Zielgruppe: Chef oder Büro/Buchhaltung
Typische Nutzung: Einmal pro Monat nach Monatsabschluss (oder je nach Vereinbarung mit Steuerberater auch täglich/wöchentlich)
Aufruf: my.apro → Reporting → FiBu Export → FiBu Export
Zweck
Der FiBu-Export liefert dem Steuerberater alle Kassen-Umsätze des gewählten Zeitraums als Buchungsdatei — im Format seines Buchhaltungsprogramms (DATEV, BMD, Bexio, Mesonic, Abacus, Addison, DVO, Orlando, RZL). Damit erspart ihr euch und dem Steuerberater das händische Nacherfassen und die typischen Abtipp-Fehler.
Ablauf
Typischer Monats-Ablauf:
- Alle Tische schließen — Offene Tische würden erst im Folgemonat gebucht. Am letzten Werktag des Monats also sicherstellen, dass nichts mehr offen ist.
- Tagesabschluss machen — Auf allen Kassen den Tagesabschluss durchführen.
- Kassabuch prüfen — Entnahmen, Einlagen und Bargeld-Bewegungen für den Monat sind im Kassabuch erfasst.
- In my.apro einloggen und
Berichte → FiBu-Exportöffnen. - Zeitraum wählen: „Vormonat" (oder freier Zeitraum).
- Betrieb wählen (falls ihr mehrere habt).
- Export starten — Die Kasse prüft automatisch, ob alle Sparten, Zahlungsmittel und Bargeldorte ein FiBu-Konto hinterlegt haben. Fehlt etwas, kommt eine Meldung mit der Stelle, die zu korrigieren ist.
- Ergebnis prüfen — Die Datei landet im hinterlegten Exportordner (oder kommt per Mail). Bei Bexio wird direkt in die Bexio-Cloud übertragen.
- An Steuerberater übergeben — Per Mail, über den gemeinsamen Ordner (OneDrive/DATEV Online/SFTP) oder der Steuerberater holt aus eurem Ordner.
- Belege archivieren — Die Export-Übersicht bleibt in my.apro; der Export lässt sich für dieselbe Periode jederzeit nochmal erzeugen (Re-Export), falls der Steuerberater Nachbesserung wünscht.
Einstellungen
Damit der Export sauber läuft, müssen diese Stammdaten gepflegt sein (einmalig bei Inbetriebnahme, danach nur bei Änderungen):
- Welches FiBu-System?
my.apro → Kassenmodule → FiBu → Konten— DATEV, BMD, Bexio, … - Zielordner oder Mail-Empfänger
my.apro → Kassenmodule → FiBu → Konten— Wohin die Datei gehen soll. - FiBu-Konten je Sparte `my.apro → Kassenmodule → Sparten & Steuern → Sparten` — Welches Erlöskonto (z.B. 4010 für Speisen 10%).
- FiBu-Konten je Zahlungsmittel `my.apro → Kassenmodule → Payment → Zahlungsmittel` — Bar/Karte/Gutschein/Zimmer bekommen jeweils ein Konto.
- FiBu-Konten je Bargeldort `my.apro → Kassenmodule → Kassabuch → Bargeldorte` — Nur relevant, wenn das Kassabuch aktiv ist (Kassenlade, Tresor, Brieftasche …).
- MwSt-Externe Nr. — Der Steuerschlüssel in eurer FiBu (bei DATEV z.B. 8, 9, 1). (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
- Automatischer Export (optional)
my.apro → Reporting → FiBu Export → FiBu Export Task— Statt manuell jeden Monat: täglich/wöchentlich/monatlich automatisch.
Berechtigungen
Rolle | Was sie damit machen kann |
|---|---|
Kellner | Nichts (kein FiBu-Zugriff nötig) |
Chef | Export manuell auslösen, alte Exporte ansehen, Re-Export |
Büro / Buchhaltung | Alles vom Chef + Konten-Zuordnung pflegen, automatische Aufgabe einrichten |
Steuerberater | Kein APRO-Login — bekommt die Datei per Mail oder aus dem gemeinsamen Ordner |
Varianten
- Manueller Monats-Export (häufigste Variante) — Büro startet am Monatsanfang den Lauf für den Vormonat.
- Automatischer Export — Einmal eingerichtet, läuft von selbst: „Letzter Tag" (jeden Morgen der Vortag), „Letzte Woche" oder „Letzter Monat".
- Re-Export derselben Periode — Wenn Steuerberater Nachbesserung will: in der Export-Historie die ursprüngliche Lauf auswählen und „erneut exportieren".
- DATEV FiBu-Datei vs. DATEV Kassenarchiv — Beides sind unterschiedliche Kanäle: FiBu-Datei ist die Buchungsdatei für den Steuerberater, das Kassenarchiv ist das GoBD-Beleg-Archiv in der DATEV-Cloud. Viele Kunden nutzen beides parallel.
- Bexio — Kein Ordner, keine Mail — Daten gehen direkt per Internet in eure Bexio-Cloud.
- Mehrere Betriebe — Jeder Betrieb hat seine eigene FiBu-Konfiguration und wird getrennt exportiert.
Problembehebung
- „Keine Daten zum Exportieren vorhanden!" → Zeitraum zu eng gewählt oder Tagesabschluss fehlt. Tagesabschluss machen und erneut versuchen.
- Fehlermeldung „Sparte/Zahlungsmittel/Kunde ohne FiBu-Konto" → Die genannte Stelle in my.apro öffnen, das FiBu-Konto ergänzen. Bei aktivem Kassabuch auch die Bargeldorte prüfen.
- Fehlermeldung „Konto-Nummer mit unterschiedlicher MwSt" → Das gleiche Sachkonto darf nicht für zwei verschiedene Steuersätze verwendet werden. Für jede MwSt-Stufe ein eigenes Konto anlegen (z.B. 4010 für 10%, 4020 für 20%).
- Export-Datei kommt nicht im vereinbarten Ordner an → Prüfen, ob der Ordner-Pfad in my.apro noch stimmt (Laufwerk verbunden? Ordner umbenannt?). Wenn Mail-Versand: Spam-Ordner prüfen.
- Steuerberater meldet fehlende Stammdaten → Beim ersten DATEV-Export muss ein Stammdaten-Export mitgemacht werden. Anschließend reicht der reguläre FiBu-Export.
- Export war gestern automatisch — heute nicht → Läuft der Dienst auf der Server-Kasse? Bei wiederholten Ausfällen Support melden.
- DATEV Kassenarchiv funktioniert nicht mehr → Oft ist der Zugangs-Token abgelaufen. In my.apro die DATEV-Verbindung trennen und neu verbinden. Hilft das nicht, Support melden.
Zusammenspiel mit Fiskalisierung
Der FiBu-Export selbst prüft nicht, ob alle Belege fiskalisiert sind (AT: RKSV, DE: TSE). Falls während des Monats die Fiskalisierung ausgefallen war, bitte zuerst die Nachsignatur laufen lassen (siehe Artikel „Fiskalisierung-Ausfall beheben"), dann den FiBu-Export starten. Sonst fehlen dem Steuerberater signierte Belege.
Siehe auch
kassabuch-buchungen.md— Entnahmen, Einlagen, Tresor-Bewegungentagesabschluss.md— Was der Tagesabschluss macht und warum er vor FiBu wichtig istmonatsabschluss.md— Checkliste zum Monatsendefiskalisierung-ausfall-beheben.md— Vor dem FiBu-Export sicherstellen, dass alle Belege signiert sind- Details zu jedem FiBu-System: Schnittstellen-Doku (
apro_schnittstellen → FiBu) — DATEV, BMD PR08/NTCS, Bexio, Mesonic, Abacus, Addison, DVO, Orlando, RZL - DATEV Kassenarchiv-Einrichtung: Technik-Wiki („Installation DATEV Kassenarchiv")