Abgelaufene Gutscheine verschieben oder entwerten

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Dieser Vorgang entwertet lange unangetastete Wertgutscheine einer Vorlage in einem Schritt, verschiebt sie in eine andere Vorlage, oder beides. Er läuft nie von selbst.

Schritte

1. Wählen Sie die Vorlage aus und öffnen Sie den Abschnitt „Abgelaufene Gutscheine verschieben oder entwerten".
2. Tragen Sie im Feld „Zeitraum in Jahren" ein, wie lange ein Gutschein unangetastet sein muss. Ohne diese Angabe bleibt „Testlauf" deaktiviert.
3. Geben Sie bei Bedarf einen „Kommentar" ein.
4. Wählen Sie im Feld „Aktion" aus: „Entwerten", „Entwerten und Verschieben" oder „Nur Verschieben".
5. Wählen Sie bei den beiden Verschiebe-Aktionen zusätzlich die „Zielkategorie". Sie ist Pflicht.
6. Prüfen Sie das „Referenzdatum". Es ist mit dem 1. Januar des laufenden Jahres vorbelegt.
7. Klicken Sie „Testlauf". Der Dialog „Testlauf Ergebnis" nennt die Zahl der betroffenen Gutscheine.
8. Klicken Sie „Abgelaufene Gutscheine entwerten", um den Vorgang wirklich auszuführen, oder „Abbrechen".

Ergebnis

Derselbe Dialog zeigt danach „Ergebnis der Entwertung" mit der Zahl der verarbeiteten, der entwerteten und der fehlgeschlagenen Gutscheine. Schlägt ein Gutschein fehl, steht er mit Gutscheincode und Grund in der Liste „Fehlgeschlagene Gutscheine". Ein einzelner Fehler beendet den Lauf nicht.

Welche Gutscheine erfasst werden

Erfasst wird ein Gutschein nur, wenn alle fünf Bedingungen zutreffen:

1. Er ist nicht gesperrt.
2. Er ist ein Wertgutschein. Rabattgutscheine und Markerl werden nie erfasst.
3. Sein Restwert ist größer als null.
4. Er ist nicht als eingelöst gekennzeichnet.
5. Seine letzte Aufbuchung liegt länger zurück als der angegebene Zeitraum.

Als Stichtag gilt der Zeitpunkt der letzten Aufbuchung, ersatzweise der Ausstellungszeitpunkt. Eine Einlösung verschiebt den Stichtag nicht.

Gut zu wissen

• Der Vorgang richtet sich nach Ruhezeit, nicht nach Gültigkeit.
• Ein Gutschein ohne Ablaufdatum wird erfasst, wenn er nur lange genug ruht.
• Ein längst abgelaufener, kürzlich aufgebuchter Gutschein wird nicht erfasst.
• Voll eingelöste Gutscheine sind gesperrt und fallen deshalb heraus.
• Der Testlauf zählt nur. Er entwertet nichts und nennt keine Gutscheincodes.
• Er prüft auch nicht, ob die Entwertung des einzelnen Gutscheins gelingen würde.
• Die Zahl aus dem Testlauf ist deshalb eine Obergrenze, keine Zusage.
• Der Vorgang bricht vorab ab, wenn Zeitraum oder Zielkategorie fehlen.
• Ein Gutschein läuft auf fünf Wegen ab: Startdatum in der Zukunft, Ablaufdatum am Gutschein, Ablaufjahr in der Nummer, Enddatum der Vorlage, aufgebrauchte „Gültigkeit (Tage)".
• Abgelaufen ist nicht gesperrt: der Gutschein behält Restwert und Listenplatz.

Hinweis: Der Ablauf wirkt erst, wenn jemand einlösen will. Einen zeitgesteuerten Lauf,
der abgelaufene Gutscheine entwertet, gibt es nicht.