Monatsabschluss

Zielgruppe: Chef und Büro/Buchhaltung
Typische Nutzung: Einmal pro Monat, zwischen Monatsletztem und dem Stichtag des Steuerberaters
Aufruf: Kein eigener Knopf — der Monatsabschluss ist eine Checkliste aus mehreren Schritten

Zweck

Der Monatsabschluss ist kein einzelner Klick, sondern ein kurzer Routineablauf am Monatsende. Er stellt sicher, dass alle Tage sauber abgeschlossen, alle Bargeldbewegungen verbucht und alle Belege signiert sind — bevor der FiBu-Export an den Steuerberater geht. Ein sauberer Monatsabschluss spart beim Steuerberater Rückfragen und vermeidet Korrekturen in der Buchhaltung.

Ablauf

Empfohlene Reihenfolge am Monatsende oder am ersten Werktag des Folgemonats:

1. Alle offenen Tische schließen — In der Kasse Verwaltung → Tische → Offene Tische. Alles, was am Monatsletzten noch offen ist, gehört in den Folgemonat.
2. Tagesabschluss auf allen Kassen machen — Auch die Nebenkassen (Theke, Terrasse, Nebenraum) einzeln abschließen, falls das im Betrieb so eingerichtet ist.
3. Kassabuch prüfen — Alle Entnahmen, Einlagen und Tresor-Transfers des Monats sind erfasst. Differenzbuchungen ausgeglichen.
4. Fiskalisierung prüfen — In Österreich: alle Tage haben einen Tagesabschluss (Z-Bericht) und die RKSV-Signaturkette hat keine Lücken. Der Tagesabschluss selbst wird in Österreich nicht signiert; die Kette wird über Null-, Monats- und Jahresbelege gepflegt (siehe validations.md). In Deutschland: alle Bons TSE-signiert. Bei Ausfällen zuerst die Nachsignatur laufen lassen.
5. Validations ausführen (Fiskaltrust) — Zeigt auf einen Blick, ob alle Perioden abgeschlossen sind.
6. Monatsbericht erzeugen — In my.apro Berichte → Monatsbericht. Zeigt Brutto/Netto je Sparte, Zahlungsmittel-Totale, offene Gutscheine.
7. FiBu-Export auslösen — In my.apro Berichte → FiBu-Export → Zeitraum „Vormonat".
8. Belege archivieren — Z-Berichte, Monatsbericht und FiBu-Exportdatei beim Steuerberater ablegen (Mail, gemeinsamer Ordner oder DATEV Online).

Einstellungen

• Monatsbericht-Inhalt — Welche Auswertungen erscheinen (Sparten, Zahlungsmittel, Kellner-Totals, Stornos, Gutscheine). (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Automatischer Monatsversand my.apro → Reporting → Reports → Email Reports anlegen — Am 1. des Folgemonats werden Monatsbericht und FiBu-Export automatisch erzeugt und an eine Mail-Liste gesendet.
• Stichtag für Steuerberater my.apro → Kassenmodule → FiBu → Konten — Intern als Erinnerung; ändert nichts am Export.
• Kassabuch-Abgleichspflicht — Blockiert den FiBu-Export, solange Kassabuch-Differenzen offen sind. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)

Berechtigungen

Varianten

• Monatsweiser Export (Standard) — Einmal am Monatsanfang für den Vormonat.
• Wochen- oder Tagesexport — Manche Steuerberater (v.a. bei DATEV-Kassenarchiv) wollen tägliche oder wöchentliche Datenströme. Dann läuft ein täglicher Automatismus, der Monatsabschluss bleibt als manuelle Kontrolle.
• Abrechnungszeitraum ≠ Kalendermonat — Bei Betrieben mit abweichendem Geschäftsjahr (z.B. Tourismus-Saison, 01.11. bis 31.10.) kann der Export-Zeitraum frei gewählt werden. Die Monatsabschluss-Checkliste bleibt gleich.
• Mehrere Betriebe — Pro Betrieb einen eigenen Monatsabschluss; Zahlen werden nicht vermischt.
• Hotel-Monatswechsel — Offene Zimmer-Rechnungen bleiben über den Monat stehen und werden als „noch nicht verbuchte Verbindlichkeit" in der FiBu sichtbar. Beim Check-out des Gastes landen sie dann im jeweiligen Umsatzmonat.

Problembehebung

• „FiBu-Export meldet fehlende Tagesabschlüsse" → Für den angegebenen Tag den Tagesabschluss nachziehen. Erst danach den Export erneut starten.
• „Kassabuch-Differenz zum Monatsletzten" → Im Kassabuch die fehlende Einlage/Entnahme ergänzen. Typische Ursache: Bargeldort-Transfer nicht gebucht.
• „Monatsbericht weicht vom Z-Bericht ab" → Meist liegt es an einem Tag, der doppelt oder gar nicht abgeschlossen wurde. Über prüfen, ob jeder Tag einen Abschluss hat. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• „Vorgesetzte Mail-Aufgabe ist nicht gelaufen" → Server-Kasse war ausgeschaltet, kein Internet oder Windows-Login offen. Aufgabe manuell nachstoßen.
• Fehlende Fiskalisierung (AT) → Kein FiBu-Export starten, bevor die RKSV-Kette wieder geschlossen ist. Zuerst Nachsignatur, dann Export.
• Steuerberater meldet „Daten unvollständig" → In my.apro den Re-Export derselben Periode auslösen. Meistens hilft schon das erneute Zustellen, ohne dass die Kassendaten angefasst werden müssen.

Siehe auch

• tagesabschluss.md — Baustein des Monatsabschlusses
• kassabuch-buchungen.md — Bargeldbewegungen am Monatsende prüfen
• fibu-ablauf.md — Der eigentliche Export an den Steuerberater
• fiskalisierung-ausfall-beheben.md — Wenn Signaturkette Lücken hat
• validations.md — Periodenprüfung Fiskaltrust