Kundenkarten, Gutscheine und Guthaben-Pflege

Zielgruppe: Büro, Chef
Typische Nutzung: Einmalig beim Einrichten der Gutschein-/Kundenkarten-Welt, danach laufend beim Pflegen einzelner Kunden oder bei Aktionen
Aufruf: my.apro → Kassenmodule → Gutscheine und my.apro → Onlinemodule → Gutscheine / Kundenkarten

Zweck

Gutscheine und Kundenkarten sind zwei Seiten desselben Themas: Kundenbindung und Vorauszahlung. In my.apro legt das Büro fest, welche Gutscheinvorlagen es gibt, wie Online-Gutscheine funktionieren, wer Kundenkarten mit Guthaben betreiben darf und wie viel Guthaben ein einzelner Kunde hat. Der Kellner am Kassen-Client muss dann beim Einlösen nur noch den Code scannen — alles andere läuft automatisch.

Ablauf

Gutschein-Vorlage anlegen (klassisch, am Lokal gekauft):

1. my.apro → Kassenmodule → Gutscheine → Vorlagen → Neu (Voraussetzung: Gutscheinservice ist aktiv und lizenziert).
2. Name (z.B. „Hausgutschein"), Gültigkeitsdauer, Code-Länge.
3. Optional: Design für den gedruckten Gutschein (Logo, Text).
4. Speichern.
5. Am Kassen-Client wird der Gutschein beim Verkauf automatisch mit einer eindeutigen Nummer versehen.

Online-Gutschein-Vorlage einrichten:

1. Vorlage wie oben anlegen, aber Code-Generierung auf „benutzerdefiniert" setzen. Das ist für Online-Gutscheine Pflicht.
2. Name klar trennen (z.B. „Online-Gutschein"), damit gedruckte und Online-Gutscheine in Berichten unterscheidbar sind.
3. Gutschein-Artikel anlegen (Artikeltyp „Gutschein") für den Verkauf im Webshop.
4. Gutschein-Zahlungsmittel an der Kasse einrichten (falls nicht vorhanden).
5. Online-Zahlungsmittel für den Webshop — my.apro → Onlinemodule → Payment.
6. Schnittstelle konfigurieren — `my.apro → Kassenmodule → Administration → Schnittstellen`: Online-Zahlungsmittel, Gutschein-Zahlungsmittel und Gutschein-Vorlage verknüpfen.
7. Online-Gutscheine anlegen / Kategorie pflegen — `my.apro → Onlinemodule → Gutscheine` (Betrag, Motiv, Verkaufsstart).
8. Im App-/Webshop testen, ob der Kauf funktioniert.

Gutschein-Typen:

• Klassischer Gutschein — entsteht erst bei Verkauf.
• Vorabverkauf / Werbung — Gutscheine sind sofort im System, werden als „Werbung" verbucht.
• Vordruck (Wert 0) — Codes werden generiert, aber erst an der Kasse mit Wert aufgeladen.
• Promo-Code — Sofort aktiv, wird auf „Werbung" abgerechnet, bei Teileinlösung läuft ein Rabattartikel.

Kundenkarten-Guthaben pflegen:

1. my.apro → Kassenmodule → Benutzer → Kunden — einzelnen Kunden öffnen oder neu anlegen.
2. Karten-ID mit dem Kunden verknüpfen (oft ein Barcode / NFC-Tag).
3. Guthaben aufladen — Betrag manuell eintragen oder durch Verkauf an der Kasse (Aufbuch-Artikel).
4. Guthaben abfragen — im Kunden-Datensatz sichtbar; an der Kasse zeigt der Kassen-Client das Guthaben beim Scannen der Karte.
5. Korrektur-Buchung — manuell erhöhen/reduzieren in my.apro (z.B. Kulanz, Stornierung).

Online-Gutschein einlösen:

1. Der Kellner scannt oder tippt den Code am Kassen-Client beim Abrechnen ein.
2. Das Gutschein-System prüft: gültig? Wie hoch der Restwert?
3. Betrag wird vom Rechnungsbetrag abgezogen; der Rest zahlt der Gast in bar, Karte oder anderem Zahlungsmittel.
4. Teileinlösungen werden beim Code vermerkt, damit beim nächsten Einsatz der Restwert stimmt.

Einstellungen

• Gutscheinservice (Backend) — muss laufen. Status unter `my.apro → Kassenmodule → Administration → Dienste`.
• Benutzerdefinierter Gutscheincode — Pflicht für Online-Gutscheine, damit extern erzeugte Codes angenommen werden. In der Vorlage aktivieren.
• Gutschein als Zahlungsmittel — `my.apro → Kassenmodule → Payment → Zahlungsmittel`. Braucht ein FiBu-Konto.
• Online-Gutschein-Einbindung — my.apro → Onlinemodule → App-/Webshop für die Kunden-Oberfläche; my.apro → Kassenmodule → Administration → Schnittstellen für die Verknüpfung.
• Gutscheinprüfung (Onlinerolle) — Für Partner oder Callcenter: Rolle „Gutscheinprüfung" erlaubt reine Abfrage eines Codes ohne weiteres my.apro-Recht.
• Kundenkarten-Guthaben — direkt im Kundenstamm; externe Systeme können per Schnittstelle Guthaben abfragen und verändern.
• Gutschein-Vorlage für Aktionen — mehrere Vorlagen parallel (Haus, Weihnachten, Mitarbeiter, Sponsoren). Jede Vorlage hat eigene Abrechnungslogik.

Berechtigungen

Varianten

• Nur Haus-Gutscheine — Einfachster Fall: eine Vorlage, Verkauf nur an der Kasse. Kein Webshop nötig.
• Online-Gutscheine zusätzlich — Eigene Vorlage mit benutzerdefiniertem Code, Verkauf im Webshop, Einlösung sowohl online als auch im Lokal.
• Werbe-/Promo-Code-Aktion — Marketing-Kampagne mit vielen gleichartigen Codes (z.B. „10€ willkommen"). Über Promo-Code-Vorlage.
• Externes Gutschein-System (z.B. Incert) — Andere Plattform erzeugt die Codes; my.apro fragt via Schnittstelle ab, ob Code gültig ist.
• Kundenkarten ohne Guthaben — Nur zur Identifikation (Stammgast, Mitarbeiter), um Kundengruppen-Preise oder Stützungen auszulösen.
• Kundenkarten mit Guthaben — Vorausbezahltes System (z.B. Kantine, Stadionkarte, Mitarbeiterkonto).
• Mehrbetriebs-Gutschein — Ein Gutschein ist in mehreren Filialen einlösbar. Setzt zentrales Gutscheinsystem voraus.
• Migration alter Gutschein-Bestände — Wenn ein Betrieb von einem Alt-System auf das aktuelle Gutscheinsystem wechselt, lassen sich Bestände übernehmen (Support-begleitet).

Problembehebung

• „Online-Gutschein wird an der Kasse nicht gefunden" → Prüfen: ist der Vorlagentyp in Administration → Schnittstellen hinterlegt? Läuft der Gutscheinservice? Ist die Code-Generierung auf „benutzerdefiniert" gestellt?
• „Gutschein wurde online storniert, Kasse zeigt ihn noch als gültig" → Online-Stornos laufen nicht automatisch zurück auf die Kasse. Ein online stornierter Gutschein muss auf der Kasse mit sich selbst abgerechnet werden, um den Bestand zu korrigieren.
• „Teileinlösung funktioniert nicht — Gutschein ist nach 10€ verbraucht" → Bei Promo-Codes wird bei Teileinlösung oft ein Rabattartikel gebucht statt Restwert. In der Vorlage prüfen, ob Teileinlösung explizit erlaubt ist.
• „Guthaben einer Kundenkarte wird am Terminal nicht angezeigt" → Karten-ID am Kunden nicht verknüpft oder Karte gesperrt. my.apro → Kunden → [Kunde] öffnen.
• „Kunde behauptet, Guthaben fehlt — in my.apro ist weniger" → Historie des Kunden prüfen: letzte Aufbuchung, letzte Abbuchung, Tagesdatum. Bei echtem Fehler Kulanzbuchung + Notiz.
• „Fehlermeldung: Automatische Gutscheinnummernvergabe deaktiviert" → Gutschein-Lizenz nicht aktiv oder Gutscheinservice gestoppt. Siehe lizenz-uebersicht.md bzw. Support.
• „Online-Gutschein-Mail kommt beim Kunden nicht an" → Spam-Ordner, Mail-Adresse beim Kauf korrekt, Smorder-/Webshop-Versand aktiv. Notfalls im my.apro-Bestell-Detail den Code manuell nachsenden.
• „Mitarbeiter hat Kundenkarten-Guthaben eines Ex-Kollegen" → Karte im Kundenstamm auf den neuen Mitarbeiter umschreiben oder alte Karte sperren und neue ausgeben. Guthaben per Korrekturbuchung übertragen.

Siehe auch

• artikelverwaltung.md — Gutschein- und Aufbuch-Artikel anlegen
• stuetzungen.md — Kundenkarte als Auslöser für Kundengruppen-Preise
• online-reports.md — Gutscheinsaldo und offene Gutschein-Bestände
• lizenz-uebersicht.md — Gutschein- und Online-Module als eigene Lizenzen
• stammdaten-sync-konfig.md — Kundendaten und Gutschein-Vorlagen werden synchronisiert
• ../uebergreifend/fibu-ablauf.md — FiBu-Konten für Gutschein- und Stützungs-Zahlungsmittel