Finanzprüfung Österreich

Zielgruppe: Chef und Büro/Buchhaltung
Typische Nutzung: Spontanprüfung oder angekündigte Betriebsprüfung
Aufruf: AproSuite → Berichte → RKSV · my.apro → Reporting

Zweck

Bei einer Finanz- oder Kassenprüfung in Österreich will der Prüfer belegen: Die Kasse ist RKSV-konform, die Signaturkette ist geschlossen, die Einnahmen sind vollständig erfasst. Der Chef/Büro liefert auf Anforderung einige Standarddokumente — die Kasse hat dafür fertige Export-Funktionen. Dieser Artikel erklärt, was typischerweise verlangt wird, wo die Daten liegen und wie der Chef vorbereitet auftritt.

Was der Prüfer sehen will

Typische Anforderungen:

1. Startbeleg — Der allererste signierte Beleg der Kasse. Papier und/oder PDF.
2. FinanzOnline-Registrierung — Nachweis, dass die Kasse bei FinanzOnline gemeldet ist (Registrierkassen-Übersicht).
3. Jahresbelege der Vorjahre — Wurden sie erzeugt, gemeldet, archiviert.
4. DEP-7-Export — Der lückenlose Rohdaten-Export aller Belege eines Zeitraums (Datenerfassungs-Protokoll).
5. Kassenauskunft (optional) — Prüfer-orientierter Schnellbericht über Umsätze, Kellner, Stornos, Retouren.
6. Kassabuch — Bargeldbewegungen lückenlos, mit Belegen.
7. Signaturkette prüfen — Monats- und Jahresbelege vorhanden, keine ungeklärten Ausfälle.
8. Stornoliste — Alle Stornos nach Rechnungsdruck mit Grund.
9. Fiskalisierungs-Ausfälle dokumentiert — Wenn aufgetreten: Meldewesen-Report / Nachsignatur-Protokoll.

Ablauf

Wenn der Prüfer vor Ort ist oder eine Anfrage stellt:

1. Ruhe bewahren, Termin-Klarheit — Prüfer stellt sich vor, klärt Zeitraum und Umfang. Kommentare/Gespräche nur durch Chef oder Steuerberater.
2. Steuerberater informieren — Ideal: Der Steuerberater kommt dazu oder ist telefonisch erreichbar.
3. In AproSuite einloggen — Berichte → RKSV.
4. DEP-7 exportieren — Für den angefragten Zeitraum. AES-Schlüssel bereithalten (für die Entschlüsselung; wird dem Prüfer bei Bedarf übergeben).
5. Kassenauskunft erzeugen — oder AproSuite-Äquivalent. Kompakter Überblick für den Prüfer. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
6. Kassabuch exportieren — my.apro → Kassenmodule → Kassabuch → Kassabuch als PDF oder CSV.
7. Stornos zeigen — mit Grund und Kellner. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
8. Signaturkette belegen — Validations im Fiskaltrust-Portal öffnen, Monats- und Jahresbelege vorzeigen.
9. Digitale Belege im Fiskaltrust-Portal — Nur falls der Prüfer den Digitalen Beleg als Thema aufnimmt. Er sieht dort, dass jeder Beleg samt QR-Code in der Cloud liegt.
10. Übergabe-Protokoll — Alles, was der Prüfer mitnimmt, mit Ort/Datum notieren.

Einstellungen

• AES-Schlüssel zugänglich — Sicher beim Chef oder Steuerberater hinterlegt. Ohne Schlüssel ist der DEP-7-Export für den Prüfer wenig wert.
• Fiskaltrust-Portal-Zugang — Login für Chef/Büro funktioniert. Der Prüfer kann (je nach Wunsch) direkt ins Portal blicken.
• Archiv der Papier-Startbelege und Jahresbelege — An einem bekannten Ort im Büro.
• Kellner-Zuordnung vollständig — Wenn der Prüfer Kellner-Abrechnungen kontrolliert, müssen Kellner in my.apro pflegbar sein (Namen/IDs).
• Kassensystembeschreibung vorhanden — Der Fiskus verlangt in Österreich die Apro-Systembeschreibung als Dokumentation. Wird bei Bedarf übergeben (das Büro hat die PDF).

Berechtigungen

Varianten

• Angekündigte Betriebsprüfung (häufiger Fall) — Steuerberater wird vorab informiert. Vorbereitung möglich: DEP-Exporte, Kassabuch, Stornoliste bereitlegen.
• Unangekündigte Kassennachschau (§146b BAO) — Prüfer kommt spontan vor Ort. Ruhe bewahren, Kasse normal laufen lassen, Exporte sofort erzeugbar.
• Anfrage auf Distanz (schriftlich) — Steuerberater fordert Exporte aus my.apro an und versendet.
• Branchenbezogene Sonderprüfungen — Z.B. Bargeldintensive Branchen. Schwerpunkt auf Kassabuch und Bargeldorten.

Typische Prüfer-Fragen

• „Gab es im Zeitraum Fiskalisierungs-Ausfälle?" → Im Meldewesen-Report und im Fiskaltrust-Portal einsehbar. Wenn ja: Nachsignatur-Protokoll zeigen.
• „Wie viele Stornos nach Rechnungsdruck?" → mit Grund. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• „Wie werden Trinkgelder verbucht?" → Je nach Betrieb. Kellnerabschlag und FiBu-Konten-Zuweisung zeigen.
• „Sind alle Kassen registriert?" → Fiskaltrust-Portal zeigt pro Kunde alle CashBoxen. FinanzOnline-Registrierkassen-Liste dagegenhalten.
• „Nullbelege am betriebsfreien Tag?" → Kasse erzeugt automatisch. Sichtbar im DEP-7.

Problembehebung

• „AES-Schlüssel verloren" → Ohne Schlüssel kann der DEP-7 nicht entschlüsselt werden. APRO-Support kontaktieren — unter bestimmten Umständen lässt sich der Schlüssel aus Kasse-Backups rekonstruieren; das muss vorher mit dem Steuerberater abgestimmt sein.
• „DEP-7 schlägt fehl" → Oft zu großer Zeitraum. In Jahres- oder Quartals-Scheiben exportieren.
• „Kassenauskunft zeigt Null" → Zeitraum falsch oder Tagesabschluss fehlt. Daten-Integrität prüfen.
• Papier-Startbeleg nicht mehr lesbar → Thermopapier verblasst mit den Jahren. PDF-Kopie aus dem Fiskaltrust-Portal drucken und vorlegen.
• „Fiskaltrust-Portal zeigt fehlende Validations" → Vor der Prüfung mit dem Techniker klären, ob Validations nachgeholt werden müssen. Lücken wirken beim Prüfer ungünstig.
• Prüfer will Rohdaten in Excel → DEP-7 liefert XML. my.apro kann CSV-Reports für Spartenumsatz, Zahlungsmittel, Kellner-Umsatz erzeugen. Ausreichend für die meisten Prüfer.

Siehe auch

• fiskaltrust-einrichtung-at.md — Basis der RKSV-Konformität
• validations.md — Periodenbelege, die der Prüfer sehen will
• fiskalisierung-ausfall-beheben.md — Dokumentation von Ausfällen
• rechnung-zurueckholen.md — Stornoliste
• kassabuch-buchungen.md — Prüfer-relevante Bargeld-Dokumentation
• monatsabschluss.md — Vor Prüfung: Perioden sauber abgeschlossen