Workflows

Menüpfad: Onlinemodule › Workflows › Bestellung

Bestimmt, welcher Workflow (Status-/Aktionsgraph) Bestellungen aus einem der sechs Bestellkanäle durchläuft. Die sechs Reiter: Bestellung, Abholung/Take-Away, Lieferung, Kiosk, Lieferando, Mjam / Foodora — jeder mit einem eigenen Zuweisungsfeld.

1. Öffnen Sie den gewünschten Reiter unter „Workflows".
2. Klicken Sie das Dropdown oben auf der Seite an (Titel wie der Reiter, z. B. „Bestellung", „Lieferung", „Kiosk").
3. Wählen Sie aus der Liste der am Standort angelegten Workflows den gewünschten aus.

Ergebnis

Die Auswahl speichert sofort, ohne eigenen Speichern-Button. Direkt darunter erscheint der Beschreibungstext des gewählten Workflows, falls vorhanden, und der Graph darunter lädt dessen Status und Actions.

Hinweis: Die Liste im Dropdown enthält keinen Leerwert. Ist einmal ein Workflow zugewiesen,
lässt sich der Kanal über dieses Feld nicht mehr auf „kein Workflow" zurücksetzen — nur die
Wahl eines anderen, bereits vorhandenen Workflows führt zurück.

Felder

Gemeinsam für alle sechs Reiter:

Gut zu wissen

• Ohne zugewiesenen Workflow zeigt der Graph nur einen unsichtbaren Startknoten, keine Status, keine Actions.
• Die Werkzeugleiste über dem Graph ist auf allen sechs Reitern uneingeschränkt bedienbar, auch wenn der Graph nur zur Anzeige gedacht scheint.

Workflows steuern zentral alle Onlinebestellungen in Interaktion mit der/den Kasse(n) und Bestellmanager(n). Die Einstellungen dazu finden sind unter "Onlinemodule > Workflows" zu finden.

In den Workflows sind für jede Bestellart einen Reiter (Bestellung, Abholung/Take-Away, Lieferung) zu finden. Jeder dieser Bestellarten kann einen anderen Workflow hinterlegt haben.

💡

Wir empfehlen, die Workflows von APRO Mitarbeitern anpassen zu lassen, da die Anzahl und Varianten der Workflows sehr umfangreich und komplex sein können.

Menüpfad: Onlinemodule › Workflows › Bestellung

Eine Action ist ein gerichteter Übergang zwischen zwei Status (Pfeil im Graphen), z. B. „Proceed" oder „Reject".

Hinweis: Die Aktionstypen im Dropdown sind unübersetzte Code-Namen (z. B. „Proceed",
„Reject", „Order") — nur „Widerruf" trägt einen deutschen Namen.

Action anlegen

1. Klicken Sie das „+"-Icon, dann „Action" im Popover.
2. Klicken Sie den Status, von dem die Action ausgehen soll — auch der Startknoten ist wählbar.
3. Klicken Sie den Status, zu dem die Action führen soll. Der Dialog „Action Erstellen" öffnet.
4. Wählen Sie im Dropdown „Action" einen Aktionstyp. Geht die Action vom Startknoten aus, stehen nur die Start-Aktionstypen zur Wahl; von einem normalen Status aus stehen alle übrigen zur Wahl — jeweils abzüglich bereits vergebener Typen am selben Status.
5. Klicken Sie „Erstellen".

Ein Pfeil erscheint sofort zwischen den beiden Status, beschriftet mit dem Anfangsbuchstaben des Aktionstyps — ohne Bestätigungsmeldung. Führen mehrere Actions zwischen denselben zwei Status, zeigt der Pfeil mehrere Buchstaben getrennt durch „ | ".

Action bearbeiten

1. Klicken Sie den beschrifteten Pfeil der gewünschten Action an. Führen mehrere Actions über denselben Pfeil, markiert der Klick alle gemeinsam.
2. Klicken Sie „Bearbeiten".
3. Sind mehrere Actions markiert, wählen Sie zuerst im Dropdown „Zu bearbeitende Action auswählen" eine davon aus — erst danach füllen sich die übrigen Felder.
4. Ändern Sie Aktionstyp und/oder Start-/Endstatus.
5. Klicken Sie „Übernehmen".

Ein grüner Toast bestätigt das Speichern; der Pfeil zeigt danach das neue Kürzel bzw. verläuft zwischen den neuen Status.

Action löschen

1. Klicken Sie den beschrifteten Pfeil der Action an.
2. Klicken Sie „Löschen". Bei mehreren markierten Actions zeigt der Dialog zusätzlich eine Auswahl „Zu löschende Action auswählen".
3. Bestätigen Sie mit dem Text „Durch die Bestätigung wird die Action endgültig gelöscht!" über den Button „Löschen".

Der Pfeil verschwindet sofort, ohne Bestätigungsmeldung.

Felder (Dialog „Action bearbeiten")

Gut zu wissen

• Ein Workflow erlaubt höchstens zwei Start-Aktionen (Actions, die vom Startknoten ausgehen).

Menüpfad: Administration › Workflow Editor

Legt einen neuen Workflow an oder ändert Name, Standardzuordnung, Beschreibung und Sichtbarkeit eines bestehenden.

1. Klicken Sie in der Workflow-Liste auf „Neuer Workflow".
2. Tragen Sie unter „Name" einen aussagekräftigen Namen ein.
3. Wählen Sie bei Bedarf unter „Default für ..." aus, wofür dieser Workflow als Standard gelten soll.
4. Ergänzen Sie optional eine „Beschreibung".
5. Schalten Sie „Sichtbar" wie gewünscht.

Ergebnis

„Neuer Workflow" legt sofort einen Workflow mit diesem Namen an und wählt ihn aus — ohne vorherigen Dialog. Jede weitere Änderung an Name, „Default für ...", Beschreibung oder Sichtbar speichert ebenfalls sofort.

Hinweis: Es gibt keinen eigenen Speichern-Button. Jede Änderung an den Stammdaten wird
automatisch übernommen.

Felder

Gut zu wissen

• Der Icon-Button „Kopieren" neben „Ausgewählter Workflow" dupliziert den ganzen Workflow inklusive aller Status und Actions und wählt die Kopie anschließend aus.
• Wechselt der Standort, wird die Auswahl zurückgesetzt.
• Der gleiche Status-/Aktionsgraph wie unter Onlinemodule → Workflows erscheint auch hier, sobald ein Workflow gewählt ist, siehe Status verwalten und Actions verwalten.

Menüpfad: Onlinemodule › Workflows › Bestellung

Vollständige Feldliste des Dialogs „Status bearbeiten", siehe Status anlegen, bearbeiten und löschen für den Ablauf.

Gut zu wissen

• „Farbe beim Fortfahren" ist ein reines Textfeld für einen Farbwert (z. B. „#2086bf"), ohne Farbvorschau oder Farbwähler.
• „Abbrechen" verwirft alle Änderungen im Dialog und stellt den ursprünglichen Status wieder her; dasselbe passiert beim Schließen mit Esc.

Menüpfad: Onlinemodule › Workflows › Bestellung

Ein Status ist ein Zustand, den eine Bestellung im Workflow durchläuft. Dieser Ablauf legt einen Status im Graphen an, benennt ihn und entfernt ihn wieder. Die vollständige Feldliste steht unter Felder des Status.

Status anlegen

1. Klicken Sie das „+"-Icon in der Werkzeugleiste über dem Graphen an.
2. Klicken Sie „Status" im Popover (unübersetzt Englisch).
3. Klicken Sie an eine beliebige freie Stelle im Graphen.

Ein neuer Kreis mit dem Namen „NEUER STATUS" und einer neuen ID erscheint sofort, ohne eigenen Dialog und ohne Bestätigungsmeldung. Der Status ist zu diesem Zeitpunkt bereits angelegt; um Name und weitere Felder zu setzen, bearbeiten Sie ihn anschließend.

Status bearbeiten

1. Klicken Sie den Kreis des gewünschten Status im Graphen an. Er wird markiert, „Kopieren" und „Bearbeiten" aktivieren sich in der Werkzeugleiste.
2. Klicken Sie „Bearbeiten". Der Dialog „Status bearbeiten" öffnet mit den vorausgefüllten Werten, siehe Felder des Status.
3. Ändern Sie die gewünschten Felder, z. B. „Name".
4. Klicken Sie „Übernehmen".

Ein grüner Toast „Status erfolgreich aktualisiert" bestätigt das Speichern. Der Knoten zeigt sofort den neuen Namen, in Großbuchstaben. Namen über 15 Zeichen werden im Knoten selbst auf 12 Zeichen plus drei Punkte gekürzt — die volle Bezeichnung bleibt im Bearbeiten-Dialog erhalten.

Status löschen

1. Klicken Sie den Kreis des zu löschenden Status an. Bleibt „Löschen" ausgegraut, hat dieser Status noch mindestens eine von ihm ausgehende Action. Löschen Sie diese zuerst (siehe Actions verwalten) — eine eingehende Action ist kein Hindernis.
2. Klicken Sie „Löschen". Ein Dialog „Status löschen" öffnet mit dem Text „Möchten Sie den Status wirklich unwiderruflich löschen?".
3. Klicken Sie den grün hervorgehobenen Button. Er trägt die Beschriftung „Weiter", nicht „Löschen".

Ergebnis

Der Kreis verschwindet sofort aus dem Graphen, ohne Bestätigungsmeldung. Die Löschung ist sofort wirksam und nicht rückgängig zu machen.

Hinweis: Markieren Sie mehrere Status per Mehrfachauswahl und klicken dann „Bearbeiten",
stürzt die gesamte Seite ab („Ein unerwarteter Fehler ist aufgetreten"). Laden Sie die Seite
neu und bearbeiten Sie Status stattdessen einzeln.

Gut zu wissen

• Der Icon-Button „Kopieren" ist nur bei genau einem markierten Status aktiv und dupliziert ihn 100 Einheiten nach rechts versetzt, mit dem Namenszusatz „ Kopieren".
• Ein neu angelegter Status trägt zunächst weder Verbindung noch individuelle Farbe.