierung-ausfall-beheben.md — Dokumentation von Ausfällen
• rechnung-zurueckholen.md — Stornoliste
• kassabuch-buchungen.md — Prüfer-relevante Bargeld-Dokumentation
• monatsabschluss.md — Vor Prüfung: Perioden sauber abgeschlossen

Zielgruppe: Chef/Kellner als Erst-Reaktion, APRO-Techniker für die Tiefen-Analyse
Typische Nutzung: Akuter Störungsfall — mitten im Betrieb
Aufruf: Kasse zeigt „Sicherheitseinrichtung ausgefallen" · oder QR-Code fehlt auf dem Beleg

Zweck

Wenn die Signatureinheit ausfällt (in Österreich der RKSV-Stick, in Deutschland der TSE-Stick), druckt die Kasse Belege weiterhin, aber ohne QR-Code und mit dem Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen". Das ist rechtlich akzeptiert, solange der Ausfall nachvollziehbar dokumentiert ist und die Belege nachträglich signiert werden. Der Betrieb geht also weiter. Dieser Artikel erklärt, was Chef und Kellner tun, was die APRO-Technik prüft und wie der Ausfall sauber geschlossen wird.

Sofort-Reaktion

Wenn der Ausfall bemerkt wird (Hinweis am Beleg, Fehlermeldung in der Kasse):

1. Betrieb läuft weiter — Die Kasse druckt weiter, nur ohne Signatur. Nicht panisch stoppen.
2. Zeitpunkt notieren — Wann fiel es auf? Erster betroffener Beleg? (Die Kasse merkt sich das automatisch — die Notiz ist für die interne Übersicht.)
3. APRO-Support informieren — Per Telefon oder Ticket. Der Techniker analysiert aus der Ferne.
4. Ersten Nullbeleg als Prüfbeleg erzeugen — Zeigt, wie die Kasse aktuell reagiert.
5. Meldepflicht Deutschland: Bei einem Ausfall > 48 Stunden ist eine Mitteilung ans Finanzamt vorgesehen. Der Steuerberater übernimmt die Mitteilung.
6. In Österreich: Ausfälle werden über den nächsten Signaturvorgang automatisch nachgezogen. Eine eigene Meldung an FinanzOnline ist im laufenden Betrieb nicht nötig; erst wenn der Ausfall länger dauert (mehrere Tage), meldet der Betrieb über FinanzOnline → Registrierkassen → Ausfall.

Typische Ursachen

• Smartcard/Stick nicht erkannt (USB-Problem, abgezogen, Stromausfall am Rechner)
• Fiskaltrust-Dienst gestoppt (Windows-Update, Rechner neu gestartet, Dienst hängt)
• Fiskaltrust-Datenbank voll (wird mit SQL-Wartung bereinigt)
• Internet-Ausfall — Bei Cloud-Komponenten; reine Kassen-zu-Stick-Kommunikation läuft lokal und braucht kein Internet
• Firmware-Update aktiv (TSE DE während Update kurz nicht verfügbar)
• Abgelaufenes RKSV-Zertifikat (Österreich, Stick-Ablauf)
• TSE-Ende-Lebensdauer erreicht (Deutschland, Stick-Ablauf)

Ablauf der Behebung

Schritte des APRO-Technikers (Chef informiert, muss aber nicht alles selbst machen):

1. Dienst neu starten — Apro-Fiskaltrust-Dienst im Windows-Dienst-Manager stoppen und wieder starten. Löst einen großen Teil der Fälle.
2. Hardware prüfen — Stick physisch prüfen (LED, USB-Sitz). Bei Smartcard: im Geräte-Manager sichtbar?
3. Log prüfen — Der Techniker liest die Fiskaltrust-Logs und findet Hinweise wie „Card not found", „Connection failed", „Database full".
4. Bei Bedarf: Paket-Update oder RebuildConfig — Im Fiskaltrust-Portal aktuelle Versionen zuweisen, Konfiguration der CashBox neu ausrollen.
5. Nach der Behebung: Nachsignatur — Die Kasse signiert rückwirkend alle Belege, die während des Ausfalls ohne Signatur gedruckt wurden. Läuft automatisch, sobald die Signatureinheit wieder verfügbar ist.
6. Abschluss-Kontrolle — Nullbeleg erzeugen, QR-Code am Beleg vorhanden, keine „Ausgefallen"-Meldung.
7. Meldewesen-Report (DE) — Techniker oder Chef erzeugt den aktualisierten Report.

Einstellungen

• Dienst auf automatischen Neustart — Der Apro-Fiskaltrust-Dienst hat in Windows Dienst-Eigenschaften „Bei Fehler: Dienst neu starten". Minimiert Aussetzer.
• Monitoring-Mail — Bei erkanntem Ausfall geht automatisch eine Mail an den Chef/APRO-Support. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Automatischer Nullbeleg — Täglich um eine fixe Uhrzeit prüft die Kasse selbstständig die Signaturkette. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)

Berechtigungen

Varianten

• Kurzer Ausfall (< 1 Stunde) — Häufigster Fall. Dienst-Neustart behebt es. Nachsignatur läuft automatisch. Keine Meldung ans Finanzamt nötig.
• Mittlerer Ausfall (einige Stunden bis 1 Tag) — Typisch bei Hardware-Defekt. Kasse läuft weiter, Beleg mit Ausfall-Hinweis. Nachsignatur nach Ersatz.
• Langer Ausfall (> 48 Stunden, DE) — Meldepflicht an Finanzamt über Steuerberater. Dokumentation im Meldewesen-Report.
• Systematisch abgelaufenes Zertifikat (AT) → Ist kein Ausfall im klassischen Sinn, sondern ein Zertifikatsablauf. Der Techniker erneuert das Zertifikat über Fiskaltrust.
• AT-Collision (Queue-Problem) — Interner Zustand in der Signatur-Warteschlange. Der Techniker löst das mit einem gezielten Queue-Eingriff.

Problembehebung

• „Fiskalisierung ausgefallen" — erster Blick → Läuft der Apro-Fiskaltrust-Dienst (Task-Manager → Dienste)? Stick steckt? Kurzen Neustart des Dienstes versuchen. Wenn unsicher, Support anrufen.
• „Card not found" (AT) → Smartcard wurde abgezogen oder ist defekt. USB-Port wechseln, neu stecken. Wenn weiterhin: Ersatz-Stick bestellen.
• „Connection failed" / Port 8090/8093 → Fiskaltrust-Dienst läuft nicht. Dienst starten.
• „Fiskaltrust-Datenbank voll" → Wartungs-Skript nötig, macht der Techniker. Ab einer gewissen DB-Größe regelmäßige Bereinigung sinnvoll (als Automatismus einrichtbar).
• Nachsignatur läuft zu lange → Bei vielen nachzuholenden Belegen kann die Signaturkette 10-30 Minuten brauchen. Druckwarteschlange nicht schließen, warten.
• „QR-Code kommt am Beleg, aber Kasse meldet Ausfall" → Anzeige-Verzögerung. Ein Nullbeleg klärt: Wenn der Nullbeleg signiert wird, ist alles in Ordnung.
• „Kellner drucken wütend weitere Bons ohne QR" → Normal im Ausfall-Modus. Die Belege sind gültig, werden nachsigniert. Dem Gast zur Beruhigung sagen, dass der Digitale Beleg oder ein Nachdruck mit QR später möglich ist.

Siehe auch

• fiskaltrust-einrichtung-at.md — RKSV-Basis AT
• tse-deutschland-einrichten.md — TSE-Basis DE
• tse-tausch-deutschland.md — Planbarer Wechsel
• validations.md — Nach Ausfall: Perioden-Validierung prüfen
• monatsabschluss.md — Vor FiBu-Export: Ausfälle geklärt?
• Technische Details: Technik-Wiki („Sicherheitseinrichtung/Fiskalisierung ausgefallen", „Loganalyse Fiskaltrust")

Zielgruppe: Chef/Büro — technische Umsetzung durch APRO-Techniker
Typische Nutzung: Einmalige Sondersituation: Betreiberwechsel, Außerbetriebnahme, Signaturgerät-Tausch
Aufruf: Telefon beim APRO-Support + Fiskaltrust-Portal + FinanzOnline

Zweck

Wenn sich etwas am Betrieb der Kasse grundlegend ändert — Eigentümerwechsel, Schließung, neuer RKSV-Stick — muss das sauber angemeldet und dokumentiert werden. Dieser Artikel beschreibt aus Sicht des Chefs, was zu tun ist, welche Dokumente gebraucht werden und in welcher Reihenfolge die Schritte laufen. Die technische Umsetzung (SQL-Abfragen, Portal-Konfiguration, Dienste stoppen/starten) macht der APRO-Techniker.

Situationen

Drei typische Fälle:

1. Betreiberwechsel — Das Lokal bleibt, der Betreiber wechselt (Pächterwechsel, Familien-Nachfolge, Umwandlung zu GmbH). Bei Umwandlung oder Familien-Nachfolge wollen viele Kunden die Historien behalten; bei Fremd-Nachfolge ist Datenschutz zu beachten.
2. Außerbetriebnahme — Das Lokal schließt, die Kasse wird nicht weiter verwendet. Alle Daten werden gesichert, die Signaturkette wird mit einem Schlussbeleg geschlossen, bei FinanzOnline wird die Kasse abgemeldet.
3. Signaturgerät-Tausch — Der RKSV-Stick ist defekt oder wird durch ein neueres Modell ersetzt. Neuer Stick wird angemeldet, der alte abgemeldet.

Ablauf Betreiberwechsel oder Außerbetriebnahme

Schrittfolge aus Chef-Sicht (Techniker begleitet):

1. APRO-Support informieren — Mind. 1-2 Wochen vor dem Wechsel. Damit Termine, Daten und Ersatz-Sticks vorbereitet sind.
2. Abgabetermin festlegen — An welchem Tag wird die alte Kassenbuchhaltung geschlossen. Üblich: der letzte Geschäftstag.
3. Alle Tische abrechnen — Keine offenen Tische am Abgabetag.
4. Tagesabschluss machen — Auf allen Kassen.
5. Schlussbeleg erzeugen — Gemeinsam mit dem Techniker über AproSuite → Berichte → RKSV → Schlussbeleg. Der Schlussbeleg schließt die Signaturkette und wird als PDF gesichert.
6. DEP-7 exportieren — Vollständiger RKSV-Datenexport seit erstem Buchungstag als Prüfbeleg für die Steuerbehörde.
7. Finanzbericht exportieren — FinanzArtikel- und FinanzZahlung-Report seit erster Buchung als CSV. Liegt der Steuerberater und dem Prüfer bei Bedarf vor.
8. Bei FinanzOnline abmelden — Chef meldet die Kasse bei FinanzOnline → Registrierkassen → Außerbetriebnahme.
9. Fiskaltrust: Schlussbeleg prüfen — Der Techniker prüft im Fiskaltrust-Portal, ob der Schlussbeleg angekommen ist.
10. Daten-Übergabe an Alt-Betreiber — PDF-Sicherungen, DEP-7, CSV-Exporte. Üblich auf USB-Stick. APRO sichert zusätzlich eine Kopie (ohne Haftung) auf der internen NAS.
11. Daten auf Kasse löschen oder behalten — Je nach Absprache mit dem Kunden:

• • Bei Außerbetriebnahme: Sicherungen und Umsatzdaten werden von der Kasse gelöscht. Artikel, Tischmasken etc. bleiben.
  • Bei Betreiberwechsel mit Familie/Umwandlung: Meist werden Daten übernommen, neuer Betreiber ab Übernahmetag mit neuem Kunden im Portal.

Ablauf Signaturgerät-Tausch

1. Ersatz-Stick bestellen — Über APRO oder direkt bei Fiskaltrust.
2. Wartungsfenster vereinbaren — Möglichst außerhalb des Geschäftsbetriebs.
3. Tagesabschluss machen — Vor dem Tausch.
4. Techniker tauscht den Stick — Alter Stick raus, neuer Stick rein, Fiskaltrust-Dienst startet neu.
5. Nullbeleg — Nach dem Tausch einen Nullbeleg erzeugen und prüfen: QR-Code vorhanden, keine Ausfall-Meldung.
6. FinanzOnline-Meldung — Bei Stick-Tausch meistens nicht nötig, solange die Queue dieselbe bleibt. In Zweifelsfällen meldet der Techniker.
7. Jahresbeleg und Kette — Die Kette läuft durchgängig weiter. Signaturen stammen danach vom neuen Stick.

Einstellungen

• Fiskaltrust-Portal-Login — Chef sollte den Login haben, um Schluss- und Jahresbelege selbst prüfen zu können.
• FinanzOnline-Zugang — Die An- und Abmeldung passiert ausschließlich bei FinanzOnline. APRO kann das nicht stellvertretend machen.
• AES-Schlüssel — Bleibt bei Betreiberwechsel beim Alt-Betreiber (Prüfer-relevant für die Vergangenheit). Neuer Betreiber bekommt einen eigenen AES-Schlüssel.

Berechtigungen

Varianten

• Außerbetriebnahme dauerhaft — Kasse wird nie wieder verwendet. Stick geht zurück an Fiskaltrust.
• Außerbetriebnahme auf Zeit (Saison) — Kein Schlussbeleg nötig, solange die Kette nicht abreißt. Jeden Monat/Quartal ein Nullbeleg zur Kettenpflege reicht aus.
• Ummeldung bei Rechtsform-Änderung — Gleiche Kasse, neuer Steuerpflichtiger (Einzelfirma → GmbH). Technisch wie Betreiberwechsel, inhaltlich nur Stammdaten-Update.
• Betreiberwechsel mit Neuanlage — Wenn der neue Betreiber bei null startet: neuer Kunde im Fiskaltrust-Portal, neuer Startbeleg, neue FinanzOnline-Registrierung. Alte Daten gehen an den Vorgänger.

Problembehebung

• „Schlussbeleg schlägt fehl — Signaturfehler" → Vor dem Schluss: Fiskalisierung prüfen. Wenn gerade Ausfall, zuerst den Ausfall beheben (Nachsignatur), dann Schlussbeleg.
• FinanzOnline-Abmeldung funktioniert nicht → Meist ein FinanzOnline-Login-Thema. Vom Steuerberater-Zugang versuchen oder bei FinanzOnline-Hotline melden.
• Alter Stick bleibt nach Tausch „auf der Kasse" → Physisch abziehen, sicher verwahren. Für DEP-Exporte der Vergangenheit wird er nicht mehr gebraucht, da die Daten in der APRO-Datenbank liegen.
• „Neuer Betreiber hat auf alte Bons Zugriff" → Das ist unerwünscht. Vor Übergabe die Umsatzdaten löschen (der Techniker macht das), sofern vom Alt-Betreiber gewünscht.
• Schlussbeleg kommt nicht im Fiskaltrust-Portal an → Internet-Verbindung zum Zeitpunkt des Belegs. Nochmal prüfen; falls weiterhin fehlend, mit Fiskaltrust-Support klären.
• „Ich habe den Schlussbeleg nicht gedruckt" → Der Schlussbeleg lässt sich nachdrucken und aus dem Fiskaltrust-Portal herunterladen, solange die Kasse-Datenbank noch existiert.

Siehe auch

• fiskaltrust-einrichtung-at.md — Gegenstück: Erst-Einrichtung
• fiskalisierung-ausfall-beheben.md — Wenn vor Schlussbeleg noch Signaturlücken bestehen
• validations.md — Vor Abmeldung: offene Validations schließen
• finanzpruefung-at.md — Daten, die der Alt-Betreiber vorhalten muss
• Technische Details: Technik-Wiki („An-/Ab-/Ummeldung Fiskaltrust")

Zielgruppe: Chef, Büro und Kellner (je nach Buchungsart)
Typische Nutzung: Mehrmals täglich bei Bargeldbewegungen; spätestens am Tagesende
Aufruf: Kasse → Verwaltung → Kassabuch ·.apro.at/admin/cashboxModules/cashbook/cashbook) (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)

Zweck

Das Kassabuch hält alle Bargeldbewegungen eines Betriebs lückenlos fest. Jede Entnahme (Wareneinkauf bar bezahlt), jede Einlage (Wechselgeld aus der Bank) und jeder Bargeld-Transfer (Kassenlade in den Tresor) wird mit Belegtyp, Betrag und Bargeldort verbucht. So lässt sich zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen, wie viel Bargeld wo liegt — und der Steuerprüfer sieht eine geschlossene Bargeldkette.

Ablauf

Typische Buchungstypen im Alltag:

1. Bargeldort öffnen — In der Kasse Verwaltung → Kassabuch öffnen. Der Bediener sieht nur die Bargeldorte, auf die er Zugriff hat (eigene Geldbörse, Kassenlade, Tresor).
2. Belegtyp wählen — Entnahme, Einlage, Tresor-Transfer, Abschöpfung, Geldtransit, Bargeldzählung.
3. Betrag und Beleg-Bemerkung eingeben — Der Grund wandert in den Buchungstext (z.B. „Getränkeeinkauf Metro", „Wechselgeld 200 €").
4. Zielbargeldort bei Transfers — Bei Tresor-Transfer oder Abschöpfung: wohin das Geld wandert (Kassenlade → Tresor).
5. Buchung bestätigen — Die Kasse druckt optional einen Bargeld-Beleg (je nach Betriebseinstellung).
6. Bargeldzählung am Tagesende — Der Kellner oder Chef zählt den tatsächlichen Kassenstand. Differenz zur Sollsumme wird als Ausgleichsbuchung erfasst.

Bargeldorte

Das Kassabuch kennt mehrere Bargeldorte, die der Betrieb seinen Gegebenheiten anpasst:

• Kassenlade — Der Kassenschublade am POS. Bareinnahmen laufen automatisch hinein.
• Tresor — Der Safe im Büro. Wird per Tresor-Transfer befüllt (Abschöpfung der Kassenlade) und bei Bankauszahlung entnommen.
• Brieftasche (Kellner-Geldbörse) — Bei Arbeitsweise mit Kellner-Geldbörse hat jeder Kellner seinen eigenen Bargeldort. Bareinnahmen gehen in die Brieftasche des Kellners, Kellnerabschlag räumt sie am Tagesende in die Kassenlade.
• Bank — Nicht wörtlich ein Bargeldort, sondern der Gegenposten für Einzahlungen auf das Firmenkonto. Wird bei Abschöpfungen verwendet, wenn Geld zur Bank gebracht wird.
• Geldtransit — Zwischenstation bei Bargeldtransport (z.B. Geld vom Betrieb zum Steuerberater per Kurier). Solange das Geld unterwegs ist, liegt es im Geldtransit; sobald angekommen, wird ausgebucht.

Einstellungen

• Kassabuch aktivieren — Das Kassabuch ist eine eigene Lizenzoption. Ohne Aktivierung kein Kassabuch-Menü an der Kasse. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Bargeldorte anlegen `my.apro → Kassenmodule → Kassabuch → Bargeldorte` — Je Bargeldort Typ (Kassenlade, Tresor, Brieftasche, Bank, Transit) und FiBu-Konto.
• Belegtypen freigeben `my.apro → Kassenmodule → Kassabuch → Belegtypen` — Welche Belegtypen erscheinen an der Kasse (Entnahme, Einlage …), welche nur in my.apro.
• Zuweisung Bediener ↔ Bargeldort my.apro → Kassenmodule → Bediener → Bediener → [Kellner] — Jeder Kellner sieht/bucht nur auf seinen Bargeldorten.
• Automatische Bargeldzählung beim Kellnerabschlag — Pflicht-Zählung beim Abschlag ja/nein. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Freigabe-Grenze für Entnahmen — Bis zu welchem Betrag darf ein Kellner eine Entnahme selbst buchen; darüber Chef-Pin. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)

Berechtigungen

Varianten

• Arbeitsweise 1: Alles in eine Kassenlade (bevorzugt) — Am Tagesende landen alle Geldbörsen der Kellner in der gemeinsamen Kassenlade, dort wird gezählt. Einfache Einrichtung, wenig Buchungsaufwand.
• Arbeitsweise 2: Brieftasche pro Kellner — Jeder Kellner hat seinen eigenen Bargeldort. Mehr Verwaltung, dafür lassen sich Differenzen pro Kellner nachvollziehen.
• Tresor-Transfer (Abschöpfung) — Über 500 €/1.000 € in der Kassenlade? Mit einer Abschöpfung wandert der Überschuss in den Tresor. Häufiger Schritt in Betrieben mit viel Bargeldgeschäft.
• Bargeld zur Bank bringen — Abschöpfung Tresor → Bank, mit Buchungstext „Einzahlung Bank vom TT.MM.JJJJ". Bankkontoauszug dient als Gegenkontrolle.
• Privatentnahme Chef — Eigener Belegtyp, damit der Steuerberater private Entnahmen sauber von Geschäftsausgaben trennen kann.

Problembehebung

• „Kassabuch-Menü nicht sichtbar" → Modul nicht lizenziert oder Bediener hat keine Rechte. Büro fragen.
• „Kann keine Entnahme buchen — Fehler: Freigabe-Grenze überschritten" → Betrag ist höher als die eingetragene Kellner-Grenze. Chef-PIN eingeben oder Chef die Buchung machen lassen.
• Differenz zwischen Sollstand und gezähltem Bargeld → Als Differenz-Ausgleichsbuchung verbuchen (Belegtyp „Differenz"). Bei wiederkehrenden Differenzen Zahlungsmittel und Wechselgeld-Handling prüfen.
• „Ich habe eine Entnahme versehentlich doppelt gebucht" → Chef kann über Kassabuch → Verlauf → Storno den falschen Eintrag zurücknehmen. Stornierter Eintrag bleibt als Historie sichtbar, der Betrag fließt nicht mehr in den Saldo.
• Bargeldort fehlt in der Auswahl → Bediener ist dem Bargeldort in my.apro nicht zugewiesen. Büro ergänzt die Zuweisung.
• Kassabuch-Werte stimmen nicht mit FiBu-Export überein → Prüfen, ob alle Bargeldorte ein FiBu-Konto hinterlegt haben. Bargeldort-Transfers (innerhalb Kasse→Tresor) landen nicht automatisch in der FiBu, sondern nur echte Einlagen/Entnahmen.

Siehe auch

• tagesabschluss.md — Bargeldzählung vor Tagesabschluss
• kellnerabschlag.md — Bargeldübergabe vom Kellner an den Betrieb
• monatsabschluss.md — Kassabuch-Abgleich am Monatsende
• fibu-ablauf.md — Wie Bargeldbuchungen an den Steuerberater gehen
• finanzpruefung-at.md — Was der Prüfer am Kassabuch kontrolliert

Zielgruppe: Kellner (eigener Abschlag) und Chef (Kontrolle, Sammelabrechnung)
Typische Nutzung: Am Ende jeder Kellnerschicht, vor dem Tagesabschluss
Aufruf: Kasse → Verwaltung → Kellnerabschlag · BonierApp → Menü → Abschlag

Zweck

Der Kellnerabschlag ist die persönliche Schichtabrechnung des Kellners: Er zählt sein Bargeld, gleicht es mit den Soll-Werten der Kasse ab und übergibt den Betrag an den Betrieb. Aus Chef-Sicht ist der Kellnerabschlag das Werkzeug, um pro Schicht und pro Kellner den Überblick über Bar-/Karten-/Gutschein-Umsätze und eventuelle Differenzen zu haben. Erst wenn alle Kellner abgeschlagen sind, kann der Tagesabschluss laufen.

Ablauf — aus Kellner-Sicht

1. Tische abrechnen oder übergeben — Offene Tische entweder abschließen oder an einen anderen Kellner übertragen.
2. In der Kasse anmelden und Verwaltung → Kellnerabschlag öffnen (bzw. in der BonierApp den Menüpunkt „Abschlag").
3. Zahlungsmittel-Totale prüfen — Die Kasse zeigt pro Zahlungsmittel (Bar, Karte, Gutschein …) den Soll-Betrag laut Bonierungen.
4. Bargeld zählen — Die Kasse führt durch die Zählung: Scheine und Münzen einzeln erfassen oder Summe eingeben (betriebsabhängig).
5. Differenz prüfen — Sollsumme Bar vs. gezählte Summe. Kleine Abweichungen (Wechselgeld) normal, große Abweichungen kurz nachrechnen.
6. Bargeld übergeben — An die Kassenlade, den Tresor oder den Chef, je nach Betriebsabsprache.
7. Abschlag bestätigen — Mit PIN oder Schloss freigeben. Der Kellner ist damit für den Tag abgeschlossen.
8. Bon ausdrucken (optional) — Als Abrechnungsbeleg für den Kellner und das Büro. Auf der BonierApp wird der Bon über den Gürteldrucker gedruckt.

Ablauf — aus Chef-Sicht

1. Übersicht offener Kellner Kasse → Verwaltung → Kellner → Offene Abschläge — Zeigt alle Kellner, die noch nicht abgeschlagen haben.
2. Fremden Kellner abrechnen (wenn der Kellner schon weg ist) — Mit Chef-Rechten den Abschlag stellvertretend ausführen.
3. Sammelabrechnung my.apro → Reporting → Abschlüsse → Kellnerabschläge — Übersicht über alle Kellner des Tages mit Soll/Ist/Differenz.
4. Differenzen klären — Bei wiederkehrenden Differenzen beim Kellner nachfragen. In my.apro ist die Historie pro Kellner nachvollziehbar.
5. Tagesabschluss starten — Sobald alle Kellner abgeschlagen sind, kann der Tagesabschluss laufen.

Einstellungen

• Zählpflicht Bargeld — Der Kellner muss sein Bargeld zählen, bevor er abschlagen kann. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Zählmodus — Schnelleingabe (nur Summe) oder Einzelzählung (Scheine und Münzen getrennt). (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Druck des Abschlag-Belegs — Bon-Drucker am POS, Gürteldrucker an der BonierApp oder PDF/Mail. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Pflicht vor Tagesabschluss — Tagesabschluss nur möglich, wenn alle Kellner abgeschlagen haben. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Bargeldort-Zuordnung my.apro → Kassenmodule → Bediener → Bediener → [Kellner] — Wohin das Kellner-Bargeld beim Abschlag geht (eigene Brieftasche vs. gemeinsame Kassenlade).

Berechtigungen

Varianten

• Abschlag an der Kasse — Standard in Gastronomie mit stationärem POS. Der Kellner kommt an die Kasse, zählt sein Bargeld, schlägt ab.
• Abschlag über BonierApp (mobil) — Der Kellner schlägt direkt an seinem Bonierhandy ab; der Beleg kommt über den Gürteldrucker. Praktisch für Biergärten und große Lokale, wo der Weg zur Kasse lang ist.
• Sammelabschlag durch den Chef — Ein Bediener schlägt alle Kellner stellvertretend ab. Weniger Aufwand pro Kellner, dafür keine individuelle Bargeldzählung.
• Mit vs. ohne Kellner-Brieftasche — Je nach Bargeldort-Setup. Mit Brieftasche zählt der Kellner nur sein eigenes Bargeld; ohne Brieftasche zählt die gemeinsame Kassenlade.
• Doppelschicht — Wechsel Früh-/Spätschicht: Erster Kellner schlägt ab, der zweite startet mit leerer Brieftasche.

Problembehebung

• „Kellnerabschlag geht nicht — offene Tische" → Zuerst alle Tische des Kellners abrechnen oder übergeben. Danach erneut.
• „Differenz zu groß — darf ich abschlagen?" → Ja, die Differenz wird als Kassabuch-Buchung festgehalten. Der Chef sieht sie in der Sammelabrechnung.
• Kellner ist schon weg, hat aber nicht abgeschlagen → Chef schlägt stellvertretend ab. Danach das Gespräch mit dem Kellner suchen, ob Differenz besteht.
• Bargeldort-Zuweisung fehlt → Der Kellner sieht keinen Bargeldort zur Auswahl. Büro ergänzt die Zuweisung in my.apro.
• Abschlag-Beleg kommt nicht aus dem Gürteldrucker → Drucker-Akku leer, Bluetooth-Verbindung weg oder Papier leer. Beleg lässt sich nachträglich über my.apro → Reporting → Abschlüsse → Kellnerabschläge als PDF drucken.
• „Bar-Soll ist negativ" → Der Kellner hat mehr Rückgeld ausgezahlt als bar eingenommen (z.B. viele Kartenzahlungen mit Trinkgeld bar zurückgegeben). Normal, die Kasse verarbeitet das korrekt.

Siehe auch

• tagesabschluss.md — Kellnerabschlag ist Voraussetzung
• kassabuch-buchungen.md — Bargeldübergabe und Differenzbuchungen
• ../bonneu/kellner-login-addymat-dallas-pin.md — Anmeldung des Kellners
• ../bonierapp/tagesabschluss-guertelausdruck.md — Mobile Variante am Gürteldrucker
• monatsabschluss.md — Sammelauswertungen am Monatsende

Zielgruppe: Chef und Büro/Buchhaltung
Typische Nutzung: Einmal pro Monat, zwischen Monatsletztem und dem Stichtag des Steuerberaters
Aufruf: Kein eigener Knopf — der Monatsabschluss ist eine Checkliste aus mehreren Schritten

Zweck

Der Monatsabschluss ist kein einzelner Klick, sondern ein kurzer Routineablauf am Monatsende. Er stellt sicher, dass alle Tage sauber abgeschlossen, alle Bargeldbewegungen verbucht und alle Belege signiert sind — bevor der FiBu-Export an den Steuerberater geht. Ein sauberer Monatsabschluss spart beim Steuerberater Rückfragen und vermeidet Korrekturen in der Buchhaltung.

Ablauf

Empfohlene Reihenfolge am Monatsende oder am ersten Werktag des Folgemonats:

1. Alle offenen Tische schließen — In der Kasse Verwaltung → Tische → Offene Tische. Alles, was am Monatsletzten noch offen ist, gehört in den Folgemonat.
2. Tagesabschluss auf allen Kassen machen — Auch die Nebenkassen (Theke, Terrasse, Nebenraum) einzeln abschließen, falls das im Betrieb so eingerichtet ist.
3. Kassabuch prüfen — Alle Entnahmen, Einlagen und Tresor-Transfers des Monats sind erfasst. Differenzbuchungen ausgeglichen.
4. Fiskalisierung prüfen — In Österreich: alle Tage haben einen Tagesabschluss (Z-Bericht) und die RKSV-Signaturkette hat keine Lücken. Der Tagesabschluss selbst wird in Österreich nicht signiert; die Kette wird über Null-, Monats- und Jahresbelege gepflegt (siehe validations.md). In Deutschland: alle Bons TSE-signiert. Bei Ausfällen zuerst die Nachsignatur laufen lassen.
5. Validations ausführen (Fiskaltrust) — Zeigt auf einen Blick, ob alle Perioden abgeschlossen sind.
6. Monatsbericht erzeugen — In my.apro Berichte → Monatsbericht. Zeigt Brutto/Netto je Sparte, Zahlungsmittel-Totale, offene Gutscheine.
7. FiBu-Export auslösen — In my.apro Berichte → FiBu-Export → Zeitraum „Vormonat".
8. Belege archivieren — Z-Berichte, Monatsbericht und FiBu-Exportdatei beim Steuerberater ablegen (Mail, gemeinsamer Ordner oder DATEV Online).

Einstellungen

• Monatsbericht-Inhalt — Welche Auswertungen erscheinen (Sparten, Zahlungsmittel, Kellner-Totals, Stornos, Gutscheine). (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Automatischer Monatsversand my.apro → Reporting → Reports → Email Reports anlegen — Am 1. des Folgemonats werden Monatsbericht und FiBu-Export automatisch erzeugt und an eine Mail-Liste gesendet.
• Stichtag für Steuerberater my.apro → Kassenmodule → FiBu → Konten — Intern als Erinnerung; ändert nichts am Export.
• Kassabuch-Abgleichspflicht — Blockiert den FiBu-Export, solange Kassabuch-Differenzen offen sind. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)

Berechtigungen

Varianten

• Monatsweiser Export (Standard) — Einmal am Monatsanfang für den Vormonat.
• Wochen- oder Tagesexport — Manche Steuerberater (v.a. bei DATEV-Kassenarchiv) wollen tägliche oder wöchentliche Datenströme. Dann läuft ein täglicher Automatismus, der Monatsabschluss bleibt als manuelle Kontrolle.
• Abrechnungszeitraum ≠ Kalendermonat — Bei Betrieben mit abweichendem Geschäftsjahr (z.B. Tourismus-Saison, 01.11. bis 31.10.) kann der Export-Zeitraum frei gewählt werden. Die Monatsabschluss-Checkliste bleibt gleich.
• Mehrere Betriebe — Pro Betrieb einen eigenen Monatsabschluss; Zahlen werden nicht vermischt.
• Hotel-Monatswechsel — Offene Zimmer-Rechnungen bleiben über den Monat stehen und werden als „noch nicht verbuchte Verbindlichkeit" in der FiBu sichtbar. Beim Check-out des Gastes landen sie dann im jeweiligen Umsatzmonat.

Problembehebung

• „FiBu-Export meldet fehlende Tagesabschlüsse" → Für den angegebenen Tag den Tagesabschluss nachziehen. Erst danach den Export erneut starten.
• „Kassabuch-Differenz zum Monatsletzten" → Im Kassabuch die fehlende Einlage/Entnahme ergänzen. Typische Ursache: Bargeldort-Transfer nicht gebucht.
• „Monatsbericht weicht vom Z-Bericht ab" → Meist liegt es an einem Tag, der doppelt oder gar nicht abgeschlossen wurde. Über prüfen, ob jeder Tag einen Abschluss hat. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• „Vorgesetzte Mail-Aufgabe ist nicht gelaufen" → Server-Kasse war ausgeschaltet, kein Internet oder Windows-Login offen. Aufgabe manuell nachstoßen.
• Fehlende Fiskalisierung (AT) → Kein FiBu-Export starten, bevor die RKSV-Kette wieder geschlossen ist. Zuerst Nachsignatur, dann Export.
• Steuerberater meldet „Daten unvollständig" → In my.apro den Re-Export derselben Periode auslösen. Meistens hilft schon das erneute Zustellen, ohne dass die Kassendaten angefasst werden müssen.

Siehe auch

• tagesabschluss.md — Baustein des Monatsabschlusses
• kassabuch-buchungen.md — Bargeldbewegungen am Monatsende prüfen
• fibu-ablauf.md — Der eigentliche Export an den Steuerberater
• fiskalisierung-ausfall-beheben.md — Wenn Signaturkette Lücken hat
• validations.md — Periodenprüfung Fiskaltrust

Zielgruppe: Büro/Zentrale, Chef der einzelnen Filiale
Typische Nutzung: Dauerhafter Betrieb bei Ketten und Filialstrukturen; Pflege zentral in my.apro
Aufruf: (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)

Zweck

Betriebe mit mehreren Filialen (Ketten, Franchise, Standorte) pflegen Artikel, Preise, Aktionen und Sparten-Strukturen nicht fünffach auf fünf Kassen, sondern einmal zentral in my.apro. Der Multi-Filial-Sync verteilt die Stammdaten an alle Standorte und führt die Umsätze zur zentralen Auswertung zusammen. Für den Chef der einzelnen Filiale heißt das: Er findet seine Preise und Artikel, ohne sie selbst anzulegen. Für die Zentrale heißt das: Eine Änderung — alle Standorte profitieren sofort.

Ablauf

Typischer Ablauf einer zentralen Änderung:

1. Zentrale legt Artikel/Preis/Aktion in my.apro an — my.apro → Artikel → Neu, Zuweisung zu einer Betriebs-Gruppe.
2. Artikel-Verteilung wählen — Pro Artikel kann bestimmt werden, welche Filialen ihn bekommen: alle, eine Auswahl oder nur die Filialen einer Region.
3. Speichern — Die Zentrale schließt die Bearbeitung ab.
4. Sync an Filial-Kassen — Jede Filiale holt innerhalb von Minuten die Stammdatenänderung ab. Kein manueller Eingriff nötig.
5. Filial-Chef sieht den neuen Artikel an der Kasse — und kann sofort bonieren.
6. Umsatz fließt zurück — Jede Filiale synchronisiert ihre Umsätze nach my.apro. In der Zentral-Auswertung landen alle Filialen in einem Bericht.

Was wird zentral gepflegt

Zentral empfohlen:

• Artikel (Name, Beschreibung, Bild, Kategorie, Sparte, MwSt)
• Preise und Preisebenen (Standard, Happy Hour)
• Aktionen/Stützungen
• MwSt-Sätze, Zahlungsmittel-Grundkonfiguration
• Corporate-Design (Logos, Bon-Kopf, Belegtext)
• Bediener-Gruppen/Rollen-Matrix

Dezentral (pro Filiale):

• Raumplan, Tische, Bereiche
• Drucker, Geräte, Druckprofile
• Bediener-Einzelpersonen mit Schloss/PIN
• Lokale Preisanpassungen (wenn erlaubt)
• Bargeldorte, FiBu-Konten (je Filiale meist eigener Kontenrahmen)
• Hotelbetrieb-spezifische Schnittstellen

Einstellungen

• Betriebs-Gruppe anlegen — Z.B. „Alle Standorte", „Region Nord", „Filialen mit Biergarten". (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Artikel einer Gruppe zuweisen my.apro → Artikel → [Artikel] → Betriebe — Statt einzelner Filiale eine Gruppe.
• Lokale Preisüberschreibung erlauben — Filial-Chef darf den Zentralpreis pro Artikel anpassen. Standardmäßig aus. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Zentrale Bediener — Regional-Manager, der in mehreren Filialen arbeiten darf. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Multi-Filial-FiBu my.apro → Reporting → FiBu Export → FiBu Export — Export pro Betrieb getrennt oder konsolidiert (je nach Steuerberater).

Berechtigungen

Varianten

• Strenge Zentrale — Artikel und Preise ausschließlich zentral. Filialen haben keine lokalen Eingriffe. Typisch bei Franchise mit standardisiertem Angebot.
• Zentrale mit lokalem Spielraum — Stammdaten zentral, aber Filiale darf einzelne Preise überschreiben (z.B. Stadt-/Land-Preise, regionale Werbung).
• Lose Verbindung — Jede Filiale pflegt eigene Artikel, nur Berichte laufen zentral zusammen. Übergang zu voll dezentralem Setup.
• Pro Filiale eigener Mandant — Seltenere Setup-Variante: Jede Filiale hat einen eigenen my.apro-Mandanten. Zentral-Auswertung läuft über einen Dach-Report.
• Multi-Filial-Online (Smorder-Webshop) — Ein Webshop mit Filialauswahl; der Gast wählt die Filiale, Bestellung landet dort.

Ablauf neuer Standort

Wenn eine neue Filiale dazukommt:

1. APRO-Techniker legt neue Kasse / neuen Betrieb an — In my.apro neuer Betriebs-Datensatz, Zuweisung zur Betriebs-Gruppe.
2. Stammdaten werden automatisch ausgerollt — Durch die Gruppenzugehörigkeit bekommt die neue Filiale alle Artikel/Preise.
3. Lokale Einrichtung — Filial-Chef oder Techniker richtet Tische, Drucker, Bediener der neuen Filiale ein.
4. Fiskalisierung pro Filiale — Jede Filiale braucht ihren eigenen RKSV-Stick (AT) oder TSE-Stick (DE). Siehe fiskaltrust-einrichtung-at.md / tse-deutschland-einrichten.md.
5. FiBu-Konten pflegen — Jede Filiale hat üblicherweise eigene Kontennummern. my.apro → Kassenmodule → FiBu → Konten.

Problembehebung

• „Neuer Artikel kommt in einer Filiale nicht an" → Prüfen: Ist die Filiale der Betriebs-Gruppe zugeordnet, die diesen Artikel bekommt? Manueller Sync-Push auf der Filial-Kasse.
• „Preis ist in Filiale A anders als in Filiale B" → Lokale Preisüberschreibung aktiv? In my.apro prüfen, gegebenenfalls deaktivieren und zentralen Preis durchsetzen.
• „Umsatzbericht Zentrale zeigt eine Filiale nicht" → Sync-Status der Filiale prüfen (siehe sync-status-fehler.md). Oft Internet-Problem an dem Standort.
• „Bediener aus Filiale A arbeitet in Filiale B — PIN funktioniert nicht" → Filiale B hat den Bediener nicht. Entweder als zentraler Bediener anlegen (mit Zugriff auf beide Filialen) oder lokal pflegen.
• „Filiale hat eigenes Artikelnummern-Schema" → Konflikte bei Zusammenführung. Einheitliches Artikelnummern-Schema zentral vorgeben, alte Nummern einmalig bereinigen.
• FiBu-Export sammelt nur eine Filiale → Zeitraum und Betriebswahl im FiBu-Dialog prüfen. Bei mehreren Filialen einzeln exportieren oder „alle Betriebe" wählen (falls Steuerberater das akzeptiert).

Siehe auch

• sync-kasse-myapro.md — Grundmechanik
• sync-status-fehler.md — Fehlersuche
• offline-nachholsync.md — Wenn eine Filiale vorübergehend offline ist
• fibu-ablauf.md — FiBu-Export pro Filiale
• monatsabschluss.md — Filial-übergreifender Monatsabschluss

Zielgruppe: Chef, Kellner (beruhigend), Büro (für Nachkontrolle)
Typische Nutzung: Akut bei Internet-Ausfall; Nachholsync läuft automatisch bei Rückkehr der Verbindung
Aufruf: Kasse läuft weiter — kein Eingriff nötig · my.apro zeigt verspäteten Sync als gelb/rot

Zweck

Ein Internet-Ausfall während des Geschäftsbetriebs ist unangenehm, aber kein Stopp: Die APRO-Kasse ist bewusst so gebaut, dass sie lokal weiterläuft. Bonieren, Drucken, Abrechnen, Fiskalisierung (mit lokalem Stick) funktionieren ohne Internet. Nur der Sync zu my.apro pausiert. Sobald die Verbindung zurück ist, läuft der Nachholsync automatisch — und überträgt alles, was in der Offline-Phase passiert ist. Dieser Artikel erklärt, was Chef und Kellner währenddessen beobachten, wo es Grenzen gibt und wann das Büro aufmerksam werden sollte.

Was funktioniert offline

Voll funktionsfähig:

• Kellner-Login (Schloss, Dallas, PIN)
• Tische öffnen, bonieren, Gänge setzen, Beilagen, Rabatt, Storno
• Drucken (Küche, Bar, Kundenbon)
• Abrechnen Bar und Karte (sofern Terminal-Anbindung lokal läuft)
• Fiskalisierung mit lokalem RKSV-/TSE-Stick — Signaturen entstehen lokal, kein Internet nötig
• Kassabuch-Buchungen
• Tagesabschluss, Kellnerabschlag
• Digitaler Beleg als Schnipsel mit QR (der Gast scannt später, wenn die Fiskaltrust-Cloud wieder erreichbar ist)

Eingeschränkt oder nicht verfügbar:

• Mail-Versand (z.B. Beleg per Mail an Gast) — geht erst bei Rückkehr
• Online-Bestellungen aus Smorder/Webshop
• Live-Umsatzsicht des Büros in my.apro
• Kartenterminals mit Cloud-Betrieb (manche Anbieter brauchen Internet; reine lokale Terminal-Lösungen funktionieren)
• Hotel-Schnittstelle mit Cloud-Backend (wenn vorhanden)
• Tagscan-QR-Cloud-Aufruf durch den Gast (der QR funktioniert erst, sobald Fiskaltrust wieder online ist)

Ablauf bei Ausfall

Aus Kellner-Sicht:

1. Kassa zeigt dezenten Hinweis „Offline" in der Statusleiste — weiter bonieren wie gewohnt.
2. Kein Verhalten ändern — Alles läuft wie online.
3. Gast fragt nach Mail-Beleg — Kellner gibt Schnipsel mit QR aus oder bietet Papier-Beleg an. Die Mail kommt, sobald das Internet zurück ist.

Aus Chef-Sicht:

1. Mail vom Alarm-System — my.apro sendet eine Alarm-Mail: „Kasse X seit HH:MM offline."
2. Erst-Prüfung — Router-Licht, WLAN, Provider. Bei Router-Neustart wartet man 2-3 Minuten.
3. Falls provider-seitig — Mobile-Hotspot vom Handy als Notlösung für die Server-Kasse, damit der Sync kurz durchlaufen kann (nicht zwingend, aber hilfreich).
4. Nachholsync beobachten — Sobald Internet zurück: my.apro-Dashboard wechselt von rot auf gelb auf grün.

Nachholsync

Sobald die Verbindung wieder da ist:

1. Automatische Erkennung — Die Kasse merkt nach wenigen Sekunden, dass das Internet wieder da ist.
2. Queue wird abgearbeitet — Alle in der Offline-Phase gespeicherten Umsätze (Bonierungen, Rechnungen, Abschlüsse, Kassabuch) werden in der Reihenfolge ihres Entstehens an my.apro übertragen.
3. Fiskaltrust-Cloud-Upload — Wenn der Digitale Beleg genutzt wird, werden die während des Ausfalls erzeugten Belege nachträglich in die Fiskaltrust-Cloud hochgeladen. Der Gast kann seinen QR-Code dann erfolgreich scannen.
4. Mail-Warteschlange — Mails, die während des Ausfalls erzeugt wurden (Beleg-Mails, Alarm-Mails), werden nachversendet.
5. Abgleich mit Stammdaten — Falls in der Offline-Zeit im Büro Stammdaten geändert wurden, holt die Kasse sie jetzt nach.

Die Nachholdauer hängt vom Volumen ab: Bei einem kurzen Ausfall ist nach wenigen Sekunden alles synchron, bei mehrstündigem Ausfall bei einem Fast-Food-Betrieb kann der Nachholsync 10-30 Minuten laufen.

Einstellungen

• Offline-Fähigkeit ist Standard — Keine Einstellung nötig; die Kasse ist von Haus aus offline-fest.
• Alarm-Schwellwert für Offline-Mail — Ab X Minuten Offline-Zeit kommt eine Mail. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Nachholsync-Bandbreite — Bei schmalbandigen Internetverbindungen aktivieren, damit der Nachholsync keine anderen Dienste stört. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Puffergröße lokal — Intern; der Techniker prüft nur im Extremfall, ob die lokale Kassendatenbank genug Platz für einen längeren Offline-Zeitraum hat.

Berechtigungen

Varianten

• Kurzer Ausfall (< 30 Minuten) — Kommt im Alltag vor (Router-Reset, Provider-Mikroausfall). Keine Handlung nötig.
• Mittlerer Ausfall (einige Stunden) — Alarm-Mail, Router-Prüfung, Support erwägen. Betrieb läuft normal.
• Langer Ausfall (ganzer Tag oder mehr) — Provider-Problem. Mobile-Hotspot als Überbrückung. Steuerberater und APRO-Support informieren; Nachholsync läuft am Ende über einen längeren Zeitraum, muss beobachtet werden.
• Geplanter Ausfall (Umzug, Baustelle) — Vor dem Ausfall Tagesabschluss machen, Sync-Push auslösen. Nach Rückkehr Sync erneut prüfen.
• Filiale dauerhaft schwaches Internet — Funktionale Alternative: Mobiler 4G/5G-Router als Backup; APRO kennt passende Hardware.

Problembehebung

• „Nachholsync läuft nicht, obwohl Internet da ist" → Dienst neu starten (APRO Sync Service). Manueller Sync-Push. Wenn weiterhin nichts: Support.
• „Fiskalisierung im Offline-Modus hat QR, funktioniert am Smartphone des Gasts nicht" → Normal während Offline-Phase: Die Fiskaltrust-Cloud kennt den Beleg noch nicht. Gast nach Rückkehr des Internets auffordern, nochmal zu scannen.
• „Nach mehreren Stunden Offline: Kasse langsam" → Lokale Datenbank wächst mit ungesendeten Sätzen. Normalerweise kein Problem. Bei extrem langen Ausfällen (mehrere Tage) Support benachrichtigen.
• „Umsatz fehlt in my.apro nach Rückkehr" → Geduld — Nachholsync braucht bei großem Volumen Zeit. Status-Anzeige prüfen.
• „Doppelter Umsatz in my.apro nach Offline-Phase" → Seltener Effekt, wenn der Sync während der Übergabe abbricht. Support bereinigt über Deduplikations-Skript.
• „Kellnerabschlag im Offline-Modus schlug fehl" → Meistens ein Drucker-Problem (Mail-Versand des Abschlag-Belegs scheitert, nicht der Abschlag selbst). Der Abschlag ist lokal verbucht; Beleg lässt sich nach Rückkehr nachsenden.

Siehe auch

• sync-kasse-myapro.md — Normal-Sync
• sync-status-fehler.md — Wenn der Nachholsync nicht läuft
• fiskalisierung-ausfall-beheben.md — Abgrenzung: Fiskal-Ausfall vs. Internet-Ausfall
• digitaler-beleg.md — Verhalten bei Cloud-Ausfall
• multi-filial-sync.md — Wenn eine Filiale zeitweise offline ist

Zielgruppe: Chef und Büro
Typische Nutzung: Läuft permanent im Hintergrund; der Chef prüft nur bei Änderungen oder Problemen
Aufruf: my.apro → Kassenmodule → Sync → Sync-Geräte Übersicht

Zweck

Der Sync hält die Daten zwischen der Kasse (vor Ort) und my.apro (in der Cloud) im Einklang. Stammdaten (Artikel, Preise, Tischmasken, Sparten) fließen von my.apro an die Kasse; Umsätze, Bonierungen, Abschlüsse fließen von der Kasse an my.apro. So kann der Chef im Büro auf Umsatzzahlen schauen, während die Kasse weiter verkauft — und Preisänderungen im Büro landen automatisch an allen Kassen.

Was wird synchronisiert

Von my.apro an die Kasse (Stammdaten, eher Abend/Nacht):

• Artikel (Name, Preis, Beilagen, Sparten-Zuordnung)
• Artikelmasken (welcher Artikel liegt auf welcher Ebene)
• Sparten, MwSt-Sätze
• Tische, Bereiche, Raumpläne
• Bediener (Kellner) mit Rechten, Schloss, PIN
• Zahlungsmittel, Druckprofile
• Preisebenen (Happy Hour, Terrassenpreis)
• Stützungen (Aktionen, Kundengruppen-Preise)

Von der Kasse an my.apro (Umsatzdaten, laufend in kurzen Abständen):

• Bonierungen, Rechnungen, Stornos
• Kellnerabschläge, Tagesabschlüsse
• Kassabuch-Buchungen
• Fiskalisierungs-Ereignisse
• Gutschein-Einlösungen
• Sync-Status, Geräte-Heartbeats

Takte (Intervalle)

Die Kasse synchronisiert nicht alles gleich oft:

• Umsatzdaten (Kasse → my.apro): Alle paar Minuten (typischerweise 1-5 Minuten). Damit die Büro-Reports live sind.
• Stammdaten-Pull (my.apro → Kasse): Neue Artikel/Preise sind an der Kasse meist in 15-60 Minuten sichtbar, ohne dass jemand etwas drückt.
• Nächtlicher Gesamt-Abgleich: Einmal pro Nacht (meist 04:00) läuft eine vollständige Abgleich-Runde. Korrigiert, was tagsüber verpasst wurde.
• Manueller Push: Der Chef kann über Kasse → Verwaltung → Sync → Jetzt abgleichen einen Sofort-Abgleich auslösen.

Ablauf typische Änderungen

„Preis eines Artikels geändert":

1. Chef öffnet den Artikel in my.apro → Kassenmodule → Artikel → Artikel, ändert den Preis und speichert.
2. my.apro merkt sich die Änderung mit Zeitstempel.
3. Innerhalb weniger Minuten holt die Kasse die Änderung ab.
4. Ab diesem Moment gilt der neue Preis für jede neue Bonierung.
5. Schon bonierte Tische behalten den alten Preis (der Preis wird bei Bonierung eingefroren).

„Neuen Artikel anlegen":

1. Chef legt in my.apro → Kassenmodule → Artikel → Artikel einen neuen Artikel an, weist Sparte und Preis zu.
2. Artikel auf die gewünschte Artikelmaske „herauslegen" (oder automatische Zuordnung über Sparte aktiv lassen).
3. Warten oder manueller Push an der Kasse.
4. Artikel erscheint an der Kasse.

„Kellner sperren":

1. Chef setzt den Kellner in my.apro → Kassenmodule → Bediener → Bediener auf inaktiv/gesperrt.
2. Innerhalb weniger Minuten kann der Kellner sich an der Kasse nicht mehr anmelden.

Einstellungen

• Sync-Intervall — Standardwerte sind in der Regel passend; selten ändern. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Automatischer Stamm-Pull aus my.apro — Ein/Aus. Normalerweise an. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Sync-Mail bei Fehler — Bei Hänger > X Minuten geht eine Mail ans Büro. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Bandbreite schonen — Bei schwachem Internet sinnvoll. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)

Berechtigungen

Varianten

• Online-Kasse mit dauerhaftem Internet (Standard) — Sync in kurzen Intervallen. Minimaler Verzug.
• Halb-Online (schwaches Internet) — Sync in größeren Abständen. Kompression aktiv. Stammdaten-Pull einmal pro Nacht.
• Offline-Phasen (Internet-Ausfall) — Kasse läuft weiter, speichert Änderungen lokal. Bei Wiederverbindung läuft der Nachholsync (siehe offline-nachholsync.md).
• Mehrere Kassen, eine Server-Kasse — Die Server-Kasse vor Ort synct mit my.apro, die Neben-Kassen synchronisieren über die Server-Kasse. Nur die Server-Kasse braucht das Internet.
• Multi-Filial — Pro Filiale eine Server-Kasse, jede mit eigenem my.apro-Mandant oder gemeinsamem (siehe multi-filial-sync.md).

Sync-Status erkennen

In my.apro und an der Kasse zeigt eine Statusanzeige:

• Grün: Alles synchron, letzter Abgleich vor wenigen Minuten.
• Gelb: Letzter Abgleich > 15 Minuten her. Prüfen.
• Rot: > 60 Minuten oder Dauerfehler. Mail an Chef; Handlungsbedarf.

Problembehebung

• „Artikel-Preisänderung taucht an der Kasse nicht auf" → Manuellen Sync auslösen (Kasse → Verwaltung → Sync → Jetzt abgleichen). Wenn dann okay: vorheriger Sync war zu lange her. Bei wiederkehrendem Problem siehe sync-status-fehler.md.
• „Umsatz im my.apro-Bericht fehlt" → Sync-Status der Kasse prüfen. Wenn Kasse offline: bei Wiederverbindung kommt der Umsatz nach.
• Sync-Symbol dauerhaft rot → sync-status-fehler.md konsultieren. Oft ein Queue-Problem, das der Support beheben kann.
• „Ein Kellner fehlt an der Kasse" → Bediener-Sync prüfen. Bediener-Änderungen synchronisieren manchmal nur beim nächsten Kellner-Anmelden; manueller Push hilft.
• „Änderungen an der Kasse erreichen my.apro nicht" → Selten. Typischerweise Windows-Dienste der Kasse stoppen und neu starten (macht der Techniker).
• Daten werden in my.apro doppelt angezeigt → Export-Historie hat Duplikate. Wartungsthema beim Support.

Siehe auch

• sync-status-fehler.md — Wenn der Sync hakt
• offline-nachholsync.md — Bei Internet-Ausfall
• multi-filial-sync.md — Sync in Filialbetrieben
• monatsabschluss.md — Sync abgeschlossen vor FiBu-Export
• fibu-ablauf.md — FiBu braucht aktuellen Sync

Zielgruppe: Chef oder Kellner mit Chef-Rechten
Typische Nutzung: Einmal pro Geschäftstag, nach Betriebsschluss
Aufruf: Kasse → Verwaltung → Tagesabschluss

Zweck

Der Tagesabschluss schließt den laufenden Geschäftstag auf der Kasse ab: Er summiert alle Umsätze, fixiert die Zählerstände und erzeugt den Z-Bericht (Tagesende-Bericht) für die Buchhaltung. Erst nach dem Tagesabschluss ist der Tag für die FiBu und für das Kassabuch „fertig". Solange offene Tische oder unabgeschlossene Kellner auf der Kasse liegen, läuft der Tag gedanklich weiter.

Ablauf

Typischer Ablauf am Tagesende:

1. Alle Tische abrechnen oder übernehmen — Offene Tische würden in den Folgetag rutschen. Entweder abrechnen, auf einen anderen Kellner übertragen oder bewusst offen stehen lassen (z.B. Hotel-Langzeittisch).
2. Kellnerabschläge durchführen — Jeder Kellner rechnet seine Schicht ab (Bar-Zählung, Karten-Totale, Übergabe des Bargelds). Erst dann kann der Tagesabschluss starten.
3. In der Kasse Verwaltung → Tagesabschluss öffnen.
4. Prüfhinweise lesen — Die Kasse warnt, wenn noch Tische offen oder Kellnerabschläge ausständig sind. In dem Fall zuerst diese Punkte erledigen.
5. Tagesabschluss bestätigen — Mit Chef-Rechten wird der Abschluss gestartet. Die Kasse erzeugt den Z-Bericht. In Österreich wird der Tagesabschluss selbst nicht fiskalisiert/signiert: Der CreateTagesabschlussCommandHandler befüllt die Signier-Warteschlange nur für Betriebe außerhalb Österreichs (company.Country != Country.AUT) und loggt für AT explizit "No fiskalization for EndOfDay in AT". Die RKSV-Signaturkette wird unabhängig davon über Null-, Monats- und Jahresbelege gepflegt (siehe validations.md).
6. Z-Bericht ausgeben — Druck auf den Bon-Drucker, Mail-Versand ans Büro oder beides. Der Z-Bericht enthält Brutto/Netto je Sparte, Zahlungsmittel-Totale und Bargeldbestand laut Kassabuch.
7. Bargeld ins Kassabuch übernehmen (falls Kassabuch aktiv) — Differenz zwischen gezähltem Bargeld und Sollstand wird als Einlage/Entnahme verbucht.
8. Kasse herunterfahren oder Nachtmodus — Je nach Betrieb bleibt die Kasse an (für den Folgetag) oder wird heruntergefahren.

Einstellungen

• Automatischer Tagesabschluss — Uhrzeit (z.B. 03:30 nachts) für den automatischen Lauf. Sinnvoll bei Hotels und Nachtbetrieben. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Ausgabe des Z-Berichts my.apro → Kassenmodule → Administration → Geräte → [Kasse] — Bon-Drucker, A4-Drucker, PDF per Mail oder Kombination.
• Mail-Empfänger für Z-Bericht — Meistens das Büro oder die Buchhaltung. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Tagesabschluss nur mit Chef-Rechten — Verhindert, dass ein normaler Kellner den Tag versehentlich abschließt. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Pflicht: Kellnerabschläge vor Tagesabschluss — Sperrt den Tagesabschluss, solange ein Kellner offen ist. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)

Berechtigungen

Varianten

• Manueller Tagesabschluss — Der Chef drückt am Tagesende den Knopf. Häufigste Variante in Gastronomie und Einzelhandel.
• Automatischer Tagesabschluss — Um eine hinterlegte Uhrzeit läuft der Abschluss von selbst. Voraussetzung: keine offenen Tische, keine offenen Kellner. Übliche Uhrzeit zwischen 03:00 und 05:00 Uhr.
• Getrennter Abschluss pro Kasse vs. Zentral — Bei Mehrplatz-Anlagen wird meistens auf der Server-Kasse abgeschlossen, alle anderen Kassen ziehen automatisch mit. Einzelne Betriebe schließen jede Kasse getrennt ab (dann gibt es pro Kasse einen Z-Bericht).
• Hotel-Langzeittische — Zimmer-Rechnungen bleiben offen stehen, bis der Gast auscheckt. Der Tagesabschluss läuft trotzdem; diese Tische werden über eine Ausnahme übersprungen.
• Nullumsatz-Tag — An Tagen ohne Umsatz wird kein TagesZ erstellt: Der Handler lehnt mit "TagesZ wurde nicht erstellt, keine Daten vorhanden!" ab. Der RKSV-Nullbeleg zur Kettenpflege an betriebsfreien Tagen ist ein eigener Scheduler-Task (TaskTypeEnum.NullBeleg = 31), kein Nebenprodukt des Tagesabschlusses — ebenso laufen Monats- (MonatsBeleg = 21) und Jahresbeleg (JahresBeleg = 24) als eigene Tasks (siehe validations.md).

Problembehebung

• „Tagesabschluss nicht möglich — offene Tische" → In der Tischübersicht die offenen Tische schließen, übertragen oder bewusst als Langzeittisch markieren. Danach erneut versuchen.
• „Tagesabschluss nicht möglich — Kellner X hat noch nicht abgeschlossen" → Der genannte Kellner muss erst seinen Kellnerabschlag fertigmachen. Falls der Kellner schon weg ist: mit Chef-Rechten den Abschluss für ihn auslösen.
• Z-Bericht wird nicht gedruckt → Bon-Drucker prüfen (Papier, Strom, Netzwerk). Der Z-Bericht lässt sich jederzeit nachdrucken über Kasse → Verwaltung → Berichte → Z-Berichte.
• Z-Bericht-Mail kommt nicht an → Spam-Ordner prüfen. Mail-Adresse in my.apro kontrollieren. Falls der Mailversand dauerhaft hakt, Support melden.
• „Tagesabschluss zweimal gemacht" → Unkritisch. Der zweite Lauf erzeugt einen zweiten Z-Bericht mit Null-Umsatz. Für den Steuerberater bleibt die Summe identisch.
• Automatischer Tagesabschluss ist nicht gelaufen → Stromausfall, Rechner in Ruhemodus, kein Betriebssystem-Login. In dem Fall manuell nachholen; die Kasse bucht automatisch den Vortag ab.
• „Bargeld-Soll stimmt nicht mit Zählung überein" → Im Kassabuch die Einlage oder Entnahme als Differenzbuchung erfassen. Bei wiederkehrender Differenz Kellnerabrechnung und Zahlungsmittel prüfen.

Siehe auch

• kellnerabschlag.md — Muss vor dem Tagesabschluss erledigt sein
• monatsabschluss.md — Zusammenspiel Tag/Monat
• kassabuch-buchungen.md — Differenz-Buchungen am Tagesende
• fibu-ablauf.md — FiBu-Export baut auf abgeschlossene Tage auf
• fiskalisierung-ausfall-beheben.md — Wenn beim Abschluss RKSV/TSE ausgefallen ist

Zielgruppe: Chef/Büro — technische Umsetzung durch APRO-Techniker
Typische Nutzung: Alle 4-5 Jahre (Hardware-Laufzeit) oder bei Defekt
Aufruf: Vorwarnung über Fiskaltrust-Portal + Kasse-Hinweis; Durchführung mit APRO-Techniker

Zweck

Die TSE (technische Sicherheitseinrichtung) hat eine begrenzte Hardware-Laufzeit. Ein SWISSBIT-Stick signiert typischerweise 5 Jahre lang oder eine bestimmte Anzahl Transaktionen. Vor Ablauf muss der Stick getauscht werden — sonst kann die Kasse keine Belege mehr signieren und der Betrieb steht. Der Tausch ist planbar, Fiskaltrust und die Kasse warnen rechtzeitig. Dieser Artikel zeigt, wann der Chef handeln muss, welche Dokumente er braucht und wie der Tauschtag abläuft.

Wann tauschen

Fristen und Auslöser:

• Hardware-Ablauf (Standard): Vorwarnung 3-6 Monate vorher. Die Kasse blendet ab etwa 90 Tagen vor Ablauf einen Hinweis ein.
• Transaktions-Limit erreicht: SWISSBIT zählt die Signaturen. Bei viel Traffic (Fast Food, Bäckerei) kann das Limit vor dem Zeitablauf erreicht werden.
• Defekt: Stick reagiert nicht mehr, Fehlermeldung „TSE nicht verfügbar". Sofort-Tausch nötig, im schlimmsten Fall läuft die Kasse bis zum Ersatz im Ausfall-Modus.
• Präventiver Tausch: Manche Betriebe tauschen bewusst vor Ablauf, um kein Risiko einzugehen.

Die Übersicht aller ablaufenden TSEs je Kunde sieht der APRO-Händler im Fiskaltrust-Portal und informiert den Chef aktiv.

Ablauf Tauschtag

Planbarer Tausch (Standardfall):

1. Ersatz-TSE bestellen — Über APRO oder direkt bei Fiskaltrust. Lieferzeit einplanen (2-3 Wochen).
2. Termin mit APRO-Techniker vereinbaren — Möglichst außerhalb des Geschäftsbetriebs (vormittags vor Öffnung oder in der Pause).
3. Tagesabschluss vor Tausch — Offene Tische abschließen, Tagesabschluss erzeugen. Sauberer Zustand erleichtert den Tausch.
4. Fiskaltrust-Portal: neue TSE hinzufügen — Techniker legt die neue TSE-Seriennummer im Portal an.
5. Laufwerksbuchstabe konfigurieren — Alter Stick bekommt einen anderen Buchstaben, neuer Stick übernimmt U: (der Standard für APRO-Kassen).
6. Alten Stick abziehen, neuen einstecken — Fiskaltrust-Dienst stoppt, Tausch, Dienst startet.
7. TSE-Wechsel in AproSuite ausführen — Über AproSuite → Fiskalisierung → TSE-Wechsel. Passwort „SignaturService" für den Vorgang.
8. Nullbeleg erzeugen — Prüft, ob die neue TSE läuft. QR-Code am Beleg vorhanden, keine Ausfall-Meldung.
9. Meldewesen-Report aktualisieren — Neue TSE-Seriennummer im Meldewesen-Report sichtbar.
10. Ans Finanzamt melden — Über ELSTER/Mitteilungsverfahren: Alte TSE abmelden, neue TSE anmelden. Der Steuerberater übernimmt das oft.
11. Alter Stick sicher aufbewahren — Enthält die Signaturen der vergangenen Jahre. Bei einer Betriebsprüfung wird der Prüfer die alten Daten aus der Kasse haben — der physische Stick muss nicht aktiv sein, wird aber meist 10 Jahre aufbewahrt.

Einstellungen

• Laufwerksbuchstabe — Standard U: für die aktive TSE. Der alte Stick bekommt vorübergehend einen anderen Buchstaben (z.B. V:), bis er physisch abgezogen wird.
• Fiskaltrust-Versionen — Vor dem Tausch aktualisiert der Techniker im Fiskaltrust-Portal die Paket-Versionen der CashBox auf den aktuellen Stand.
• Queue-Zuweisung — Im Fiskaltrust-Portal wird der Queue die neue TSE zugewiesen. RebuildConfig gleicht die Einstellungen an die Kasse.

Berechtigungen

Varianten

• Standard-Tausch (planbar) — Ablauf wie oben, ohne Zeitdruck.
• Notfall-Tausch bei Defekt — Kasse läuft im Ausfall-Modus weiter (Nachsignatur sobald neuer Stick da). Meldepflicht ans Finanzamt beachten.
• Mehrere Kassen gleichzeitig — Mehrere Sticks gleicher Lieferung laufen meist ähnlich lange ab. Sammelaktion an einem Wartungstag.
• Firmware-Update statt Tausch — Manchmal verlängert ein Firmware-Update die Laufzeit oder behebt Zähler-Probleme. Der Techniker prüft, ob das reicht.
• Wechsel auf Cloud-TSE — Beim Tausch kann der Umstieg von USB-Stick auf Cloud-TSE geprüft werden. Kein APRO-Standard, aber auf Anfrage möglich.

Problembehebung

• „TSE-Wechsel-Funktion meldet Fehler" → Fiskaltrust-Versionen im Portal nicht aktuell. Techniker aktualisiert Queue-, Balancer-, SCU-Pakete und startet erneut.
• Nach Tausch: „Sicherheitseinrichtung ausgefallen" → Laufwerksbuchstabe falsch oder Fiskaltrust-Dienst nicht neu gestartet. Siehe fiskalisierung-ausfall-beheben.md.
• „Nullbeleg hat keinen QR-Code" → Signatur noch nicht durchgelaufen. Kurz warten, Nullbeleg wiederholen. Wenn weiterhin kein QR: Techniker.
• Meldewesen-Report zeigt noch alte TSE → Meldewesen neu erzeugen (AproSuite → Berichte → Meldewesen DE → Neu erstellen).
• Finanzamt-Meldung zu spät → Die Mitteilung soll zeitnah nach Tausch erfolgen. Bei Verspätung den Steuerberater informieren; es ist keine Strafnorm hinterlegt, aber Teil der Mitwirkungspflicht.
• Alten Stick vergessen auszulesen → Kein Problem, solange die Kasse läuft — die Daten sind in der APRO-Datenbank. Der Stick selbst enthält nur Signaturen, nicht die Belegdaten.
• „Kasse ist nach Tausch langsam" → Der Fiskaltrust-Dienst liest bei Start die Druckwarteschlange ein. Bei vielen Transaktionen dauert das einige Minuten. Nicht unterbrechen, warten.

Siehe auch

• tse-deutschland-einrichten.md — Ersteinrichtung (Vorgänger-Artikel)
• fiskalisierung-ausfall-beheben.md — Wenn nach Tausch nicht alles rund läuft
• validations.md — Nach Tausch Validations prüfen
• monatsabschluss.md — Tausch nicht im selben Moment wie ein Monatsabschluss
• Technische Details: Technik-Wiki („TSE Tausch / Wechsel Deutschland")

Zielgruppe: Chef/Büro — meist in Zusammenarbeit mit APRO-Techniker
Typische Nutzung: Automatisch im Hintergrund; manuell bei Sondersituationen
Aufruf: AproSuite → Fiskalisierung → Validations · Fiskaltrust-Portal → Validations

Zweck

„Validations" sind Periodenbelege, die Fiskaltrust regelmäßig erzeugt, um die Signaturkette nachzuweisen. In Österreich sind das die bekannten Monats- und Jahresbelege. In Deutschland gibt es vergleichbare TSE-Periodenprüfungen. Wenn Validations sauber laufen, weiß der Betrieb: Die Kette ist dicht, alle Belege sind signiert, der Prüfer wird nichts beanstanden. Wenn eine Validation fehlschlägt oder fehlt, ist das ein frühes Warnzeichen — oft noch behebbar, bevor ein Finanzprüfer davon erfährt.

Was sind Validations

Die RKSV-Belegtypen in Österreich:

• Startbeleg — Erster signierter Beleg bei Inbetriebnahme, eröffnet die Signaturkette.
• Monatsbeleg — Letzter Tag des Monats, automatisch. Dokumentiert den Monats-Umsatz-Stand.
• Jahresbeleg — 31.12., automatisch; entspricht dem Monatsbeleg für Dezember und ist ein Nullbeleg über 0,00. Muss zusätzlich über FinanzOnline oder die BMF-Belegcheck-App geprüft werden (Prüfpflicht, Stichtag 15. Februar).
• Schlussbeleg — Manuell bei Kassen-Außerbetriebnahme.
• Nullbeleg — Beleg über 0,00 Euro, z.B. zur Kettenpflege an betriebsfreien Tagen oder nach Ausfällen.

Hinweis: Das Fiskaltrust-Portal bietet zusätzlich Quartalsansichten als Darstellungs- und Filteroption. Das ist eine reine Portal-Ansicht — ein eigener RKSV-Belegtyp für Quartale existiert nicht.

In Deutschland (TSE):

• TSE-Transaktions-Log wird laufend erzeugt; kein separater Monatsbeleg wie in AT.
• DSFinV-K-Export übernimmt eine vergleichbare Validierungsrolle auf Anforderung durch den Prüfer.
• Jährliche Selbstkontrolle empfohlen: Probe-DSFinV-K-Export für einen Testmonat erzeugen.

Ablauf

Automatischer Ablauf (AT, Normalzustand):

1. Letzter Tag des Monats — Die Kasse erzeugt den Monatsbeleg: falls die Kasse offen ist, nach dem letzten Umsatz des Monats; falls die Kasse aus ist, beim Start des nächsten Tags.
2. Beleg wird signiert — Fiskaltrust vergibt eine Validation-ID.
3. Beleg landet im Fiskaltrust-Portal — Dort sichtbar unter „Validations".
4. Monatsbeleg ausgedruckt oder als PDF archiviert — Je nach Betriebseinstellung.

Manueller Ablauf:

1. In der AproSuite öffnen AproSuite → Berichte → RKSV (AT) / Fiskalisierung (DE).
2. Validations-Übersicht aufrufen — Zeigt die letzten Perioden mit Status (OK, fehlend, fehlerhaft).
3. Bei Lücke: Manuell nachziehen — „Monatsbeleg erneut erzeugen" auslösen. Nur an dem Monat, der fehlt.
4. Prüfen im Portal — Ist die Validation angekommen? Status grün?
5. Bei wiederkehrenden Fehlern — APRO-Support informieren.

Einstellungen

• Automatische Validation aktivieren — Standardmäßig an. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Uhrzeit der automatischen Prüfung — Meist 05:00 morgens, wenn der Betrieb nicht läuft. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Mail-Alarm bei Fehler — Bei fehlgeschlagener Validation geht eine Mail an Chef/Büro. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Jahresbeleg-Erinnerung — Jede Mitte Januar eine Mail: „Jahresbeleg bei FinanzOnline noch nicht gemeldet." (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)

Berechtigungen

Varianten

• Normalzustand (AT) — Monatsbelege automatisch an letzten des Monats, kein Handlungsbedarf.
• Kasse war am Monatsletzten aus — Monatsbeleg entsteht beim nächsten Kassenstart. Wenn zwischen Monatsende und nächstem Start kein Umsatz war, greift der Folgetag-Nullbeleg als Träger der Monats-Validation.
• Manueller Jahresbeleg — Wenn automatische Erzeugung am 31.12. nicht lief (Stromausfall, Urlaub). Anfang Januar manuell nachholen.
• Deutschland: DSFinV-K als Selbsttest — Ohne Prüfer-Anforderung monatlich einen Probe-Export erzeugen und öffnen, um Signatur-Fehler früh zu erkennen.
• Schlussbeleg bei Außerbetriebnahme — Einmaliger Spezialfall, beschrieben in fiskaltrust-an-abmeldung.md.

Berechtigungen Jahresbeleg FinanzOnline

Die FinanzOnline-Meldung des Jahresbelegs (Österreich) ist Sache des Chefs oder Steuerberaters. Fristen:

• Kasse muss am 31.12. signierten Jahresbeleg erzeugt haben — passiert automatisch, falls die Kasse läuft.
• Prüfung bis 15. Februar des Folgejahres — via FinanzOnline → Registrierkassen → Jahresbeleg melden oder per BMF-Belegcheck-App. QR-Code des Jahresbelegs einlesen oder Daten händisch erfassen.
• Bei Versäumnis — keine fixe Strafe, aber der Betrieb wird aufgefordert, nachzuliefern.

Problembehebung

• „Validation für April fehlt" → In AproSuite manuell nachziehen: Validation erzeugen → April. Prüfen, ob im Portal angekommen.
• „Monatsbeleg wurde nie gedruckt" → Druck ist nicht zwingend; der Beleg ist im Portal. Für eigene Ablage lässt sich der Beleg als PDF exportieren.
• „Fiskaltrust-Portal zeigt Validation als fehlerhaft" → Details im Portal anschauen (Fehlertext). Oft ein Queue-Problem, das der Techniker löst.
• Jahresbeleg fehlt am 31.12. → Kasse war aus. Am ersten Arbeitstag des neuen Jahres: Sofort Nullbeleg auf der Kasse erzeugen, manuellen Jahresbeleg zum 31.12. nachziehen, bei FinanzOnline melden.
• „FinanzOnline meldet: Jahresbeleg nicht zugeordnet" → Meist Tippfehler beim händischen Eintragen. QR-Scan des Belegs ist der sichere Weg.
• Automatische Validation kommt nicht mehr → Fiskaltrust-Dienst prüfen, Queue-Version aktuell? APRO-Support.
• Mehrere fehlende Validations auf einmal → Deutet auf längeren Fiskalisierungs-Ausfall hin (siehe fiskalisierung-ausfall-beheben.md). Erst Ausfall klären, dann Validations nachziehen.

Siehe auch

• fiskaltrust-einrichtung-at.md — Basis für Validations
• fiskalisierung-ausfall-beheben.md — Bei Lücken vor Validations
• monatsabschluss.md — Zusammenspiel mit Monatsabschluss
• finanzpruefung-at.md — Was der Prüfer zu Validations sehen will
• fiskaltrust-an-abmeldung.md — Schlussbeleg als letzte Validation

Zielgruppe: Chef oder Kellner mit Chef-Rechten
Typische Nutzung: Seltener Einzelfall — wenn nach Rechnungsdruck ein Fehler auffällt
Aufruf: Kasse → Verwaltung → Rechnungen → Rechnung suchen → Storno/Zurückholen

Zweck

„Rechnung zurückholen" meint den Storno einer bereits gedruckten und fiskalisierten Rechnung. Anders als der normale Positions-Storno während der Bonierung greift dieser Vorgang in die Belegkette ein: Es wird ein Stornobeleg erzeugt, der die Originalrechnung aufhebt. Die Funktion ist gedacht für echte Fehler (falscher Betrag, falsches Zahlungsmittel, Doppel-Rechnung). Der Kellner kann das nicht allein — diese Korrektur braucht Chef-Rechte und wird dokumentiert, damit der Steuerberater und der Prüfer die Kette nachvollziehen können.

Ablauf

Typischer Ablauf, wenn eine falsch abgerechnete Rechnung korrigiert werden muss:

1. Fehler identifizieren — Welche Rechnung, welche Position, welcher Fehler (zu viel kassiert, falsches Zahlungsmittel, falscher Gast).
2. In der Kasse Verwaltung → Rechnungen → Suche öffnen.
3. Rechnung suchen — Über Rechnungsnummer, Datum, Betrag oder Kellner.
4. Rechnung markieren und „Zurückholen" wählen — Die Kasse fordert Chef-PIN (oder Chef-Schloss).
5. Grund eingeben — Kurzer Text für die Historie (z.B. „Doppelbuchung", „Falscher Kellner", „Gast-Beschwerde"). Der Grund landet auf dem Stornobeleg.
6. Stornobeleg wird erzeugt — Die Kasse druckt den Storno mit neuer Belegnummer und Verweis auf die Original-Rechnung. In Österreich wird der Storno zusätzlich RKSV-signiert, in Deutschland TSE-signiert.
7. Positionen zurück auf den Tisch — Die Rechnung wird in den offenen Tisch-Zustand zurückgeführt. Jetzt lässt sich die Bestellung korrigieren (Position ändern, anderen Kellner zuweisen, anderes Zahlungsmittel).
8. Korrekt abrechnen — Neue Rechnung erzeugen, wie üblich.

Wann ist der Storno zulässig

• Bis zum Tagesabschluss — Innerhalb desselben Geschäftstags ist die Korrektur problemlos.
• Nach Tagesabschluss — Technisch weiterhin möglich, aber der Beleg liegt in einer bereits abgeschlossenen Periode. Je nach Land und Steuerberater-Absprache: Stornobeleg erzeugen und in die laufende Periode buchen. Der Monatsabschluss der Vorperiode bleibt unverändert.
• Nach FiBu-Export — Bitte Rücksprache mit dem Steuerberater. Oft einfacher, eine Gutschrift-/Korrekturrechnung in der aktuellen Periode zu schreiben, statt die Vorperiode zu berühren.
• Kartenzahlung bereits gebucht — Der Storno auf Kassenebene bucht die Karte nicht zurück. Für die Rückerstattung ans Kartenterminal eine Refund-Transaktion auf dem Terminal auslösen (oder das Geld in bar zurückgeben).

Einstellungen

• Rechtevergabe Storno nach Druck — Welche Rolle darf zurückholen. Standard: nur Chef. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Grund-Pflicht — Erzwingen, dass ein Grund eingegeben wird; Freitext oder Auswahlliste. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Stornoliste in my.apro — Alle Stornos des Zeitraums mit Grund, Kellner, Betrag. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Automatische Mail an Chef my.apro → Reporting → Reports → Email Reports anlegen — Bei jedem Storno über einem Grenzbetrag wird der Chef per Mail informiert.

Berechtigungen

Varianten

• Komplett-Storno — Die ganze Rechnung wird zurückgeholt, der Tisch öffnet wieder.
• Teil-Storno (über Gutschrift) — Eine einzelne falsch abgerechnete Position wird über eine Gutschriftsposition auf einer neuen Rechnung ausgeglichen. Variante für den Fall, dass die Rechnung sonst korrekt ist und der Gast schon weg ist.
• Zahlungsmittel-Korrektur — Rechnung zurückholen → neu abrechnen mit dem richtigen Zahlungsmittel (z.B. versehentlich auf Bar gebucht statt auf Karte).
• Kellner-Wechsel nachträglich — Rechnung zurückholen → anderem Kellner zuweisen → neu abrechnen. Wichtig für die Kellnerabrechnung.
• Fiskalisierungs-Storno — Bei Fiskalisierungs-Ausfall kommt es vor, dass eine Rechnung nachträglich signiert werden muss. Das ist kein „Zurückholen" im Sinne dieses Artikels, sondern eine automatische Nachsignatur.

Problembehebung

• „Rechnung nicht gefunden" → Zeitraum in der Suche erweitern; über Datum oder Kellner filtern. Bei Rechnungen älter als ein paar Wochen: Suche in my.apro nutzen.
• „Zurückholen nicht erlaubt" → Chef-PIN fehlt oder Rolle hat kein Recht. Bedienerrechte in my.apro prüfen.
• „Tisch ist schon einem anderen Kellner zugewiesen" → Nach dem Zurückholen landet der Tisch beim ursprünglichen Kellner. Übertragung über die normale Tisch-Verschiebung.
• Stornobeleg wird nicht gedruckt → Druckerproblem. Der Storno ist trotzdem verbucht; der Beleg lässt sich über Verwaltung → Rechnungen → Nachdruck erneut ausgeben.
• „Fiskalisierung meldet Fehler beim Storno" → In Österreich und Deutschland wird auch der Storno signiert. Wenn die Signatur aktuell ausgefallen ist, zuerst die Fiskalisierung wiederherstellen, dann den Storno nachholen.
• Kartenzahlung fehlt zurück auf der Karte → Der Kassen-Storno bucht nur intern. Für den Refund ans Terminal: Terminal-Menü „Gutschrift" oder „Refund" mit Betrag und Original-Transaktionsnummer.
• „Gast bekommt Geld nicht zurück, weil Rechnung Tage alt" → Kassen-Storno ist weiter möglich. Bar aus der Kassenlade zurückgeben und den Betrag über eine Entnahme im Kassabuch gegenbuchen lassen (oder den Storno direkt in die Kassenlade zurückführen).

Siehe auch

• ../bonneu/artikel-stornieren.md — Positions-Storno vor Rechnungsdruck
• ../bonneu/tisch-stornieren.md — Kompletter Tisch-Storno vor Rechnung
• fiskalisierung-ausfall-beheben.md — Storno bei ausgefallener Signatur
• finanzpruefung-at.md — Was der Prüfer zu Stornos fragt
• fibu-ablauf.md — Wie Stornos in die Buchhaltung fließen

Zielgruppe: Chef (erste Prüfung), Büro/APRO-Support (Tiefen-Analyse)
Typische Nutzung: Bei Sync-Alarm oder wenn etwas „fehlt" zwischen Kasse und my.apro
Aufruf: my.apro → Kassenmodule → Sync → Sync-Geräte Übersicht

Zweck

Der Sync zwischen Kasse und my.apro läuft normalerweise unauffällig im Hintergrund. Wenn er hakt, fehlen Umsätze in den Berichten, Stammdatenänderungen kommen nicht an der Kasse an, oder das Büro sieht im Dashboard rote Sync-Zeichen. Dieser Artikel zeigt, was der Chef selbst prüfen kann, welche Hinweise im System zu sehen sind und wann der APRO-Support einzubeziehen ist.

Sync-Status auf einen Blick

Drei Anzeigen, die der Chef im Alltag sieht:

• my.apro-Dashboard — Ein Symbol pro Kasse: grün (aktuell), gelb (leichter Verzug), rot (Dauerhänger).
• Kasse Statusleiste — Unten am Bildschirmrand zeigt die Kasse den letzten erfolgreichen Sync-Zeitpunkt an.
• Sync-Queue — Die Warteschlange aller noch nicht übertragenen Sätze. In Zahlen sichtbar: z.B. „237 Einträge in Queue".

Richtwerte:

• < 5 Minuten Verzug: Normalzustand.
• 5-15 Minuten: Nicht ungewöhnlich, z.B. bei schwachem Internet.
• > 15 Minuten oder stetig wachsende Queue: Prüfen.
• > 60 Minuten oder nicht mehr laufend: Handlungsbedarf.

Erst-Prüfungen durch den Chef

Bevor der Support angerufen wird — drei Minuten reichen oft:

1. Internet prüfen — Ist die Verbindung an der Kassen-Station verfügbar? Kurzer Test im Browser an der Kasse oder einem anderen Gerät im Netzwerk.
2. my.apro-Seite öffnen — Lässt sich my.apro aus dem Netzwerk der Kasse erreichen? Wenn nicht: vielleicht Firewall, DNS oder Provider.
3. Manuellen Sync auslösen — Kasse → Verwaltung → Sync → Jetzt abgleichen. Wenn er durchläuft, war der Sync nur verzögert.
4. Server-Kasse prüfen — Bei Mehrplatz-Setups synct nur die Server-Kasse mit my.apro. Läuft sie? Ist sie eingeschaltet?
5. Dienst-Status — Windows → Dienste → APRO Sync Service. Falls „gestoppt": starten.
6. Letzte Änderungen — Wurde gerade ein großes Windows-Update gemacht? Netzwerkumstellung? Das sind häufige Auslöser.

Wenn diese Schritte nichts bringen: APRO-Support informieren.

Typische Ursachen

• Internet-Ausfall — Häufigste Ursache. Siehe offline-nachholsync.md.
• APRO Sync Service gestoppt — Windows-Update hat den Dienst deaktiviert.
• Datenbank voll — Die Sync-Warteschlange hat zu viele alte Einträge, die Kasse kann nicht mehr aufräumen. Wartungs-Skript nötig.
• Zeit-/Uhrzeit-Problem — Die Kasse hat eine falsche Uhrzeit; Synchronisation schlägt fehl weil Zeitstempel nicht passen.
• my.apro-Wartung — Kurze Downtime bei APRO-Serverwartungen. Die Queue füllt sich, nach Wartung läuft der Nachholsync.
• Netzwerkänderung — Router getauscht, VPN-Konfiguration geändert, Firewall-Regel blockiert Port.

Ablauf bei rotem Sync

Wenn der Chef alles aus den Erst-Prüfungen durch hat und weiterhin rot:

1. APRO-Support anrufen oder Ticket öffnen — Mit Angabe: „Sync rot seit ca. HH:MM Uhr, Kunde XY, Standort Z."
2. Techniker analysiert — Prüft Sync-Queue, Datenbankgröße, letzte Fehlermeldungen im Logfile, Server-Erreichbarkeit.
3. Wartungsskript ausführen (wenn Datenbank voll) — Bereinigt alte Queue-Einträge. Während das Skript läuft, kann die Kasse bonieren und abrechnen; nur der Sync pausiert kurz.
4. Dienst neu starten — Falls Service hängt.
5. Queue manuell leeren — In Sonderfällen bei korrupten Einträgen.
6. Abschluss-Kontrolle — Testbuchung an der Kasse, innerhalb weniger Minuten sichtbar in my.apro.

Einstellungen

• Automatische Bereinigung der Sync-Queue — Täglich oder wöchentlich läuft ein Aufräumer über alte, bereits übertragene Einträge. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Alarm-Schwellwert — Ab welchem Verzug geht eine Mail raus. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Mail-Empfänger — Chef und/oder Büro. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Manueller Push per Zeitplan — Zusätzlich zum Standard-Intervall ein weiterer Fixtermin (z.B. 23:55 für Tagesende-Push). (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)

Berechtigungen

Varianten

• Leichter Verzug ohne Handlungsbedarf — Sync-Queue hat kurzzeitig 100-500 Einträge, läuft aber. Ein Stoßzeit-Phänomen.
• Queue-Überlauf — Tausende Einträge stauen sich. Der Sync kommt nicht hinterher. Wartungsskript nötig.
• Blockierter Eintrag — Ein einzelner korrupter Datensatz blockiert den gesamten Sync. Der Techniker isoliert und löscht den Eintrag.
• Einseitiger Sync — Nur Stammdaten-Pull funktioniert, Umsatz-Push nicht (oder umgekehrt). Deutet auf Rechte- oder API-Problem hin.

Problembehebung

• „Sync grün auf der Kasse, aber Umsatz fehlt in my.apro" → Queue ist leer, aber einzelne Datensätze sind nicht sauber importiert. Wartungsskript „fehlgeschlagene Importe neu verarbeiten" (der Support kennt das).
• „Stammdaten-Änderung kommt nicht auf der Kasse an" → Prüfen, ob der Stammdaten-Pull in my.apro aktiv ist. Manueller Push auf der Kasse hilft meist sofort.
• „Queue wächst Minute für Minute" → Netzwerk oder Service-Problem. Sofort Support.
• „Kasse zeigt 'Keine Verbindung zu my.apro'" → DNS-Problem oder my.apro-Erreichbarkeit. Browser-Test, Router-Test, Support.
• „Doppelte Umsätze in my.apro" → Seltener Fall, durch Queue-Duplikate. Support läuft Deduplikations-Skript.
• „Kasse wurde nach Ausfall neu installiert, Sync startet nicht" → Im Portal muss die neue Kassen-Instanz registriert sein. Support übernimmt.
• „Mail-Alarm nervt, kein echtes Problem" → Schwellwert anpassen oder Mail deaktivieren für Zeiten mit bekanntem schwachem Internet (Biergarten, Außenstation).

Siehe auch

• sync-kasse-myapro.md — Normalzustand und Intervalle
• offline-nachholsync.md — Bei ausgefallenem Internet
• multi-filial-sync.md — Sync in Filialstruktur
• monatsabschluss.md — Vor FiBu-Export: Sync muss sauber sein
• Technische Details: Technik-Wiki („Sync funktioniert nicht weil Datenbank voll")