Abrechnen Kundenkonto

Zielgruppe: Kellner, Servicekraft
Typische Nutzung: Stammkunden mit Guthaben-Karte, Firmenkunden mit Rechnungsanschrift, Mitarbeiterverpflegung, Kantinen
Aufruf: Offener Tisch → Taste „Rechnung" → Zahlungsmittel „Kundenkonto" / „Auf Rechnung"

Zweck

Beim Abrechnen aufs Kundenkonto wird der Betrag nicht bar oder per Karte kassiert, sondern auf einen Kunden verbucht. Je nach Modell geht das auf ein Guthaben-Konto (Kundenkarte mit Aufladung), auf eine Rechnungsanschrift (Firmenkunde bekommt später eine Sammelrechnung) oder auf ein Mitarbeiterkonto (Abzug vom Lohn). Das ist praktisch für Stammkunden, Kantinen und B2B-Geschäft.

Ablauf

Ablauf „Buchung auf Kundenkarte (Guthaben)":

1. Tisch öffnen und Rechnung starten.
2. Zahlungsmittel „Kundenkarte" / „Guthaben" wählen.
3. Kundenkarte scannen oder Kunde suchen (Name, Nummer).
4. Guthaben-Check — die Kasse zeigt das verfügbare Guthaben.
5. Bestätigen — die Rechnungssumme wird vom Guthaben abgezogen, Bon druckt.
6. Tisch ist frei.

Ablauf „Rechnungsanschrift (Faktura)":

1. Tisch öffnen und Rechnung starten.
2. Zahlungsmittel „Auf Rechnung" wählen.
3. Kunden suchen — Firma, Personenname oder Kundennummer. Neuen Kunden bei Bedarf direkt anlegen (Chef/Büro-Recht).
4. Rechnungsdaten bestätigen — Adresse, ggf. Kostenstelle.
5. Bestätigen — die Rechnung wird als offene Faktura-Position gespeichert und druckt als Ausgangsrechnung.
6. Tisch ist frei — der Kunde erhält später eine Sammelrechnung.

Einstellungen

Was die Kundenkonto-Abrechnung beeinflusst:

• Kunden-Stammdaten — `my.apro → Kassenmodule → Kunden → Kunden`. Name, Adresse, Kundennummer, Kundenkarte, FiBu-Konto, Rechnungsempfänger.
• Zahlungsmittel „Kundenkonto/Guthaben/Rechnung" — `my.apro → Kassenmodule → Payment → Zahlungsmittel`.
• Guthaben-Verwaltung — Aufladung und Abbuchung am POS möglich; gepflegt über die Kundenkarten-Funktionen am Kunden-Stammdatensatz. (Eigener Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Kreditlimit — my.apro → Kassenmodule → Kunden → Kunden → [Kunde] → Limit. Sperrt die Buchung, wenn das Limit überschritten wird.
• Preisstufen pro Kunde — Stammkunde bekommt automatisch seine Sonderpreise (siehe preisebenen.md).
• Rechnungslogo und Rechnungskopf — my.apro → Kassenmodule → Drucker & Profile → Rechnungslogos. Dort werden „A4 Rechnungskopf" (Briefkopf der Ausgangsrechnung) und das „Bon Rechnungslogo" gepflegt; das A4-Layout selbst wird im my.apro → Kassenmodule → Betriebsdaten → A4 Rechnungsdesigner gestaltet.
• Sammelrechnungslauf — Alle offenen Positionen eines Kunden werden zu einer Sammelrechnung zusammengefasst. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)

Berechtigungen

Varianten

• Kundenkarte mit Guthaben — Gast lädt Karte im Voraus auf, bei jedem Besuch wird abgebucht.
• Auf Rechnung (B2B) — Der Firmenkunde bekommt monatlich eine Sammelrechnung.
• Mitarbeiter-Konto (Kantine) — Mitarbeiter zahlen Essen übers Monatsgehalt; der Betrag wird pro Mitarbeiter aufaddiert und an die Lohnbuchhaltung übermittelt.
• Stützungen / Benutzergruppen — Z.B. Azubis bekommen 50 % des Betrags gestützt; der Rest läuft auf das Mitarbeiter-Konto.
• Guthaben + Restbetrag — Guthaben reicht nicht ganz, der Rest wird bar oder per Karte nachkassiert (Zahlungsmittel-Split).
• Gutschein-Guthaben — Bezahlen mit Wertgutschein (APRO-Gutschein / Incert). Technisch ähnlich, aber eigenes Zahlungsmittel.
• Loyalty / Punkte — Punkte-Karte mit Sammelfunktion, die beim Abrechnen eingelöst wird.

Problembehebung

• „Kunde nicht gefunden" — Schreibweise prüfen, ggf. mit Anfangsbuchstaben suchen. Neuer Kunde → Chef/Büro anlegen lassen.
• „Guthaben reicht nicht" — Restbetrag per Bar/Karte nachkassieren oder den Gast aufladen lassen.
• „Kreditlimit überschritten" — Chef entscheidet, ob das Limit erhöht oder nur ein Teil gebucht wird. Rest anderweitig kassieren.
• „Kundenkarten-Scan funktioniert nicht" — Scanner-Konfiguration (Präfix/Suffix) prüfen. Alternativ manuelle Kundensuche.
• „Ausgangsrechnung hat falsche Adresse" — Kundenstammdaten aktualisieren, Rechnung stornieren und neu ausstellen (Chef).
• „Sammelrechnung enthält Positionen von zwei Kunden" — Prüfen, ob Positionen auf den falschen Kunden gebucht wurden. Über den Verlauf korrigieren.
• „FiBu meldet fehlendes Konto für Kundenkonto" — In my.apro bei Zahlungsmittel und Kunde das FiBu-Konto hinterlegen.

Siehe auch

• abrechnen-bar-karte.md — Standard-Zahlung, oft in Kombination mit Rest-Abrechnung
• abrechnen-lieferschein.md — Variante für spätere Rechnungsstellung
• split-zahlungsmittel.md — Guthaben + Bar/Karte
• preisebenen.md — Kundenspezifische Preise
• ../uebergreifend/faktura.md — Ausgangsrechnungen und Sammelrechnungen