Zahlungen und Rechnungen

Menüpfad: Reporting › Verlauf

Legt fest, welche der 16 möglichen Spalten die Tabelle im Verlauf zeigt und in welcher Reihenfolge — ohne eine davon dauerhaft zu speichern.

Schritte

1. Klicken Sie oben rechts auf „Felder anpassen". Der Dialog „Felder anpassen" öffnet sich mit dem Dropdown „Felder hinzufügen" und darunter der Liste der aktuell angezeigten Spalten.
2. Spalte entfernen: Klicken Sie bei der gewünschten Spalte auf das Lösch-Symbol. Das funktioniert für jede Spalte, auch für die letzte verbleibende.
3. Spalte hinzufügen: Wählen Sie im Dropdown „Felder hinzufügen" eine noch nicht angezeigte Spalte. Sie erscheint am Ende der Liste.
4. Reihenfolge ändern: Ziehen Sie eine Zeile am Ziehgriff an eine andere Position, oder nutzen Sie die Pfeile hoch/runter.
5. Klicken Sie „Übernehmen", um die Änderungen in der Tabelle zu übernehmen, oder „Abbrechen", um sie zu verwerfen. Ein Schließen über Escape verwirft die Änderungen ebenfalls.

Ergebnis

Die Tabelle zeigt sofort nur noch die gewählten Spalten in der gewählten Reihenfolge, ohne Neuladen der Seite. Entfernen Sie alle Spalten, zeigt jede Zeile nur noch eine leere Fläche mit dem Ausklapp-Pfeil. Die Daten selbst bleiben erhalten und öffnen sich weiterhin per Klick.

Mögliche Spalten

Gut zu wissen

• Die Auswahl gilt nur für die laufende Sitzung: Ein Neuladen der Seite setzt die Anzeige auf die 16 Standardspalten zurück.
• Die Spaltenauswahl wirkt sich nicht auf den CSV-Export aus — er verwendet immer denselben eigenen Spaltensatz.

Menüpfad: Reporting › Verlauf

Jede Zeile im Verlauf hat einen „Transaktionstyp": er sagt, welche Art von Vorgang die Zeile beschreibt — Bonieren, Stornieren, Abrechnen und so weiter. Der Filter „Transaktionstypen" zeigt alphabetisch nach Beschriftung sortiert genau 14 feste Werte.

Werte

Gut zu wissen

• Die Spalte „Aktion" in der Verlaufstabelle und im CSV-Export zeigt für den Typ „Bestellmanager Nächster Gang" abweichend den Text „Gangabruf" statt der Filter-Beschriftung.

Menüpfad: Reporting › Rechnungen › Rechnungen

Woran Sie es erkennen

Die Tabelle unter „Rechnungen" zeigt keine Zeilen. Darunter steht einer von zwei Texten, die zunächst gleich aussehen, aber unterschiedliche Ursachen haben:

• „Keine Standard Gerät ID oder Kellner ID für Lokal vorhanden"
• „Keine Rechnungen in diesem Zeitraum"

Ursache

• Steht dort der erste Text, ist für das Lokal kein Standardgerät/keine Standard-Kellner-ID hinterlegt — unabhängig vom gewählten Zeitraum. Die Filterfelder bleiben bedienbar, wirken aber wirkungslos, solange kein Gerät gesetzt ist.
• Steht dort der zweite Text, ist ein Gerät hinterlegt, aber kein Beleg passt zu Zeitraum und Filtern — auch Belege mit Zahlungsmitteln ohne Umsatzwirkung fehlen dabei grundsätzlich.

Behebung

1. Prüfen Sie, ob unter der Filterleiste „Keine Standard Gerät ID oder Kellner ID für Lokal vorhanden" steht. Ist das der Fall, hilft keine Zeitraum-Änderung — die Geräte-Zuordnung des Lokals muss geprüft werden. Das Standardgerät hinterlegen Sie unter Kassenmodule › Administration, Reiter „Geräte", Gerät auswählen (z. B. „Kassa"), Bereich „Kassen Einstellungen", über die Felder „Standard Bediener", „Standardtisch", „Standard Bargeldort" und „Standardbeleg".
2. Steht dort stattdessen „Keine Rechnungen in diesem Zeitraum", vergrößern Sie „Start" und „Ende" bzw. entfernen Sie Filter wie „Zahlungsmittel", „Tisch", „Belegart" oder „Betrieb" unter „Mehr Filter".
3. Prüfen Sie unter „Mehr Filter" → „Optionen", ob „Zurückgeholte Rechnungen" abgewählt wurde — ohne diese Option fehlen zurückgeholte Belege in der Liste.
4. Prüfen Sie, ob alle Zahlungen der gesuchten Belege zu einer Zahlungsmittelgruppe ohne Umsatzwirkung gehören — solche Belege erscheinen nie, unabhängig von Zeitraum und Filtern.

Hinweis: Ohne hinterlegtes Standardgerät wirken alle Filterfelder scheinbar normal,
ändern aber nichts an der leeren Liste — achten Sie deshalb zuerst auf den Text unter der
Filterleiste, bevor Sie den Zeitraum anpassen.

Wenn das nicht hilft

Prüfen Sie, ob dem angemeldeten Konto die nötige Berechtigung für diesen Bereich fehlt — ohne sie verschwindet der ganze Menüpunkt „Rechnungen" aus dem Menü.

Menüpfad: Reporting › Rechnungen › Rechnungen

Diese Aktionen stehen an einer einzelnen Zeile der Tabelle „Rechnungen" zur Verfügung.

Rechnung herunterladen

1. Klicken Sie das Download-Symbol am rechten Rand der gewünschten Zeile.
2. Ist der Beleg keine E-Rechnung, lädt der Browser sofort ein PDF, Dateiname „Rechnung_\<Datum\>.pdf" (bei Belegen der Zahlungsgruppe „Lieferschein": „Lieferschein_\<Datum\>.pdf").
3. Ist der Beleg eine E-Rechnung, öffnet sich zuerst der Dialog „Rechnung herunterladen" mit der Frage „In welchem Format möchten Sie die Rechnung herunterladen?" und den Knöpfen „Abbrechen", „XML", „PDF".

Ergebnis: Die Datei liegt im Download-Ordner des Browsers; es gibt keine Bestätigung auf der Seite selbst.

Rechnung per E-Mail senden

Das E-Mail-Symbol steht nicht an jeder Installation zur Verfügung.

1. Klicken Sie das E-Mail-Symbol am rechten Rand der Zeile. Ist dem verlinkten Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt, füllt sie automatisch das Feld „E-Mail Empfänger".
2. Der Dialog „Rechnung per E-Mail senden" zeigt die Felder „E-Mail Empfänger" und „CC in E-Mail", je mit eigenem Knopf zum Hinzufügen mehrerer Adressen.
3. Tragen Sie eine Adresse ein und bestätigen Sie sie; sie erscheint als Chip. „OK" bleibt gesperrt, solange kein Empfänger eingetragen ist.
4. Klicken Sie „OK", um zu senden.

Ergebnis: Der Dialog schließt sich nach „OK". Bei einer ungültigen Eingabe erscheint die Meldung „Bitte eine gültige E-Mail-Adresse eingeben.", und „OK" bleibt deaktiviert.

Beleg-XML ansehen

Zeigt das rohe XML eines Zahlungsbelegs direkt im Browser an — für einzelne Belege mit hinterlegten Zahlungs-/Terminaldaten.

1. Klicken Sie das Symbol „Code" in der gewünschten Zeile. Es erscheint nur bei Belegen mit hinterlegten XML-Daten.
2. Während des Ladens zeigt der Dialog einen Ladeindikator.
3. Der Dialog zeigt den Beleg-Ausschnitt und den Händler-Ausschnitt des XML als Text.
4. „Abbrechen" schließt den Dialog wieder.

Ergebnis: Beide XML-Ausschnitte stehen lesbar im Dialog; es gibt keine Download- oder Kopieren-Funktion dafür.

Gut zu wissen

• Bei einer E-Rechnung mit Übertragungsfehler erscheint die Zeile rot, dazu ein Symbol zum erneuten Versuch und ein Info-Symbol für den Dialog „E-Rechnung Status".
• Der Dialog „E-Rechnung Status" zeigt einen von mehreren Zuständen, z. B. „Rechnung erfolgreich gesendet." oder einen von vier Fehlerzuständen: Übertragung, XML-Erstellung, XML-Validierung oder Export ins Dateisystem fehlgeschlagen.
• Ein Klick auf das Symbol zum erneuten Versuch stößt die Übertragung neu an; die Zeile aktualisiert sich dabei nicht automatisch — filtern Sie erneut, um den neuen Zustand zu sehen.

Im Reiter Rechnungen unter "Reporting > Rechnungen" können, sofern die Online-Verwaltung aktiviert ist, alle Kassenrechnungen abgerufen, heruntergeladen und versendet werden.

Hier ist es möglich nach Datum, Rechnungsnummer, Kunde, Zahlungsmittel, Gast und/oder Zimmernummer zu filtern und die gewünschte Rechnung herunterzuladen bzw. per Mail zu versenden.

Zusätzlich zu den Rechnungen sind auch die Ausgangsrechnungen, die unter Faktura ausgestellt wurden, verfügbar.

WICHTIG: Um die Rechnungen zu aktivieren muss unter "Administration > Schnittstellen" eine Standard-Kellner-ID (z.B. 9999) sowie der Standardbetrieb (1) gesetzt werden.

Anschließend Speicher drücken.Sollten Sie den Administrationspunkt nicht sehen, wenden Sie sich bitte an den APRO Support.

Wie auch auf der Kassa ist in der Onlineverwaltung der Verlauf verfügbar. Hier sind ebenfalls verschiedene Filtermöglichkeiten vorhanden.

Menüpfad: Reporting › Rechnungen › Ausgangsrechnungen

Hier suchen Sie Ausgangsrechnungen (Rechnungen an Kunden, keine Kassenbelege) eines Betriebs über einen Zeitraum und laden sie einzeln als PDF herunter.

Schritte

1. Tragen Sie im Feld „Von" den Beginn des Suchzeitraums ein. Das Feld ist Pflicht und zeigt vorbelegt eine Woche zurück.
2. Tragen Sie im Feld „Bis" das Ende des Zeitraums ein; ohne Eingabe gilt der nächste Tag.
3. Grenzen Sie bei Bedarf über „Kunde" oder „Rechnungsnummer" ein.
4. Öffnen Sie bei Bedarf „Mehr Filter" für „Betrieb" und „Status".
5. Zum Herunterladen klicken Sie das Download-Symbol am rechten Rand der gewünschten Zeile. Ist die Rechnung storniert und trägt eine Storno-Buchung, zeigt die Spalte „Storniert" einen zweiten Download-Knopf für diese Buchung.

Ergebnis

Die Tabelle zeigt die passenden Ausgangsrechnungen. Der Download lädt sofort ein PDF, Dateiname „Ausgangsrechnungen_\<Datum\>.pdf" (mit Zusatz „_storniert" bei stornierten Rechnungen); es gibt keinen Zwischendialog und keine Bestätigung auf der Seite selbst.

Felder

Standardsuche

Mehr Filter

Tabelle „Ausgangsrechnungen"

Gut zu wissen

• Standard-Sortierung ist „Datum" absteigend; ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert danach.
• Ohne Treffer im Zeitraum erscheint „Keine Ausgangsrechnungen in diesem Zeitraum".
• Anders als bei „Rechnungen" gibt es hier keinen CSV-Export.
• Das E-Mail-Symbol (nicht an jeder Installation vorhanden) öffnet den Dialog „Ausgangsrechnungen per E-Mail senden" mit Feld „E-Mail Empfänger"; „OK" bleibt gesperrt, solange kein Empfänger eingetragen ist. Ist dem Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird sie vorbelegt.

Menüpfad: Reporting › Rechnungen › Rechnungen

Hier suchen Sie Rechnungen (Belege) eines Betriebs über einen Zeitraum und exportieren die gefundene Liste als CSV-Datei.

Schritte

1. Tragen Sie im Feld „Start" den Beginn des Suchzeitraums ein. Das Feld ist Pflicht und zeigt vorbelegt eine Woche zurück.
2. Tragen Sie im Feld „Ende" das Ende des Zeitraums ein; ohne Eingabe gilt der nächste Tag.
3. Grenzen Sie bei Bedarf zusätzlich über „Rechnungsnummer" oder „Kellner" ein.
4. Öffnen Sie bei Bedarf „Mehr Filter" für weitere Eingrenzung (siehe Feldtabelle unten).
5. Klicken Sie „Filtern".
6. Zum Exportieren der gefundenen Liste klicken Sie „Export" neben der Überschrift „Rechnungen".

Ergebnis

Die Tabelle „Rechnungen" zeigt die passenden Belege in der gewählten Sortierung. Der CSV-Export lädt eine Datei „Belege_\<von\>_\<bis\>.csv" mit denselben acht Spalten wie die Tabelle, Semikolon-getrennt, mit genau den Zeilen, die gerade sichtbar sind.

Felder

Standardsuche

Mehr Filter

Tabelle „Rechnungen"

Gut zu wissen

• Standard-Sortierung ist „Datum" absteigend; ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert danach, ein erneuter Klick kehrt die Richtung um.
• Zeilen mit E-Rechnungs-Übertragungsfehler erscheinen rot dargestellt.
• Zahlungsmittel ohne Umsatzwirkung fehlen sowohl in der Tabelle als auch im CSV-Export.
• Ohne im Lokal hinterlegtes Standardgerät zeigt die Seite „Keine Standard Gerät ID oder Kellner ID für Lokal vorhanden" statt einer leeren Liste — siehe Keine Rechnungen sichtbar.
• Aktionen an einer einzelnen Zeile (Herunterladen, E-Mail, Beleg-XML) beschreibt Rechnung: Aktionen.

Menüpfad: Reporting › Verlauf

Lädt alle Zeilen, die der aktuelle Filter im Verlauf liefert, als CSV-Datei herunter — unabhängig davon, wie viele Zeilen davon am Bildschirm schon geladen sind.

Schritte

1. Setzen Sie im Verlauf optional einen Filter (Zeitraum, Kellner, Tisch, Transaktionstyp, …) und klicken Sie „Filtern" — der Export verwendet genau die zuletzt über „Filtern" angewendeten Kriterien.
2. Klicken Sie oben rechts auf „Export".
3. Warten Sie, bis der Download abgeschlossen ist. Es gibt keinen sichtbaren Ladebalken auf der Seite, aber der Knopf trägt während des Exports einen Ladezustand.

Ergebnis

Der Browser lädt eine Datei „transactions.csv" herunter, ohne Erfolgsmeldung. Die CSV hat einen eigenen Spaltensatz, der von den Bildschirmspalten abweicht: eigene, fest hinterlegte Kopfzeilen, Trennzeichen ist ein Semikolon.

Gut zu wissen

• Der Export lädt serverseitig alle Treffer des Filters nach — nicht nur die am Bildschirm bereits geladenen Zeilen.
• Ohne gesetzten Filter exportiert „Export" ungefiltert alle Treffer über mehrere Tage, nicht nur den aktuellen Tag.
• Liefert der Filter keine Treffer, lädt trotzdem eine Datei herunter — nur mit Kopfzeile und ohne Datenzeile.
• Die Spaltenauswahl aus Angezeigte Spalten anpassen wirkt sich nicht auf den Export aus: Er verwendet immer denselben eigenen Spaltensatz.

Menüpfad: Reporting › Verlauf

Der Menüpunkt „Verlauf" zeigt den Transaktionsverlauf eines Standorts: jede Buchung, jede Stornierung, jede Rechnung als eine Zeile, filterbar und mit Detailansicht je Zeile.

Schritte

1. Wählen Sie bei Bedarf „Kellner", „Bereich" oder „Tisch".
2. Wählen Sie im Feld „Zeitraum" einen vordefinierten Zeitraum oder „Benutzerdefiniert"; bei „Benutzerdefiniert" erscheinen zusätzlich „Von" und „Bis".
3. Öffnen Sie bei Bedarf „Mehr Filter" für weitere Eingrenzung (siehe Feldtabelle unten).
4. Klicken Sie „Filtern".
5. Klicken Sie auf eine Zeile, um die Details aufzuklappen: Belegtyp und -nummer, Gerät, Tisch, Kellner, vollständige Artikelliste sowie — bei vorhandenen Zahlungen — den Abschnitt „Zahlungsmittel" mit Name und Betrag je Zahlung.

Ergebnis

Die Liste zeigt die passenden Transaktionen und lädt beim Scrollen automatisch weitere Seiten nach. Ohne Treffer zeigt sie den Text „Keine Einträge vorhanden!".

Hinweis: Enthält Ihre Eingabe im Feld „Rechnungsnummer" Buchstaben, filtert die Liste
nicht — sie zeigt weiterhin alle Zeilen des Zeitraums, ohne Fehlermeldung. Nur rein
numerische Werte filtern zuverlässig; kontrollieren Sie in diesem Fall stattdessen die
Spalte „Belegnr" der verbleibenden Zeilen von Hand.

Felder

Standardsuche

Mehr Filter

Gut zu wissen

• Die Zeitraum-Buttons wirken erst nach Klick auf „Filtern", nicht sofort.
• Welche der bis zu 16 Spalten die Tabelle zeigt und in welcher Reihenfolge, legen Sie selbst fest — siehe Angezeigte Spalten anpassen.
• Die gesamte gefilterte Liste exportieren Sie als CSV-Datei — siehe Verlauf als CSV exportieren.