Onboarding

Mit dem FiBu-Modul besteht die Möglichkeit Buchungssätze aus der Kasse im Format des FiBu Programmes zu exportieren. Dazu sind verschiedene Einstellungen zwingend notwendig.

Mit dem für das Onboarding übermittelten Benutzer und Passwort können sie unter"Kassenmodule" den Menüpunkt **"FiBu"** aufrufen.

Alternativ kann, falls gewünscht für den Steuerberater ein eigener User angelegt werden. Fragen Sie hierfür bei Ihrem Ansprechpartner bei Apro nach.

Dieser Menüpunkt ist in 6 Reiter unterteilt: Allgemein, Parameter, Konten, Kostenstellen, FiBu Export und FiBu Export Task. Im Anschluss ist in diesem Artikel beschrieben, welche Einstellungen für einen FiBu-Export notwendig sind. Bei Fragen kontaktieren Sie am besten Ihre Steuerberater bzw. das APRO-Support Team.

Allgemein

Im Reiter "Allgemein" müssen die UID-Nummer, der Bilanzstichtag und das Geschäftsjahr zwingend eingetragen werden. Alle anderen Angaben sind nur optional notwendig.

Weiters können hier zwei Einstellungen gemacht werden:

Parameter

Beim Exporttyp BMD sind folgende Felder zusätzlich zu befüllen:

**

**

Konten

In diesem Reiter sind alle eingetragenen FiBu-Konten ersichtlich. Um die Ansicht übersichtlich zu halten, wurden die Konten in Gruppen zusammengefasst. Sobald bei Sparten und Bargeldorten Konten hinterlegt werden, ist es zwingend erforderlich, dass jede weitere neue Sparte bzw. jeder weitere neue Bargeldort ein Konto hinterlegt haben, da ansonst ein Speichern nicht möglich ist. Für Kunden kann ein gesammeltes FiBu Konto verwendet werden, falls dies erwünscht ist.

Kostenstellen

In diesem Reiter können Sie Kostenstellen für Ihren Betrieb anlegen. IdR werden hier "Bereiche" definiert, wie Sie diese anlegen, finden Sie hier.

Kassabuchauszahlungen

Bei Kassabuchauszahlungen wird das Bargeldortfibukonto gegen das Auszahlungsfibukonto (Sammelkonot) gebucht

Für Spezialfälle können „Lieferanten“ angelegt werden.

Ist mit bei einer Kassabuchauszahlung ein Lieferant hinterlegt und dieser hat ein Fibukonto definiert, wird, als „Gegenkonto“ das des Lieferanten verwendet.

Kassabucheinzahlungen

Kassabucheinzahlungen werden beim Fibuexport ebenfalls exportiert.

Für Einzahlungen haben wir kein „Einzahlungsfibukonto. Die Geldquelle muss über einen Lieferanten abgebildet werden, der bei der Kassabucheinzahlung miterfasst wird.

Beim Fibuexport wird dann das Fibukonto des Lieferanten (Geldquelle) gegen das Bargeldortfibukonto gebucht.

FiBu Export

In diesem Reiter könne Sie die Exporteinstellungen für Ihre FiBu File definieren. Exportierte Files können direkt heruntergeladen werden.

⚠️

Achtung! Für die Funktion FiBu Export ist eine Softwareversion > V.10.27.17 notwendig.
Kontaktieren Sie den Apro Support bzgl. eines etwaigen Updates.

FiBu Export Task

Im Reiter "FiBu Export Task" könne Sie FiBu Exporte automatisiert versendet werden. Liegen Sie hierfür jeweils einen "Export-Task" an.

Definieren Sie den Zeitraum und klicken Sie auf "Neue FiBu Export Konfiguration erstellen". Der Export wird anschließend an die bei "FiBu Export" eingetragene E-Mail Adresse versendet.

Für den Kiosk werden verschiedene Grafiken für das allgemeine Erscheinungsbild benötigt. Ebenso ist es notwendig verschieden Farben und Einstellungen zu definieren.

Einstellungen für den Kiosk

Verwendete Farben am Kiosk

Primärfarbe

Sekundärfarbe

Schriftfarbe

Hintergrundfarbe

Grafiken am Kiosk

Alle Grafiken werden im Format png oder jpg benötigt. Bei png - Dateien sind transparente Bereiche möglich. Gif - Dateiformate werden nicht empfohlen. Videos werden im mp4-Dateiformat benötigt.

Schriftart

Wird für die Anzeige keine Standardschrift verwendet, muss die gewünschte Font im TTF- oder OTF Format übermittelt werden.

Headerbild

Das Headerbild wird im oberen Drittel des Kiosk angezeigt. Es kann das Logo sein. Ideal wäre dabei ein transparenter Hintergrund. Format 1024 x 786 px

IdleScreen Video

Dieses Video läuft dann, wenn keine Interaktion stattfindet, sozusagen als Startbildschirm. Empfohlen wird eine Länge von 10 - 30 Sekunden. Das Overlay mit Logo, Handanimation und dem Text "Zum Starten Bildschirm berühren" wird automatisch überlagert.

Als Alternative zum Video wäre auch ein Standbild möglich, was jedoch nicht empfohlen wird.

Das Video muss im Format 1080x1920 hochgeladen werden und darf maximal 100MB groß sein.

Logo

Das Logo wird als auf den Menüseiten angezeigt. Wir benötigen diese Grafik als png-Datei mit transparentem Hintergrund im Format 1080 x 360 px.

Artikelbilder

Die Produktbilder sollen freigestellt sein bzw. einen transparenten Hintergrund haben. Die empfohlene Mindestauflösung sollte ca. 1000x1000 px sein. Das Bild muss aber nicht zwingend quadratisch sein.

Allgemein

Der Onboarding-Prozess beginnt mit der Übermittlung eines Willkommens – E-Mail. Wenn Sie dieses E-Mail erhalten, wurde der Installationstermin fixiert. Um alle relevanten Daten zu Ihrem Betrieb zeitgerecht verfügbar zu haben, füllen Sie die einzelnen Bereiche möglichst vollständig aus.

In diesem E-Mail finden Sie alle benötigten Informationen, um mit der Dateneingabe zu beginnen. Mit dem Klick auf „Jetzt Daten hochladen“ gelangen Sie zur Onboarding – Seite Ihres Betriebs.

Je nachdem welche Module bei Ihnen installiert werden, sind unterschiedliche Daten erforderlich. An den grünen Balken rechts ist zu erkennen, welche Daten noch nicht vollständig vorhanden sind und somit noch ergänzt werden müssen.

Sind alle Bereiche mit den benötigten Informationen gefüllt, kann der Onboarding-Vorgang mit dem Button „ABSCHLIESSEN“ beendet werden.

Firmendaten

In diesem Bereich werden die Stammdaten Ihrer Firma bzw. Ihres Lokals eingegeben. Mit einem Stern markierte Felder sind Pflichtfelder und müssen eingetragen werden.

Folgende Angaben werden benötigt:

RKSV-Formular

Um eine korrekte Anmeldung der Registrierkassa beim zuständigen Finanzamt durchzuführen bzw. einen Stick für die Fiskalisierung zu erstellen, müssen sie ein Formular online ausgefüllt werden. Alternativ dazu kann das Formular ausgedruckt und herkömmlich ausgefüllt werden und das ausgefüllte Formular danach wieder in diesem Bereich hochgeladen werden.

Zusätzlich werden weitere Daten für Erteilung eines Sepa-Mandates und der Zustimmung zur elektronischen Rechnungslegung benötigt. Dieses Formular kann ebenfalls online ausgefüllt werden.

Artikelliste

Hier wird die Artikelliste mit allen Artikeln, die in Ihrem Kassensystem verfügbar sein sollen, hochgeladen.

Alle "grün" markierten Spalten müssen zwingen befüllt werden, alle weiteren sind optional. Für eine möglichste rasche Einschulzeit empfehlen wir, auch Kassenmasken, Drucker und Beilagen zu befüllen.

Wenn alle benötigten Artikel in der Liste eingetragen sind, müssen Sie diese wieder im Onboarding-Bereich hochladen.

Tischliste

Hier wird die Tischliste für Ihr Lokal erstellt und hochgeladen.

Dazu laden Sie die Vorlage herunter und öffnen diese. Es ist ein Tisch als Vorlage eingetragen. Dieser kann abgeändert werden. Alle weiteren benötigten Tische können dann von Ihnen in der Liste ergänzt werden.

Folgende Informationen werden dazu benötigt:

Wenn alle vorhandenen Tische in der Liste eingetragen sind, müssen Sie diese wieder im Onboarding hochladen.

Zusätzlich kann ein grafischer Tischplan aktiviert werden. Dazu können Sie zusätzlich hier ein Bild hochladen, das als Hintergrund für diesen grafischen Tischplan verwendet werden soll.

Schankliste

Wenn Ihr Kassensystem mit einer Schankanlage verbunden ist, wird Ihnen vom Schankbauer eine „Schankliste“ zu Verfügung gestellt. Diese muss in diesem Bereich im Onboarding hochgeladen werden.

White-Label App

In diesem Abschnitt können Sie das Erscheinungsbild Ihrer App definieren, falls eine bestellt wurde. Im ersten Bereich laden Sie die Grafiken für Ihre App hoch. Es sind noch weitere Grafiken und Bilder notwendig, die in einem weiteren Schritt abgefragt werden. Details zu den Grafiken und Einstellungen sind im Artikel Onboarding > 📄 White Label Appzu finden.

In nächsten Abschnitt definieren Sie die Farben für die App. Sie können den Farbcode direkt als HEX-Code eintragen oder durch Klick auf das jeweilige Farb-Icon das Einstellungsfenster öffnen und dort die Farbe als RGB-Code eingeben oder in der Farbtafel und mit dem Regler einstellen.

Der letzte Abschnitt in diesem Bereich wird für die Bereitstellung der App in Google Playstore bzw. im Apple App Store benötigt. Hier geben Sie Ihre Unternehmensanschrift sowie die Kurzbezeichnung und die Beschreibungen für die jeweiligen Stores an.

Kiosk

Wenn Sie über Bestell-Kiosks verfügen, so können Sie in diesem Bereich das Erscheinungsbild der Kiosk-Oberfläche gestalten.

Im oberen Bereich laden Sie die Grafik für den Startbildschirm und das Logo, das im oberen Bildschirmbereich angezeigt werden soll, hoch. Ebenso können Sie die Farben einstellen. Sie können den Farbcode direkt als HEX-Code eintragen oder durch Klick auf das jeweilige Farb-Icon das Einstellungsfenster öffnen und dort die Farbe als RGB-Code eingeben oder in der Farbtafel und mit dem Regler einstellen.

Es werden noch weitere Angaben benötigt. Welche das sind, finden Sie im Artikel Onboarding > 📄 Kiosk.

Online-Bestellung

Falls Sie Online-Bestellungen anbieten, geben Sie hier weitere Details dazu bekannt. Die genauen Beschreibungen und ergänzende Informationen finden Sie unter Onboarding > 📄 Online Bestellung.

Es können hier die verschiedene Menükarten (als PDF) hochgeladen werden. Des Weiteren können Sie das Design für die Tischaufsteller festlegen. Diese werden benötigt, wenn Sie das Modul für Tischbestellungen bestellt haben und somit die Gäste mit dem Smartphone direkt am Tisch bestellen können. Details zu den benötigten Angaben finden Sie im Artikel

Im letzten Abschnitt legen Sie die Bestellzeiten fest. Diese können je nach Wochentag variieren oder auch nur in einem vorgewählten Datumsbereich gültig sein.

Online-Gutscheine

Hier können Sie bereits Gutscheine anlegen, die online verfügbar sein sollen.

Wenn Sie einen Gutschein hinzufügen, definieren Sie einen Namen und legen einen Gutscheinwert in Euro fest. Optional können Sie auch ein Bild für den Gutschein hochladen.

So ist es möglich mehrere Gutscheine mit verschiedenen Werten anzulegen.

Neben einfachen Wertgutscheinen können auch Gutscheine für Veranstaltungen und/oder Menüs mit Getränkebegleitung angelegt werden. Genauere Informationen zum Anlegen sind unter Onboarding > 📄 Online-Gutscheine zu finden.

Hofladen

Wir bei Ihnen ein Hofladen-Modul aktiviert, können in diesem Abschnitt bereits Lieferanten vordefiniert werden.

Wenn das Modul "Tischbestellungen" bzw. "Takeaway" gewählt wurden, werden zusätzlich mehrere Angaben beim Onboarding benötigt.

Speisekarte

Es muss die Menükarte / Speisekarte in digitaler Form zu Verfügung gestellt werden. Diese wird dann in der App angezeigt.

Ebenfalls müssen Sie anführen, ob es zeitliche Einschränkungen bei der Gültigkeit der Menükarten gibt.

Tische

Wir benötigen ebenfalls eine Liste aller Tische mit Tischnummer und die Info, wie viele Sitzplätze am Tisch verfügbar sind.

Vorbereitungszeit

Die Vorbereitungszeit gibt an, wie viele Minuten vor der angegebenen Abholzeit die Takeaway-Bestellung an die Küche übermittelt werden soll. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch eine Stornierung der Bestellung möglich.

Küchenzeiten

Küchenzeiten für Tischbestellung können sich von den Öffnungszeiten unterscheiden. z.B. Das Lokal ist bis 24 Uhr geöffnet, die Küche jedoch nur bis 20:00 Uhr. Die Küchenzeiten können sich täglich unterscheiden. (Mo. bis Fr. / Sa. / So. / Feiertag)

E-Mail-Texte

Bei Takeaway-Bestellungen wird zur Bestätigung der Bestellung und zur Rechnungslegung ein E-Mail gesendet. Für diese beiden Mails ist es notwendig einen entsprechenden Text anzugeben.

Website-Einbindung

Es besteht die Möglichkeit das Takeaway-Service in eine eventuell vorhandene Website einzubinden.

Tischaufsteller

Die Tischaufsteller können individuell gestaltet werden. So können die Gäste mittels QR-Code-Scan einfach eine Bestellung aufgeben, die dann direkt zum Tisch serviert wird.

Die Gestaltung kann sehr individuell erfolgen. Wenn gewünscht, kann eine Hintergrundgrafik (im Format JPG / PNG / PDF) verwendet werden. Meist wird auf am Aufsteller zusätzlich zum QR-Code mit der Tischnummer eine kurze Anleitung angegeben.

Die Größe kann beliebig gewählt werden. Es wird jedoch das Format DIN A4 für ein einfaches Ausdrucken empfohlen.

Beispiele für Tischaufsteller:

Dieser Aufsteller wird in einem Ständer am Tisch aufgestellt und ist nur einseitig ausgeführt.

Eine weiter Möglichkeit ist, den Tischaufsteller so zu designen, dass durch eine Faltung möglich ist, ihn ohne zusätzlichen Ständer am Tisch aufzustellen. Im Beispiel unten wird das A4-Blatt 2 x gefaltet und so als Dreieck am Tisch aufgestellt.

Wenn das Modul für Online-Gutschein bestellt wurden, werden zusätzlich mehrere Angaben beim Onboarding benötigt.

Dazu werden in der Onboarding-Maske die Gutscheine angelegt. Sollen die Gutscheine ausführlicher gestaltet werden und mehr Information enthalten, empfehlen wir das Anlegen mit Hilfe des Gutschein Editors.

In beiden Fällen benötigen Sie jedoch verschiedene Informationen, die bereits im Onboarding vorhanden sein sollen.

Gutscheine

Folgende Informationen für die Gutscheine sind notwendig:

• Gutscheinname: interne Bezeichnung des Gutscheins z.B. Wertgutschein 50€
• Gutscheinwert: Der Wert kann ein bestimmter Geldbetrag sein oder ein bestimmter Artikel (z.B. 1 Cappuccino). Es kann auch ein bestimmter Rabattwert als Gutschein angegeben werden (z.B. 15% Rabatt). Solche Gutscheine werden in einem späteren Schritt angelegt
• Gutscheinartikel: Wenn der Gutschein z.B. für ein bestimmtes Getränk gültig sein soll, dann muss dieser Kassenartikel hinterlegt werden.
• Kurzbeschreibung: Ein Satz worum es sich bei dem Gutschein handelt
• Langbeschreibung: Beschreibung zum Gutschein.
• Gutschein-Bild: Hintergrundbild für den Gutschein zum Ausdrucken und als Ansicht in der App und im Webshop. Abmessungen für das Gutscheinbild: Gutschein im Webshop: 1000 x 400px Gutschein in der App: 640 x 480 px (Achten Sie wegen der geringeren Höhe darauf, dass Texte nicht direkt am oberen oder unteren Rand der Grafik platziert sind) Gutschein Hintergrund für print@home: A4

⚠️

ACHTUNG: Bilddatei darf max. 2MB betragen!

Beispiel für einen Gutschein (als Bilddatei):

Ansicht in der App: in der Übersicht und wenn der Gutschein gewählt wurde.

Ansicht im Webshop:

In der App werden verschiedene Grafiken für das allgemeine Erscheinungsbild, die Menüs, Online-Bestellungen und Gutscheine benötigt. Ebenso ist es notwendig verschieden Farben und Einstellungen zu definierten.

Einstellungen für die APP

Verwendete Farben in der App

Primärfarbe
Sekundärfarbe
Hintergrundfarbe

Grafiken in der App

Alle Grafiken werden im Format png oder jpg benötigt. Bei png - Dateien sind Transparente Bereiche m öglich. Gif - Dateiformate werden nicht empfohlen.

Schriftart: Wird für die App keine Standard- Schriftart verwendet, muss die gewünschte Font im TTF- oder OTF Format übermittelt werden.

Login Screen / Launchscreen: Hintergrundbild für Login und Registrierung

1080 x 1920 Pixel

Headerbild und optionales Standort Auswahl Icon:

Headerbild: Hauptbild in der APP; 1920 x 1080 px

Standort Auswahl Icon (nur bei mehreren Lokalen): Bilder für Lokalauswahl bei mehreren Standorten mit einer Mindestauflösung 500 x 1500 px im Verhältnis 1:3

Je nach Zahl der Standorte wird die Höhe optimiert. Die Anzeige von 3-4 Standorten ist ohne Scrollen möglich.

Menü Icons: 650 x 1000px oder 600 x 600px

Die Menü Icons können füllend oder passend skaliert werden. Bei füllender Skalierung ist der Abstand des Textes zum Rand wichtig, damit dieser nicht abgeschnitten wird. Bei mehr als 2 Menübildern wird ein quadratisches Format (600 x 600px) empfohlen.

Menüs (Speisen, Getränke, ...) verlinken entweder auf eine Webseite oder eine PDF-Datei. Beim Kauf von Tischbestellung / Takeaway werden Kassenartikel verknüpft.

Grafik für Kundenbindung und Werbung (digitaler Stempelpass/Kundenpass, ...): Diese Grafik wird im Bereich "Angebote & Specials" verwendet.
Format 1200 x 600 px

Beispiele:

• Digitaler Stempelpass
• Digitaler Kundenpass
• Welcome "Freigetränk"
• Werbung " Party XY"

Mapgrafik: Format 1000 x 500 px; Verhältnis ca. 2:1

Mit einem Klick auf die Mapgrafik öffnet sich sich ein Kartenprogramm auf dem Mobilgerät mit Pin auf die Adresse des Lokals.

Erscheinungsbild im Apple App Store und Google Play Store

Es sind neben verschiedenen Grafiken auch Texte/Beschreibungen für den APP-Store notwendig.

Ansicht im App-Store:

App-Icon auf Home-Bildschirm: