Kassabuch

Menüpfad: Kassenmodule › Betriebsdaten › Allgemein

Voraussetzungen

• Ein Betrieb ist ausgewählt.
• Rolle Admin oder Merchant.

Schaltet das Kassabuch-Modul für einen Betrieb frei.

Schritte

1. Öffnen Sie Kassenmodule → Betriebsdaten, Karte „Optionen".
2. Aktivieren Sie den Schalter „Kassabuch aktiviert".

Die Anwendung speichert die Betriebsdaten sofort (Toast „Betriebsdaten erfolgreich aktualisiert") und öffnet danach den Dialog „Fehlende Services aktivieren".

3. Der Dialog zeigt den Hinweistext „Bitte die folgenden Dienste für die Nutzung des Kassenbuchs konfigurieren:" und darunter eine Karte „Kassabuch Service".
4. Ist der Dienst noch nicht eingerichtet, tragen Sie in seiner Karte einen Namen sowie „Betrieb" und „Gerät" ein und klicken Sie „Services anpassen" — der Button bleibt deaktiviert, bis mindestens eine gültige Konfiguration eingetragen ist.
5. War der Dienst bereits eingerichtet, zeigt die Karte stattdessen den Status „Erfolgreich eingerichtet" mit grünem Haken; klicken Sie „Fertig".

Ergebnis

Der Dialog schließt, der Schalter „Kassabuch aktiviert" bleibt eingeschaltet, und der Reiter „Kassabuch" (Kassenmodule → Kassabuch) wird nutzbar.

Gut zu wissen

• Der Dialog „Fehlende Services aktivieren" öffnet sich nur beim Einschalten des Schalters, nicht beim Ausschalten.

Menüpfad: Kassenmodule › Kassabuch › Belegtypen

Vierter Reiter „Belegtypen". Zeigt die konfigurierten Belegtypen als Akkordeon-Liste; jeder Belegtyp steht im Kassabucheintrag, in den Kassabuchvorlagen und im Journal-Filter zur Auswahl.

Felder

Ein bestehender Belegtyp zeigt im Akkordeon-Kopf den Namen in Großbuchstaben; aufgeklappt erscheinen die gespeicherten Werte.

Gut zu wissen

• Änderungen speichern automatisch, solange Name, Nr. und Authorisierungsgruppe gesetzt sind — ein Speichern-Knopf ist nicht nötig.
• Es gibt weder einen Knopf zum Anlegen noch zum Löschen eines Belegtyps auf dieser Maske.

Menüpfad: Kassenmodule › Kassabuch › Bargeldorte

Voraussetzungen

• Bediener und Gerät sind oben ausgewählt.

Zeigt bestehende Bargeldorte als Akkordeon-Liste; dieselbe Maske dient auch zum Anlegen.

Schritte

Anlegen

1. Klicken Sie „Bargeldort hinzufügen".

2. Tragen Sie „Name" ein (Pflichtfeld).
3. Wählen Sie „Konto-Typ" — schaltet die weiteren Felder frei, siehe Feldtabelle.
4. Füllen Sie die je nach Konto-Typ zusätzlich eingeblendeten Pflichtfelder aus.
5. Prüfen Sie „Betrieb" — bei nur einem Betrieb vorbelegt.
6. Aktivieren Sie bei Bedarf „Nummernkreis für Bargeldort aktivieren" und füllen Sie „Prefix Beleg Nr" und „Initialwert BelegNr" aus.
7. Klicken Sie „Speichern" — deaktiviert, solange ein Pflichtfeld fehlt.

Ändern

1. Klicken Sie den Akkordeon-Kopf des Bargeldorts, um die Maske aufzuklappen.

2. Ändern Sie ein Feld — ein Speichern-Knopf ist nicht nötig, die Änderung speichert automatisch 500 ms nach der letzten Eingabe.

Löschen

1. Klicken Sie das Löschen-Icon im Akkordeon-Kopf des Bargeldorts.
2. Bestätigen Sie den Dialog „Bargeldort löschen?" mit „Weiter" — oder brechen Sie mit „Abbrechen" ab.

Ergebnis

Beim Anlegen erscheint der neue Bargeldort als weiteres, zunächst geschlossenes Akkordeon am Ende der Liste, ohne Erfolgstoast. Beim Ändern erscheint der Toast „Bargeldort erfolgreich aktualisiert!". Beim Löschen verschwindet das Akkordeon sofort, der Toast „Bargeldort erfolgreich gelöscht!" erscheint; gelöschte Bargeldorte werden nur aus der Liste ausgeblendet.

Felder

Abschnitt „Belegeinstellungen":

Gut zu wissen

• Ein Bediener erhält seinen Bargeldort unter Kassenmodule → Bediener → Bediener-Detail: Feld „Bargeldort" sowie „Erlaubte Bargeldorte" (Mehrfachauswahl für die Anmeldung).

Hinweis: Der Bestätigungsdialog beim Löschen eines Bargeldorts fragt „Soll dieser
Bargeldort gelöscht werden?" — ohne den Zusatz „unwiderruflich".

Menüpfad: Kassenmodule › Kassabuch › Bargeldzählung

Voraussetzungen

• Bediener und Gerät sind oben ausgewählt.
• Mindestens ein Bargeldort vom Typ Tresor oder Kassenlade Brieftasche ist vorhanden.

Erfasst den tatsächlich gezählten Bargeldbestand eines Bargeldorts und vergleicht ihn mit dem Stand laut Kassabuch.

Schritte

1. Wählen Sie im Pflichtfeld „Bargeldort" den zu zählenden Ort — die Liste zeigt nur Bargeldorte vom Typ Tresor oder Kassenlade Brieftasche.
2. Prüfen Sie „Wechselgeld" — mit dem aktuellen Wechselgeld-Anteil des Bargeldorts vorbelegt.
3. Ist der Bargeldort „Münzinventurpflichtig", zählen Sie Münzen und Scheine über die Zähler mit Minus-/Plus-Knopf; sonst tragen Sie „Summe ohne Wechselgeld" direkt ein.

4. Klicken Sie „Bargeldzählung abschließen" — deaktiviert, solange Bargeldort, Wechselgeld oder Summe fehlen.

Ergebnis

Stimmt die Summe mit dem Stand laut Kassabuch überein, speichert die Zählung sofort ohne Bestätigungsdialog; ein grüner Toast „Bargeltzählung erfolgreich gespeichert!" erscheint (Tippfehler im Original). Das Formular setzt sich danach zurück.

Felder

Ergebnisanzeige, drei Kacheln: „Summe ohne Wechselgeld" (Eingabe/Zählung), „Stand laut Kassabuch" (Saldo minus Wechselgeld), „Abweichung vom Kassastand" (Differenz).

Wenn die Zählung abweicht

Weicht die Summe vom Stand laut Kassabuch ab, öffnet sich beim Klick auf „Bargeldzählung abschließen" der Dialog „Abweichung vom Kassastand" mit dem Differenzbetrag.

Übersteigt die Abweichung die am Bargeldort hinterlegte Toleranz, erscheint zusätzlich rot die Meldung „Abweichung liegt außerhalb des Toleranzbereichs.".

• „Korrektur erstellen" speichert die Zählung mit einer automatischen Korrekturbuchung.
• „Abbrechen" bricht ab, Sie zählen weiter.

Nach „Korrektur erstellen" erscheint im Kassabuch-Journal sofort ein neuer Eintrag:

• Belegtyp „Korrektur"
• Betrag exakt der Abweichungsbetrag
• Zielbargeldort: der gezählte Bargeldort
• Text „Differenz Geldzählung"

Gut zu wissen

• Bleibt die Abweichung nach der Korrektur bestehen, ist entweder die Toleranz des Bargeldorts zu eng, oder es fehlen Kassabuchbuchungen zwischen der letzten Zählung und jetzt — beides lässt sich im Kassabuch-Journal nachvollziehen.

Menüpfad: Kassenmodule › Kassabuch › Kassabuch

Voraussetzungen

• Kassabuch ist aktiviert, siehe Kassabuch aktivieren.

Zeigt die gebuchten Kassabucheinträge eines Bedieners/Geräts als Tabelle, mit Filter darüber.

Schritte

1. Wählen Sie oben „Bediener" und „Gerät" — ohne beide bleiben Filter, Formular und Tabelle leer.
2. Setzen Sie bei Bedarf „Startdatum", „Enddatum" oder „Belegart" und klicken Sie „Filtern".
3. Klicken Sie „Mehr Filter", um zusätzlich nach „Beleg-Nr.", „Bediener", „Lieferant", „Kunde" oder „Referenz" zu filtern.

4. „Zurücksetzen" setzt die Filter auf den Ausgangszustand zurück.
5. Scrollen Sie ans Ende der Tabelle, um weitere Einträge nachzuladen.

Ergebnis

Die Tabelle zeigt die gefilterten Kassabucheinträge.

Felder

Tabellenspalten in dieser Reihenfolge: Beleg-Nr., Datum, Belegart, Bediener, Betrag, Quellbargeldort, Zielbargeldort, Neuer Bargeldstand, Text, Referenz, Lieferant, Kunde.

Gut zu wissen

• Bei den 12 Spalten wird die Tabelle bei begrenzter Fensterbreite nicht verkleinert, sondern horizontal scrollbar — die Spalten „Lieferant" und „Kunde" liegen dann außerhalb des sichtbaren Bereichs.
• Kassabucheintrag erfassen und Kassabuchvorlagen verwalten sind eigene Aufgaben, siehe Kassabucheintrag erfassen und Kassabuchvorlagen verwalten.
• Lassen sich die Daten gar nicht laden, siehe Kassabuch-Daten lassen sich nicht laden.

Menüpfad: Kassenmodule › Kassabuch › Kassabuch

Voraussetzungen

• Bediener und Gerät sind oben auf der Seite ausgewählt.
• Mindestens ein sichtbarer Belegtyp ist konfiguriert, siehe Belegtypen.

Erfasst eine Buchung im Kassabuch-Journal über das Akkordeon „Eintrag hinzufügen".

Schritte

1. Klicken Sie den Akkordeon-Kopf „Eintrag hinzufügen", um das Formular zu öffnen.
2. Wählen Sie optional im Dropdown „Vorlage" eine Kassabuchvorlage — sie übernimmt Kunde, Betrieb, Belegtyp, Lieferant und ggf. Text, siehe Kassabuchvorlagen verwalten.
3. Wählen Sie im Pflichtfeld „Belegtyp" die Buchungsart. Davon hängen die weiteren Felder ab:

• Einzahlung: „Bargeldort", „Lieferant", „Kunde", „Betrag", „Referenz", „Text".
• Auszahlung: „Bargeldort", „Lieferant", „Kunde", „Betrag", „Referenz", „Text".
• Abschöpfung: „Quellbargeldort", „Zielbargeldort", „Betrag", „Referenz", „Text".
• Wechselgeld: „Quellbargeldort", „Zielbargeldort", „Betrag", „Text".
• Korrektur: „Bargeldort", „Betrag", „Referenz", „Text".

4. Prüfen Sie „Betrieb" — bei nur einem Betrieb automatisch vorbelegt.
5. Prüfen Sie „Bediener" — vorbelegt mit dem oben gewählten Bediener.
6. Wählen Sie den Bargeldort (bei Abschöpfung und Wechselgeld getrennt als „Quellbargeldort"/ „Zielbargeldort"). Die Liste ist auf den gewählten Betrieb gefiltert und zeigt bei vorhandenem Kontostand zusätzlich „Aktueller Stand", „Wechselgeld" und „Max. Abschöpfung" an.
7. Tragen Sie „Betrag" ein (Pflichtfeld, in €).
8. Tragen Sie „Referenz" ein, falls sichtbar.
9. Tragen Sie „Text" ein (Pflichtfeld).
10. Klicken Sie „Hinzufügen" — deaktiviert, solange ein Pflichtfeld fehlt oder ungültig ist.

Ergebnis

Der Eintrag wird gesendet und das Formular auf die Ausgangswerte zurückgesetzt. Der neue Eintrag erscheint sofort in der Journal-Tabelle. Kennt der gewählte Belegtyp nur „Bargeldort" (z. B. Auszahlung), wird dieser Wert intern als Zielbargeldort verbucht.

Gut zu wissen

• Nur bei Abschöpfung und Wechselgeld zeigt das Formular zwei getrennte Felder „Quellbargeldort"/„Zielbargeldort"; bei den übrigen Belegtypen heißt das Feld schlicht „Bargeldort".
• „Aktueller Stand", „Wechselgeld" und „Max. Abschöpfung" am Bargeldort-Dropdown erscheinen nur mit einer zusätzlichen Berechtigung zur Standsanzeige.
• Knopf „Felder leeren" setzt das Formular jederzeit zurück.
• Nach dem Absenden erscheint keine Erfolgsmeldung (Toast) — anders als bei der Bargeldzählung.

Menüpfad: Kassenmodule › Kassabuch › Kassabuch

Voraussetzungen

• Der Knopf „Vorlagen bearbeiten" im Formular Kassabucheintrag erfassen ist nur mit einer zusätzlichen Berechtigung sichtbar.

Kassabuchvorlagen befüllen das Eintragsformular vor (Kunde, Betrieb, Belegtyp, Lieferant, Text) und können Kunde, Lieferant oder eine Textänderung verpflichtend machen.

Schritte

Anlegen

1. Öffnen Sie im Formular „Eintrag hinzufügen" den Dialog „Vorlagen verwalten" über den Knopf „Vorlagen bearbeiten".

2. Klicken Sie „Hinzufügen" am Fuß der Vorlagenliste.
3. Tragen Sie „Text" ein (Pflichtfeld, dient zugleich als Akkordeon-Titel der Vorlage).
4. Wählen Sie bei Bedarf „Belegtyp", „Quellbargeldort", „Kunde", „Lieferant", „Zielbargeldort" und die Schalter „Kundenpflicht"/„Lieferantenpflicht"/ „Textänderungspflicht".
5. Klicken Sie „Speichern". Fehlt „Betrieb" oder ist „Text" leer, bleibt der Klick wirkungslos — die Feldbeschriftung „Text" färbt sich rot.

Ändern

1. Klicken Sie im Dialog „Vorlagen verwalten" den Akkordeon-Kopf der Vorlage.
2. Ändern Sie ein beliebiges Feld, siehe Feldtabelle. Ein Speichern-Knopf ist nicht nötig — die Änderung speichert automatisch 500 ms nach der letzten Eingabe.

Löschen

1. Klicken Sie das Löschen-Icon im Akkordeon-Kopf der Vorlage.
2. Bestätigen Sie den Dialog „Vorlage löschen?" mit „Weiter" — oder brechen Sie mit „Abbrechen" ab.

Ergebnis

Beim Anlegen erscheint die neue Vorlage als weiteres, geschlossenes Akkordeon am Ende der Liste — ohne Erfolgstoast. Beim Ändern erscheint der Toast „Kassabuch-Vorlage erfolgreich aktualisiert!". Beim Löschen verschwindet das Akkordeon sofort, ohne Erfolgstoast; scheitert die Löschung am Server, erscheint die Meldung „Kassabuch-Vorlage konnte nicht gelöscht werden!".

Felder

Gut zu wissen

• Eine neue Vorlage ist vorbelegt mit dem ersten Betrieb und dem ersten sichtbaren Belegtyp.

Menüpfad: Kassenmodule › Kassabuch

Betrifft alle vier Reiter des Menüpunkts „Kassabuch" — Journal, Bargeldorte, Bargeldzählung, Belegtypen — gleichzeitig.

Woran man es erkennt

Tabellen und Dropdowns bleiben leer, obwohl Bediener und Gerät ausgewählt sind. Je betroffener Datenquelle erscheint eine eigene, schließbare Fehlermeldung:

• „Kassabucheinträge konnten nicht geladen werden!"
• „Bargeldorte konnten nicht geladen werden!"
• „Belegtypen konnten nicht geladen werden!"
• „Kassabuch-Vorlagen konnten nicht geladen werden!"

Ursache

• Die vier Bereiche sind nur On-Premise verfügbar.
• Auf einem Cloud-Mandanten mit veraltetem Backend antwortet der Kassabuch-Dienst auf jede Anfrage mit einem Fehler.
• Auf einem Mandanten mit erreichbarem Kassabuch-Dienst treten dieselben Meldungen nicht auf.

Behebung

1. Prüfen Sie die Backend-Version im Logo der Fußzeile.
2. Ist die Version ausreichend und der Fehler bleibt bestehen, prüfen Sie, ob der Kassabuch-Dienst selbst erreichbar ist.