Abrechnen Zimmer (Hotel-Room-Debit)

Zielgruppe: Kellner im Hotelbetrieb, Restaurant-Service in Hotelbetrieben
Typische Nutzung: Hotelgast belastet Restaurant-/Bar-Konsumation aufs Zimmer
Aufruf: Offener Tisch → Taste „Rechnung" → Zahlungsmittel „Zimmer"
Voraussetzung: Hotel-Schnittstelle ist eingerichtet (Apaleo, Casablanca, easybooking, Guestline, Hotelmeister, Infor, MEWS, Micros/Opera, SiHot, SiTec, IBELSA, ASA, Booking Experts …)

Zweck

„Abrechnen Zimmer" bedeutet: Der Rechnungsbetrag wandert nicht sofort in die Kasse, sondern wird an die Hotel-Schnittstelle übergeben und auf das Zimmerkonto des Gastes gebucht. Der Gast zahlt dann beim Checkout alles gesammelt an der Hotelrezeption. Für den Restaurantbetrieb ist das ein gewöhnlicher Abschluss, der Umsatz wird trotzdem korrekt erfasst — die Zahlung läuft aber über das Hotel.

Ablauf

Standard-Ablauf „Zimmerbuchung":

1. Tisch öffnen — Kellner wählt den Tisch, auf dem der Hotelgast sitzt.
2. Taste „Rechnung" drücken.
3. Zahlungsmittel „Zimmer" (oder „Room") wählen.
4. Zimmernummer eingeben oder Gast suchen — Name, Zimmer oder Buchungs-ID. Die Kasse fragt die Gästeliste bei der Hotel-Schnittstelle ab.
5. Gast bestätigen — aus der Trefferliste den richtigen Gast wählen.
6. Buchung senden — die Kasse sendet die Positionen (oder nur die Summe, je nach Schnittstelle) an das PMS.
7. Quittung druckt — Gast unterschreibt, eine Kopie bleibt im Hotel (je nach Betriebsablauf).
8. Tisch ist frei — die Rechnung ist abgeschlossen.

Einstellungen

Wo die Zimmer-Abrechnung konfiguriert wird:

• Hotel-Schnittstelle aktivieren — Auswahl des PMS und Anbindungsdaten. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Zahlungsmittel „Zimmer". Verknüpfung mit der Schnittstelle; FiBu-Konto hinterlegen. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Sparte-Mapping. Das Hotel erwartet häufig, dass z.B. Speisen, Getränke und Bar auf unterschiedlichen Konten landen. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)
• Zimmer-Suche — Je nach PMS kann die Suche nach Namen, Buchungsnummer oder Zimmernummer sinnvoll sein.
• Prüf-Check — Für einige Schnittstellen existiert eine Freigabe-Checkliste, die vor Live-Betrieb abgearbeitet wird.
• Hotelumsatz-Bericht. Auswertung aller Zimmerbuchungen pro Zeitraum. (Menüpfad nicht in den my.apro-Navigationsdaten belegt.)

Berechtigungen

Varianten

• Standard-Zimmerbuchung — Alle Positionen gehen zusammen als eine Buchung ans PMS.
• Split: Teil aufs Zimmer, Teil extra zahlen — Rechnung splitten oder Zahlungsmittel-Split nutzen (siehe split-zahlungsmittel.md).
• Zimmer + Unterschrift — Viele Hotels verlangen eine Gast-Unterschrift auf der Quittung. Die Quittung druckt automatisch im erforderlichen Layout.
• Direktausrichtung an Hotelgast — Die Buchung erzeugt kein Trinkgeld oder nur ein schnittstellenspezifisches Trinkgeldfeld, je nach PMS.
• Pre-Paid-Zimmer / All-Inclusive — Manche PMS kennzeichnen Gäste als „Inklusive". Die Buchung läuft automatisch in ein eigenes Umsatzkonto.
• Gruppenbuchung — Mehrere Gäste auf eine Reservierung: der Kellner wählt den Buchungsträger.
• Fallback wenn PMS offline — Kasse bietet eine Offline-Buchung an; diese wird später automatisch nachgesendet, sobald die Schnittstelle wieder läuft.

Problembehebung

• „Gast wird nicht gefunden" — Schreibweise prüfen, nach Zimmernummer oder Reservierungsnummer suchen. Gegebenenfalls beim Hotel-Empfang nachfragen, ob der Gast bereits eingecheckt ist.
• „Buchung wird vom PMS abgelehnt" — Gast ist ausgecheckt, Konto gesperrt oder Limit überschritten. Rezeption kontaktieren, Buchung an der Rezeption manuell erfassen lassen oder andere Zahlungsart nutzen.
• „Schnittstelle reagiert nicht" — Kurz warten; bei mehreren Ausfällen Support melden. Provisorisch andere Zahlungsart; der Hotel-Teil kann später nachgebucht werden.
• „Falsches Zimmer erwischt" — Vor Buchungsversand Gastauswahl korrigieren. Nach Versand über Chef-Storno und Neu-Buchung.
• „Trinkgeld landet nicht im Report" — Schnittstellenspezifisch; Büro prüft, ob Trinkgeld als eigener Artikel/Schnittstellen-Feld konfiguriert ist.
• „Bei Monatsabschluss passen die Zahlen nicht zum Hotel" — Prüfen, ob alle Offline-Buchungen nachgesendet wurden. Hotelumsatz-Bericht mit PMS-Bericht abgleichen.
• „Test-Buchungen landen im Live-System" — Beim Einrichten die Checkliste Test-Hotelschnittstelle verwenden, keine Live-Zimmer als Test nutzen.

Siehe auch

• abrechnen-bar-karte.md — Alternative Zahlungsarten
• split-zahlungsmittel.md — Teil aufs Zimmer, Teil bar/karte
• abrechnen-kundenkonto.md — Alternative: Kundenkarten-Konto
• ../uebergreifend/hotelumsatz.md — Monatsreport mit Hotelbuchungen