Multi-Filial-Sync

Zielgruppe: Büro/Zentrale, Chef der einzelnen Filiale
Typische Nutzung: Dauerhafter Betrieb bei Ketten und Filialstrukturen; Pflege zentral in my.apro
Aufruf: (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)

Zweck

Betriebe mit mehreren Filialen (Ketten, Franchise, Standorte) pflegen Artikel, Preise, Aktionen und Sparten-Strukturen nicht fünffach auf fünf Kassen, sondern einmal zentral in my.apro. Der Multi-Filial-Sync verteilt die Stammdaten an alle Standorte und führt die Umsätze zur zentralen Auswertung zusammen. Für den Chef der einzelnen Filiale heißt das: Er findet seine Preise und Artikel, ohne sie selbst anzulegen. Für die Zentrale heißt das: Eine Änderung — alle Standorte profitieren sofort.

Ablauf

Typischer Ablauf einer zentralen Änderung:

1. Zentrale legt Artikel/Preis/Aktion in my.apro an — my.apro → Artikel → Neu, Zuweisung zu einer Betriebs-Gruppe.
2. Artikel-Verteilung wählen — Pro Artikel kann bestimmt werden, welche Filialen ihn bekommen: alle, eine Auswahl oder nur die Filialen einer Region.
3. Speichern — Die Zentrale schließt die Bearbeitung ab.
4. Sync an Filial-Kassen — Jede Filiale holt innerhalb von Minuten die Stammdatenänderung ab. Kein manueller Eingriff nötig.
5. Filial-Chef sieht den neuen Artikel an der Kasse — und kann sofort bonieren.
6. Umsatz fließt zurück — Jede Filiale synchronisiert ihre Umsätze nach my.apro. In der Zentral-Auswertung landen alle Filialen in einem Bericht.

Was wird zentral gepflegt

Zentral empfohlen:

• Artikel (Name, Beschreibung, Bild, Kategorie, Sparte, MwSt)
• Preise und Preisebenen (Standard, Happy Hour)
• Aktionen/Stützungen
• MwSt-Sätze, Zahlungsmittel-Grundkonfiguration
• Corporate-Design (Logos, Bon-Kopf, Belegtext)
• Bediener-Gruppen/Rollen-Matrix

Dezentral (pro Filiale):

• Raumplan, Tische, Bereiche
• Drucker, Geräte, Druckprofile
• Bediener-Einzelpersonen mit Schloss/PIN
• Lokale Preisanpassungen (wenn erlaubt)
• Bargeldorte, FiBu-Konten (je Filiale meist eigener Kontenrahmen)
• Hotelbetrieb-spezifische Schnittstellen

Einstellungen

• Betriebs-Gruppe anlegen — Z.B. „Alle Standorte", „Region Nord", „Filialen mit Biergarten". (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Artikel einer Gruppe zuweisen my.apro → Artikel → [Artikel] → Betriebe — Statt einzelner Filiale eine Gruppe.
• Lokale Preisüberschreibung erlauben — Filial-Chef darf den Zentralpreis pro Artikel anpassen. Standardmäßig aus. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Zentrale Bediener — Regional-Manager, der in mehreren Filialen arbeiten darf. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Multi-Filial-FiBu my.apro → Reporting → FiBu Export → FiBu Export — Export pro Betrieb getrennt oder konsolidiert (je nach Steuerberater).

Berechtigungen

Varianten

• Strenge Zentrale — Artikel und Preise ausschließlich zentral. Filialen haben keine lokalen Eingriffe. Typisch bei Franchise mit standardisiertem Angebot.
• Zentrale mit lokalem Spielraum — Stammdaten zentral, aber Filiale darf einzelne Preise überschreiben (z.B. Stadt-/Land-Preise, regionale Werbung).
• Lose Verbindung — Jede Filiale pflegt eigene Artikel, nur Berichte laufen zentral zusammen. Übergang zu voll dezentralem Setup.
• Pro Filiale eigener Mandant — Seltenere Setup-Variante: Jede Filiale hat einen eigenen my.apro-Mandanten. Zentral-Auswertung läuft über einen Dach-Report.
• Multi-Filial-Online (Smorder-Webshop) — Ein Webshop mit Filialauswahl; der Gast wählt die Filiale, Bestellung landet dort.

Ablauf neuer Standort

Wenn eine neue Filiale dazukommt:

1. APRO-Techniker legt neue Kasse / neuen Betrieb an — In my.apro neuer Betriebs-Datensatz, Zuweisung zur Betriebs-Gruppe.
2. Stammdaten werden automatisch ausgerollt — Durch die Gruppenzugehörigkeit bekommt die neue Filiale alle Artikel/Preise.
3. Lokale Einrichtung — Filial-Chef oder Techniker richtet Tische, Drucker, Bediener der neuen Filiale ein.
4. Fiskalisierung pro Filiale — Jede Filiale braucht ihren eigenen RKSV-Stick (AT) oder TSE-Stick (DE). Siehe fiskaltrust-einrichtung-at.md / tse-deutschland-einrichten.md.
5. FiBu-Konten pflegen — Jede Filiale hat üblicherweise eigene Kontennummern. my.apro → Kassenmodule → FiBu → Konten.

Problembehebung

• „Neuer Artikel kommt in einer Filiale nicht an" → Prüfen: Ist die Filiale der Betriebs-Gruppe zugeordnet, die diesen Artikel bekommt? Manueller Sync-Push auf der Filial-Kasse.
• „Preis ist in Filiale A anders als in Filiale B" → Lokale Preisüberschreibung aktiv? In my.apro prüfen, gegebenenfalls deaktivieren und zentralen Preis durchsetzen.
• „Umsatzbericht Zentrale zeigt eine Filiale nicht" → Sync-Status der Filiale prüfen (siehe sync-status-fehler.md). Oft Internet-Problem an dem Standort.
• „Bediener aus Filiale A arbeitet in Filiale B — PIN funktioniert nicht" → Filiale B hat den Bediener nicht. Entweder als zentraler Bediener anlegen (mit Zugriff auf beide Filialen) oder lokal pflegen.
• „Filiale hat eigenes Artikelnummern-Schema" → Konflikte bei Zusammenführung. Einheitliches Artikelnummern-Schema zentral vorgeben, alte Nummern einmalig bereinigen.
• FiBu-Export sammelt nur eine Filiale → Zeitraum und Betriebswahl im FiBu-Dialog prüfen. Bei mehreren Filialen einzeln exportieren oder „alle Betriebe" wählen (falls Steuerberater das akzeptiert).

Siehe auch

• sync-kasse-myapro.md — Grundmechanik
• sync-status-fehler.md — Fehlersuche
• offline-nachholsync.md — Wenn eine Filiale vorübergehend offline ist
• fibu-ablauf.md — FiBu-Export pro Filiale
• monatsabschluss.md — Filial-übergreifender Monatsabschluss