Validations (Fiskaltrust-Periodenbeleg)

Zielgruppe: Chef/Büro — meist in Zusammenarbeit mit APRO-Techniker
Typische Nutzung: Automatisch im Hintergrund; manuell bei Sondersituationen
Aufruf: AproSuite → Fiskalisierung → Validations · Fiskaltrust-Portal → Validations

Zweck

„Validations" sind Periodenbelege, die Fiskaltrust regelmäßig erzeugt, um die Signaturkette nachzuweisen. In Österreich sind das die bekannten Monats- und Jahresbelege. In Deutschland gibt es vergleichbare TSE-Periodenprüfungen. Wenn Validations sauber laufen, weiß der Betrieb: Die Kette ist dicht, alle Belege sind signiert, der Prüfer wird nichts beanstanden. Wenn eine Validation fehlschlägt oder fehlt, ist das ein frühes Warnzeichen — oft noch behebbar, bevor ein Finanzprüfer davon erfährt.

Was sind Validations

Die RKSV-Belegtypen in Österreich:

• Startbeleg — Erster signierter Beleg bei Inbetriebnahme, eröffnet die Signaturkette.
• Monatsbeleg — Letzter Tag des Monats, automatisch. Dokumentiert den Monats-Umsatz-Stand.
• Jahresbeleg — 31.12., automatisch; entspricht dem Monatsbeleg für Dezember und ist ein Nullbeleg über 0,00. Muss zusätzlich über FinanzOnline oder die BMF-Belegcheck-App geprüft werden (Prüfpflicht, Stichtag 15. Februar).
• Schlussbeleg — Manuell bei Kassen-Außerbetriebnahme.
• Nullbeleg — Beleg über 0,00 Euro, z.B. zur Kettenpflege an betriebsfreien Tagen oder nach Ausfällen.

Hinweis: Das Fiskaltrust-Portal bietet zusätzlich Quartalsansichten als Darstellungs- und Filteroption. Das ist eine reine Portal-Ansicht — ein eigener RKSV-Belegtyp für Quartale existiert nicht.

In Deutschland (TSE):

• TSE-Transaktions-Log wird laufend erzeugt; kein separater Monatsbeleg wie in AT.
• DSFinV-K-Export übernimmt eine vergleichbare Validierungsrolle auf Anforderung durch den Prüfer.
• Jährliche Selbstkontrolle empfohlen: Probe-DSFinV-K-Export für einen Testmonat erzeugen.

Ablauf

Automatischer Ablauf (AT, Normalzustand):

1. Letzter Tag des Monats — Die Kasse erzeugt den Monatsbeleg: falls die Kasse offen ist, nach dem letzten Umsatz des Monats; falls die Kasse aus ist, beim Start des nächsten Tags.
2. Beleg wird signiert — Fiskaltrust vergibt eine Validation-ID.
3. Beleg landet im Fiskaltrust-Portal — Dort sichtbar unter „Validations".
4. Monatsbeleg ausgedruckt oder als PDF archiviert — Je nach Betriebseinstellung.

Manueller Ablauf:

1. In der AproSuite öffnen AproSuite → Berichte → RKSV (AT) / Fiskalisierung (DE).
2. Validations-Übersicht aufrufen — Zeigt die letzten Perioden mit Status (OK, fehlend, fehlerhaft).
3. Bei Lücke: Manuell nachziehen — „Monatsbeleg erneut erzeugen" auslösen. Nur an dem Monat, der fehlt.
4. Prüfen im Portal — Ist die Validation angekommen? Status grün?
5. Bei wiederkehrenden Fehlern — APRO-Support informieren.

Einstellungen

• Automatische Validation aktivieren — Standardmäßig an. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Uhrzeit der automatischen Prüfung — Meist 05:00 morgens, wenn der Betrieb nicht läuft. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Mail-Alarm bei Fehler — Bei fehlgeschlagener Validation geht eine Mail an Chef/Büro. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Jahresbeleg-Erinnerung — Jede Mitte Januar eine Mail: „Jahresbeleg bei FinanzOnline noch nicht gemeldet." (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)

Berechtigungen

Varianten

• Normalzustand (AT) — Monatsbelege automatisch an letzten des Monats, kein Handlungsbedarf.
• Kasse war am Monatsletzten aus — Monatsbeleg entsteht beim nächsten Kassenstart. Wenn zwischen Monatsende und nächstem Start kein Umsatz war, greift der Folgetag-Nullbeleg als Träger der Monats-Validation.
• Manueller Jahresbeleg — Wenn automatische Erzeugung am 31.12. nicht lief (Stromausfall, Urlaub). Anfang Januar manuell nachholen.
• Deutschland: DSFinV-K als Selbsttest — Ohne Prüfer-Anforderung monatlich einen Probe-Export erzeugen und öffnen, um Signatur-Fehler früh zu erkennen.
• Schlussbeleg bei Außerbetriebnahme — Einmaliger Spezialfall, beschrieben in fiskaltrust-an-abmeldung.md.

Berechtigungen Jahresbeleg FinanzOnline

Die FinanzOnline-Meldung des Jahresbelegs (Österreich) ist Sache des Chefs oder Steuerberaters. Fristen:

• Kasse muss am 31.12. signierten Jahresbeleg erzeugt haben — passiert automatisch, falls die Kasse läuft.
• Prüfung bis 15. Februar des Folgejahres — via FinanzOnline → Registrierkassen → Jahresbeleg melden oder per BMF-Belegcheck-App. QR-Code des Jahresbelegs einlesen oder Daten händisch erfassen.
• Bei Versäumnis — keine fixe Strafe, aber der Betrieb wird aufgefordert, nachzuliefern.

Problembehebung

• „Validation für April fehlt" → In AproSuite manuell nachziehen: Validation erzeugen → April. Prüfen, ob im Portal angekommen.
• „Monatsbeleg wurde nie gedruckt" → Druck ist nicht zwingend; der Beleg ist im Portal. Für eigene Ablage lässt sich der Beleg als PDF exportieren.
• „Fiskaltrust-Portal zeigt Validation als fehlerhaft" → Details im Portal anschauen (Fehlertext). Oft ein Queue-Problem, das der Techniker löst.
• Jahresbeleg fehlt am 31.12. → Kasse war aus. Am ersten Arbeitstag des neuen Jahres: Sofort Nullbeleg auf der Kasse erzeugen, manuellen Jahresbeleg zum 31.12. nachziehen, bei FinanzOnline melden.
• „FinanzOnline meldet: Jahresbeleg nicht zugeordnet" → Meist Tippfehler beim händischen Eintragen. QR-Scan des Belegs ist der sichere Weg.
• Automatische Validation kommt nicht mehr → Fiskaltrust-Dienst prüfen, Queue-Version aktuell? APRO-Support.
• Mehrere fehlende Validations auf einmal → Deutet auf längeren Fiskalisierungs-Ausfall hin (siehe fiskalisierung-ausfall-beheben.md). Erst Ausfall klären, dann Validations nachziehen.

Siehe auch

• fiskaltrust-einrichtung-at.md — Basis für Validations
• fiskalisierung-ausfall-beheben.md — Bei Lücken vor Validations
• monatsabschluss.md — Zusammenspiel mit Monatsabschluss
• finanzpruefung-at.md — Was der Prüfer zu Validations sehen will
• fiskaltrust-an-abmeldung.md — Schlussbeleg als letzte Validation