Kassabuch-Buchungen

Zielgruppe: Chef, Büro und Kellner (je nach Buchungsart)
Typische Nutzung: Mehrmals täglich bei Bargeldbewegungen; spätestens am Tagesende
Aufruf: Kasse → Verwaltung → Kassabuch ·.apro.at/admin/cashboxModules/cashbook/cashbook) (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)

Zweck

Das Kassabuch hält alle Bargeldbewegungen eines Betriebs lückenlos fest. Jede Entnahme (Wareneinkauf bar bezahlt), jede Einlage (Wechselgeld aus der Bank) und jeder Bargeld-Transfer (Kassenlade in den Tresor) wird mit Belegtyp, Betrag und Bargeldort verbucht. So lässt sich zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen, wie viel Bargeld wo liegt — und der Steuerprüfer sieht eine geschlossene Bargeldkette.

Ablauf

Typische Buchungstypen im Alltag:

1. Bargeldort öffnen — In der Kasse Verwaltung → Kassabuch öffnen. Der Bediener sieht nur die Bargeldorte, auf die er Zugriff hat (eigene Geldbörse, Kassenlade, Tresor).
2. Belegtyp wählen — Entnahme, Einlage, Tresor-Transfer, Abschöpfung, Geldtransit, Bargeldzählung.
3. Betrag und Beleg-Bemerkung eingeben — Der Grund wandert in den Buchungstext (z.B. „Getränkeeinkauf Metro", „Wechselgeld 200 €").
4. Zielbargeldort bei Transfers — Bei Tresor-Transfer oder Abschöpfung: wohin das Geld wandert (Kassenlade → Tresor).
5. Buchung bestätigen — Die Kasse druckt optional einen Bargeld-Beleg (je nach Betriebseinstellung).
6. Bargeldzählung am Tagesende — Der Kellner oder Chef zählt den tatsächlichen Kassenstand. Differenz zur Sollsumme wird als Ausgleichsbuchung erfasst.

Bargeldorte

Das Kassabuch kennt mehrere Bargeldorte, die der Betrieb seinen Gegebenheiten anpasst:

• Kassenlade — Der Kassenschublade am POS. Bareinnahmen laufen automatisch hinein.
• Tresor — Der Safe im Büro. Wird per Tresor-Transfer befüllt (Abschöpfung der Kassenlade) und bei Bankauszahlung entnommen.
• Brieftasche (Kellner-Geldbörse) — Bei Arbeitsweise mit Kellner-Geldbörse hat jeder Kellner seinen eigenen Bargeldort. Bareinnahmen gehen in die Brieftasche des Kellners, Kellnerabschlag räumt sie am Tagesende in die Kassenlade.
• Bank — Nicht wörtlich ein Bargeldort, sondern der Gegenposten für Einzahlungen auf das Firmenkonto. Wird bei Abschöpfungen verwendet, wenn Geld zur Bank gebracht wird.
• Geldtransit — Zwischenstation bei Bargeldtransport (z.B. Geld vom Betrieb zum Steuerberater per Kurier). Solange das Geld unterwegs ist, liegt es im Geldtransit; sobald angekommen, wird ausgebucht.

Einstellungen

• Kassabuch aktivieren — Das Kassabuch ist eine eigene Lizenzoption. Ohne Aktivierung kein Kassabuch-Menü an der Kasse. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Bargeldorte anlegen `my.apro → Kassenmodule → Kassabuch → Bargeldorte` — Je Bargeldort Typ (Kassenlade, Tresor, Brieftasche, Bank, Transit) und FiBu-Konto.
• Belegtypen freigeben `my.apro → Kassenmodule → Kassabuch → Belegtypen` — Welche Belegtypen erscheinen an der Kasse (Entnahme, Einlage …), welche nur in my.apro.
• Zuweisung Bediener ↔ Bargeldort my.apro → Kassenmodule → Bediener → Bediener → [Kellner] — Jeder Kellner sieht/bucht nur auf seinen Bargeldorten.
• Automatische Bargeldzählung beim Kellnerabschlag — Pflicht-Zählung beim Abschlag ja/nein. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Freigabe-Grenze für Entnahmen — Bis zu welchem Betrag darf ein Kellner eine Entnahme selbst buchen; darüber Chef-Pin. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)

Berechtigungen

Varianten

• Arbeitsweise 1: Alles in eine Kassenlade (bevorzugt) — Am Tagesende landen alle Geldbörsen der Kellner in der gemeinsamen Kassenlade, dort wird gezählt. Einfache Einrichtung, wenig Buchungsaufwand.
• Arbeitsweise 2: Brieftasche pro Kellner — Jeder Kellner hat seinen eigenen Bargeldort. Mehr Verwaltung, dafür lassen sich Differenzen pro Kellner nachvollziehen.
• Tresor-Transfer (Abschöpfung) — Über 500 €/1.000 € in der Kassenlade? Mit einer Abschöpfung wandert der Überschuss in den Tresor. Häufiger Schritt in Betrieben mit viel Bargeldgeschäft.
• Bargeld zur Bank bringen — Abschöpfung Tresor → Bank, mit Buchungstext „Einzahlung Bank vom TT.MM.JJJJ". Bankkontoauszug dient als Gegenkontrolle.
• Privatentnahme Chef — Eigener Belegtyp, damit der Steuerberater private Entnahmen sauber von Geschäftsausgaben trennen kann.

Problembehebung

• „Kassabuch-Menü nicht sichtbar" → Modul nicht lizenziert oder Bediener hat keine Rechte. Büro fragen.
• „Kann keine Entnahme buchen — Fehler: Freigabe-Grenze überschritten" → Betrag ist höher als die eingetragene Kellner-Grenze. Chef-PIN eingeben oder Chef die Buchung machen lassen.
• Differenz zwischen Sollstand und gezähltem Bargeld → Als Differenz-Ausgleichsbuchung verbuchen (Belegtyp „Differenz"). Bei wiederkehrenden Differenzen Zahlungsmittel und Wechselgeld-Handling prüfen.
• „Ich habe eine Entnahme versehentlich doppelt gebucht" → Chef kann über Kassabuch → Verlauf → Storno den falschen Eintrag zurücknehmen. Stornierter Eintrag bleibt als Historie sichtbar, der Betrag fließt nicht mehr in den Saldo.
• Bargeldort fehlt in der Auswahl → Bediener ist dem Bargeldort in my.apro nicht zugewiesen. Büro ergänzt die Zuweisung.
• Kassabuch-Werte stimmen nicht mit FiBu-Export überein → Prüfen, ob alle Bargeldorte ein FiBu-Konto hinterlegt haben. Bargeldort-Transfers (innerhalb Kasse→Tresor) landen nicht automatisch in der FiBu, sondern nur echte Einlagen/Entnahmen.

Siehe auch

• tagesabschluss.md — Bargeldzählung vor Tagesabschluss
• kellnerabschlag.md — Bargeldübergabe vom Kellner an den Betrieb
• monatsabschluss.md — Kassabuch-Abgleich am Monatsende
• fibu-ablauf.md — Wie Bargeldbuchungen an den Steuerberater gehen
• finanzpruefung-at.md — Was der Prüfer am Kassabuch kontrolliert